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现实财务管理中的重大隐患

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发表于 2012-5-26 12:23:42 | 显示全部楼层 |阅读模式
现实财务管理中的重大隐患
一、出纳员为什么能够携款潜逃?
某某单位的出纳员,突然潜逃,并卷走巨额公款。
这些巨额公款,究竟是怎么卷走的?
1、正规的支票管理模式
正规的单位,应该注册登记,到公安局刻制公章,在银行开设账户,并在开户银行预留印鉴,大额收支必须通过银行划转,以确保安全。
预留印鉴,就是单位把财务专用章、法人代表个人章,盖在开户银行的空白纸张上留存印迹。从此,开户银行接到该单位开出的支票,应当与该单位的预留印鉴核对,确认真实、齐全之后,才能付款。
个别单位还把公章也作为预留印鉴。支票上必须加盖公章、财务章、法人代表章,这三个章都齐全了,银行才能付款。
由出纳员掌管空白支票。空白支票不得预先盖章。作废支票不得销毁。
由财务科长掌管财务章,由“一把手”掌管法人代表章(自己的印章),由办公室主任掌管公章。这三枚印章,不要同时落入一人之手。
单位向外支付大额资金时,由出纳员把支票填写正确、完整、清晰,然后由财务科长审核并加盖财务章,最后由一把手批准并加盖法人代表章。
支票可以填写任意数字,填上5千万元,就要转走5千万元;填上3亿元,就要转走3亿元。因此必须报经一把手批准。上述的盖章手续,就是报告、审核、批准的程序;盖章人,就是知情人、同意人、负责人。
2、现实中的支票管理
现实中,单位的法人代表个人章,都由出纳员掌管。理由是:一把手很忙,经常外出;每张支票都必须加盖,出纳员频频请示,麻烦。
财务专用章,一般放在财务科长的办公桌面上,即使放在抽屉里,也不上锁。财务科长的房间(隔间),出纳员经常出入,甚至拿出财务章。
这在全国都是普遍现象,单位不论大、小,也不论企业、事业、行政。
卷走巨额公款的出纳员,正是利用了上述条件:空白支票在自己手里,法人代表章也在自己手里,再瞅准机会盖上财务专用章,一切OK
3、教科书的遗漏
非常遗憾,所有的财务教科书,所有的财务培训班,没有涉及公章、合同章、财务章、法人代表章的管理。
二、银行主任携款潜逃的条件更便利
银行的相关人员,在空白的存折、存单上填写内容完整,再加盖业务印章、经手人印章,就可以随时、随地转款提款。银行卡更方便。
如果,银行主任要求下属的相关人员,在空白的存折、存单上加盖业务章、个人章,或者偷偷地盖上这些章,然后自己填写金额、户名,就能够凭空转走巨额资金。
或者,银行主任找借口,暂时借用一下员工的印章,谁敢不给呢?
2005年元旦,中国银行黑龙江河松街支行主任高山,卷走6亿元储蓄存款,顺利出境。
如果该支行的员工管好各自的印章,主任岂能卷走巨额资金?!
三、公章的重要性
一个公司的董事长,要卷走巨额资金更容易,没有人怀疑他会潜逃。公司虽穷,他可以抵押资产取得银行贷款,然后以采购或投资的名义转出资金,再去异地取走资金,大摇大摆地走人。
所以,一把手只能掌握法人代表章,也就是自己的个人章,但是不得触摸财务章、合同章、公章。
总经理的权力和威望仅次于董事长,也可以找借口转出资金。
尤其在免职之前,或者卸任之前,总经理如果与外单位暗中签订长期贷款担保合同,加盖了公章、法人代表章,那么,几年之后才会败露,但是也就太晚了。这种不动用本单位资金的窃取,是最可怕的!
某公司在高息集资过程中,印制了若干份空白的、没有编号的合同,加盖了公章、法人代表章,交给业务员们去自行集资。其中一名业务员把大部分资金私自处理了,也走人了,等债主上门讨要时,公司也就傻了。这种坑爹方式,大大方方,潇潇洒洒,畅通无阻。
掌管上述印章、票据、合同的人,担当着公款的卫士,反过来却是最危险的窃贼,防不胜防,非常要命。正所谓家贼难防!
单位公章,俗称“法人章”、“行政章”,是一个单位最重要的印鉴。
“民凭文书官凭印”,在纸张上加盖了公章,就是这个单位对于纸张上的文字内容的认同、承诺、声明。
“财务管理”的要点,不是有形的财产、物资、资金,而是无形的业务、手续、信用。关键就是印章,相当于古代调动军队的“虎符”!
四、其它重要印章
除了公章,其次就是财务章,即“财务专用章”,这是单位收支资金的闸门。不盖财务章,支票就无效,银行就不受理。
不盖财务章,收据就无效,本单位就不负责偿还。
收据上如果加盖了公章,意味着这笔资金没有公开交给单位,而是装进了“小金库”或者个人腰包,付款人可能鸡飞蛋打。
重要的印章,还有发票专用章、经济合同章。但是,仅限于在发票、合同上加盖,否则无效。即便如此,采购合同、供货合同、建设施工合同中都有履约义务、赔偿责任,也可能被小人用来坑爹。
五、法人代表章
公章、财务章、合同章,必须配上法人代表章,才能产生法律效力。
因为,办理这些业务的干系非常重大,可能涉及到单位的生死存亡,所以,必须报告“一把手”,经过审核,同意之后,才能加盖这枚个人印章。盖章=批准,然后才能执行。
据说,外国大公司的董事长,都严格保管个人章,即公司法人代表章。有的把个人章拴在腰带上,随身携带,睡觉时连同裤子锁起来,就连老婆也不让摸。加盖时,首先仔细审查票据、合同、文件,然后亲自加盖,绝对不肯交付别人办理。甚至每次还要把盖章事宜写入笔记本备查。
如果小老婆与律师勾结,捏造一份假遗嘱,再偷偷盖上富翁的个人章,那么,富翁就可能人财两空,死后还要戴顶绿帽子。
信陵君窃符救赵,关键就靠如姬深夜从魏王腰带上偷出虎符。
六、印章与票据
都知道“管钱的不管账,管账的不管钱”,钱账要分管。
上述印章,特别是公章与法人代表章、财务章与法人代表章,千万不能同时落入一个人手里,否则就会财务失控,追悔莫及。
印章必须盖在纸面上,纸面上的文字内容才能生效。
信陵君窃符救赵,有了虎符,还必须“矫魏王令代晋鄙”。
所以,必须严格控制各种票据、合同、文件。
各种票据、合同、文件必须编号,空白的不能加盖上述印章。
购买、印制、存放、领用,必须登记册数、号码、人员、时间。保管员不得接触上述印章,印章与票据必须分管。
使用时,内容必须填写完整,经办人签名,经过有关部门、人员审核之后,才能加盖上述印章。
作废的,不得擅自销毁,必须交回,注明“作废”,或者剪去右上角。
存根必须保存10年以上,销毁时必须有多个部门的多人在场。
七、远程控制
疑问:大公司业务繁忙,需要经常加盖法人代表章,特别是签发支票,如果“一把手”不放手(交出个人章),岂不累死累活?如果“一把手”出远门长期滞留,岂不误了大事,凉了黄花菜?
孙瑛建议:银行与各家公司签约,超过多少万元的大额支出,必须电话联系公司办公室、总经理、董事长,多人进行核实,然后划转支付。限额以下的支出,使用总经理个人章。
公司在银行的预留印鉴,不仅有财务章、法人代表章,还可以有公章、总经理个人章,相关人员的座机、手机号码一并留下。电话联系确认之后,可以用公章、总经理个人章这两个章,来代替法人代表章。
“一把手”盖章,目的是让他知道、批准。通过电话确认,等于盖章。
“一把手”归来,应当补上手续、盖章。
既签字又盖章,再注明时间、地点,当然是最保险的。
八、银行的重要性
资金是企业的血液,放掉了血液,企业就是一具干尸。
大额资金的收付,都是通过银行转账实现的。
各公司的对外投资情况、担保情况、借款情况,应当在办公楼前永久公开,让全体股东、员工、客户都了解。
孙瑛建议:修改《担保法》,担保合同自签订之日起,必须在担保单位大门口公开连续30天,然后才能生效;关联的金融机构、被担保单位,也必须在担保单位大门口张贴通告连续30天,否则担保无效。这样,就可以保护公司财产,避免给股东、员工、客户造成损失。
《会计法》也应当要求企业在会计报表下边,注明对外担保情况。
2012522
山东省淄博市临淄区审计局
姓名:孙瑛;笔名:孙悟彻;字:德明。
手机:13869306637

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