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搞掂决策层秘籍

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发表于 2013-10-11 11:40:20 | 显示全部楼层 |阅读模式
管理者的时间总是有限,作为成本中心的职能部门,能够有一次深度接触决策层的机会不容易,而在紧张与兴奋中,沟通结果常不尽如人意。我们抱怨管理者不理解、不重视我们。那么突破口究竟在哪里?
俗话说,知己知彼,百战不殆。这里有一个关键要点,即需要了解管理者的性格特质,以便沟通中事半功倍。据调查,中国企业中的管理者(尤其是高管),绝大多数是老虎或猫头鹰特质,要么关注结果,要么关注逻辑。所以,在说服他们时就要围绕这两点,因人制宜。


一场被拒绝的汇报
先分享一个小案例。一家企业是由其母公司投资创建的。在创立的过程中,企业的人力资源副总裁(简称HRVP)在对行业了解后,发现该行业企业的业务优势差异极大,而本企业应该是哪种模式,并不清晰。这直接影响到她对企业人力资源体系的规划。为了解决这个问题,她精心组织了一个PPT方案,准备向集团的董事长汇报。但结果是,董事长虽然接待了她,却只给了不到5分钟的时间,结果可想而知。
这位HRVP准备的PPT,洋洋洒洒108页,从组织机构谈到人员编制,谈到招聘渠道,再到人员到岗、薪酬状况。我问她:“你找董事长沟通的目的是什么?”她答,目前因为不清楚公司的业务特点,于是产生了机构设置、薪酬体系及人员甄选方面的问题,她想将这些困惑与董事长进行沟通,以明确方向。我接着又问,你是怎么向董事长汇报的?答曰,将人力资源目前的工作情况做了详尽的汇报,但没汇报完,董事长即说,“你们做得挺好,继续努力,我还有事,今天就到这儿吧……”


不要忘记你在和谁说
可见,这个HRVP对于向董事长汇报的目的是非常清晰的,但汇报的方法呢?
根据中国企业管理者的性格特质,在汇报工作时,一定要结论先行,亦或是问题先行,即先向董事长说明本次沟通的目的是什么,在工作中遇到了哪些困惑需要董事长帮忙答疑解惑,一共遇到了哪几类问题,各类问题中的关键点是什么,而不是大篇幅地罗列内容。因为汇报要关注对象,董事长不会太关注你工作中的细节,但会关注你的思路,亦或是你遇到的困惑。而这位HRVP没有摸准听众的脉,一味阐述自己做了哪些事,取得了什么样的成果,同时运用了大量的专业用语,这是汇报的大忌。
仔细回忆一下,你有几次汇报是站在听众的角度上进行的呢?与其抱怨领导不重视、不给资源,不如自省一下自己的行为模式。在向上级汇报工作时,一定要明确对方的特点及其思维模式,只有对症下药,药效才会显著。而这个思维模式即为大家所熟悉的金字塔原理。其核心内容为:中心思想明确,结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进;先重要后次要,先全局后细节,先结论后原因,先结果后过程。
那么是不是思维模式有所改变就一定能够说服决策层呢?还不尽然。众所周知,管理者的时间是有限的,他们更希望聚焦于对组织真正产生价值的事情上,于是负责营销和财务的人成了领导的常客,而从事人力资源及其他职能管理的人,似乎难以成为管理者的座上宾。这一点并不可怕,可怕的是管理者给了我们时间和机会,但我们没能有效把握,于是下一次的时间就没那么容易获得了。


这样写出演讲报告
日本有一位著名的风险投资家,叫盖川崎(Guy Kawasaki),他听过无数次为了获得投资的企业路演。这些企业的通病是,PPT页数极多、每页的字数太多,且路演者不断给风险投资家们讲技术。可惜,风险投资家不可能是各行业的技术大拿,他们所关注的无外乎是问题、解决方案、商业模式、关键技术、市场推广计划、竞争、团队、业务预测及里程碑、现状及时间表、总结等。而企业并没有真正抓住投资者的眼球。大量的PPT以及过多的页数和密密麻麻的字体,体现出的是思维逻辑的混乱及不自信。
于是,盖川崎提出10/20/30法则,即:
演示文件不超过10页。不要用很多的内容来使你的PPT显得很充实,10页足矣,太多的内容让人无法记住重点。简洁阐述,才会让听众更认真地思考你汇报的内容及架构。而且内容少而精,逻辑清晰,是准备充分及自信的表现。
演讲时间不超过20分钟。虽然你有 1个小时的汇报时间,但管理者可能会迟到或早退,何况与管理者的互动和问答时间又如此重要,所以只说20分钟是明智的选择。况且,成人的精神集中度,一般以20分钟为极限。过长会让人分心和感到厌倦。除非你用这20分钟抓住了他们的眼球,接下来给予管理者充分的提问时间,这时才是你再度体现价值的时候。
演示使用的字体不小于30点(30 point)。使用30点字体的话,在一页 PPT里可放不下多少字。使用大字体写更少的内容,除了能够让管理者看得更清晰之外,更重要的是这能够让你认真思考自己需要写出来的主要观点是什么,并能够更好地围绕这个关键点进行阐述和解释。凝练是一种能力,这点也非常符合金字塔原理。
总结来说,如果你希望快速获得决策层的支持,就要理解他们的思维模式、工作状态、管理心理。职位越高的人越没有耐心,而我们又不得不向他们寻求支持和资源。不要忘记,这些人对于我们来讲就是投资人,你知道投资人想要什么吗?你知道如何吸引他们的眼球吗?那就要充分掌握利用金字塔原理的思维模式+写作方式+10/20/30法则的呈现技巧。


来源:《中外管理》杂志
发表于 2013-10-12 08:42:17 | 显示全部楼层
学习中,说的不错。

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