信息化与管理结合、为管理服务

正略钧策

正略钧策管理咨询 合伙人 庄伐

这个案例中的问题是一个非常具有普遍意义的问题。在企业信息化建设过程中，当管理现实与系统模式出现冲突的时候，经常会遇到许多关于进不进系统管理和用不用系统流程的问题，“仓位要不要在系统里面管”就是这类问题。如果在判定原则上不能达成统一的认识，这类问题不论大小都可能会造成无休止的争议和带来极大的困扰。

要在判定原则上达成共识，首先要明确信息化的目的。案例中蒋恒熠觉得老赵说的有道理，“我们不能为了信息化而信息化”。那么，我们应该为什么而信息化呢？这个问题的答案大家都清楚，是为了提高运作管理水平。具体地说就是解决管理问题、提高运作效率，也就是我们常说的信息化与管理结合、为管理服务。

我们来分析一下雨婷公司进销存模块的管理需求。雨婷公司皮革产品品种有600多种，成品仓库通常流转的订单一天就有900多张。仓库管理人员经常为了找一个客户的货要耽误几个小时，我们按平均1个小时计算，那么一天要处理900多张订单就需要900多个小时。如果仓库一天的工作时间是8小时，就需要有100多个仓库保管员同时工作，才能完成每天订单的处理。这样的运作效率企业怎么能够接受，目前的仓库管理的模式非改变不可！

如何才能改变目前的仓库管理模式，提高仓库运作管理水平呢？我们看到了二种说法。一种说法是南方软件公司的老赵说，你越是进系统，就会越忙乱，建议在现场设立动态看板。还说在现在的场地条件下，只有以现场控制为主，信息系统控制为辅的办法来处理仓位管理的需求。关键是在现场要将仓位信息用看板显示出来，方便“找货”就行。

另一种说法是雨婷公司仓库主管和经营副总裁的意见，希望通过这个大规模的软件项目一揽子将仓位管理问题解决到，实现系统里外一个流。方便查询、方便提货啊。还说南方软件偷懒，找借口，说软件系统完全可以做到。他们认为借助软件系统是完全可以解决仓位管理问题，提高仓库运作管理水平的。

这种情景又是一个很常见的但却很不合情理的现象。专业搞软件的南方软件公司认为软件系统解决不了问题，坚持提出不使用软件系统的现场看板的仓位管理方法；而不懂软件技术的雨婷公司却认为软件系统完全可以做到。这真是一个令人费解的专业和角色颠倒的怪现象。

见怪不怪，我们还是来看看到底哪种说法是对的。

先分析一下南方软件公司老赵的说法。就算按照老赵说的“这个成品仓库定义为流转中转仓库，而不是储存多长时间的地方”，但在这个仓库里至少也会有三四天的产品库存量。雨婷公司皮革产品品种有600多种，一天要处理的订单有900多张，三四天产品库存的仓位信息不知要用多大的一张或要用多少张看板才能够写得下。就算是写下了，在看板上找仓位信息肯定比直接在仓库里找货还要难。这个方法根本就行不通！如果这样的方法也行，雨婷公司的仓库管理真的就没有必要采用软件系统支持了。

雨婷公司仓库主管和经营副总裁的意见是对的。虽然他们坚持的“一目了然地看到全部产品的全部仓位信息”、“实现全面的仓位信息以及变动信息的信息化”听起来没有见多识广的老赵提出的什么“主动权下放给基层”、“成品仓库的流通特性”、“客户物料的配送中心”、“灵动库存”等管理理念和案例那么高深、那么有说服力。但是，他们坚持的是解决现状仓库管理模式下运作效率低下的实际管理需求。

那么到底通过采用软件系统是不是可以满足雨婷公司对仓位管理的需求呢？北方软件公司的成熟的软件系统就完全可以做到。

北方软件公司的软件系统中可以根据仓库的条件、不同产品的特性和储存要求等定义许多仓位。仓位定义中包含了它适于存储的产品和可存储该产品的数量等信息。对每一种产品还定义了它可以存放的多个仓位，并设置了这些仓位存放该产品的优先级。当产品入库时，系统会根据预先设置好的规则，自动找出该产品可以存放的首选仓位。如果入库数量超过了这个仓位可以存放的数量，则系统会自动根据存放优先级找到存放该产品的次选仓位，余此类推。系统完成自动查找后，打印出标明有仓位和存放数量的该产品的入库仓位单。仓库保管员按照入库仓位单的指引直接把要入库的产品存放到系统指定的仓位即可。由于系统是按照预先定义的存放规则自动完成产品与仓位的匹配、仓位的自动查找和存放数量分配，完全不需要仓库保管员的人工干预就可以自动生成入库仓位单。这个计算过程，系统是在瞬间就可完成的，极大提高了入库操作的效率。产品出库时，系统根据系统中已记录的该产品的存储仓位信息，按照先进先出或其他指定的规则自动找出存放有该产品的仓位，如果出库数量超过了这个仓位存放的数量，则系统自动找出存放有该产品的另一个仓位，余此类推。系统完成自动查找后，打印出标明仓位和出库数量的该产品的出库仓位单。仓库保管员按照出库仓位单的指引直接找到系统指定的仓位提取要出库的产品即可。北方软件公司的软件系统还支持条码扫描的功能，如果与条码设备配套使用，入库和出库时，仓库保管员只需扫描一下单据上的条码，连计算机的键盘都不用敲，就可以完成上述的全部系统操作了。完全不会像南方软件公司的老赵所说的那样“至少要再增加3个仓库管理员来录入变动信息，根据发货单查找货物还要在现场配置多个终端才行”。

蒋恒熠可以结束这个会议了，告诉还在等电话的老板，大家建议采用北方软件公司的成熟的软件系统，雨婷公司的仓库管理运作效率将会提高几十倍。

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