时间管理之GTD系列(原创）2.GTD的6个流程？（用Outlook 建立您的GTD系统）

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这一篇先介绍GTD的六个流程，我们应该把这六个流程默记于心，至于利用的outlook建立GTD的实践我们将在后面详细介绍，现在，就让我们来了解一下GTD的6个流程，大家在刚接触的时候可以先对照GTD流程图来进行学习。

       6个流程包含了收集、加工处理、组织、回顾、行动、检查
（1）收集：
      生活及工作中总有许多的杂念/杂事，而这些杂念/杂事经常对我们产生很大的干扰，从而使我们分心，但这些杂念/杂事都是具有参考价值或者必须完成，而GTD的作者建议我们可以设置一个“Inbox”进行收集工作，把头脑中的杂念/杂事清理完，便于我们集中精神专做一件事。
（2）加工处理：
      面对着"inbox"里面的杂事，我们必须加工处理后才能行动完成，所以GTD的作者建议我们通过加工处理，利用不同的场合处理，增强事件的处理效率，而我们可以采用以下的方法进行加工处理：
1.清空INBOX
      a. 把"inbox"里面的杂事一件一件的拿出来直到清空（遵守一次一件事原则）
      b.可以按照由上到下或由下到上进行清空（具体按照自己的习惯处理）
2. 确定杂事是否需要行动或者信息是否具有价值？
   a.没有任何作用的：直接扔进垃圾箱或删除
   b.目前没有需要采取行动的必要，但是日后可能需要处理的：放入备忘录或待处理清单
   c.该信息具备潜在的利用价值，以后可以派上用场或参考的：放入参考资料文件档案
3.这件杂事需要行动
   我们自问下这件杂事是否需要自己行动或者可以委托给别人
  a.需要自己行动的：
  （a)需要行动的这个结果可以用一个下一步行动完成的
     立刻行动：如果2分钟内这个行动可以完成的，马上行动（即GTD里面的2分钟原则）
     放入延期处理系统：如果2分钟内无法完成，我们可以把下一步行动加入到我们的下一步行动清单里面（这个我们会在“组织”这个流程里面讲解)。
   (b)需要行动的这个结果需要多个下一步行动才能完成的
     放入项目系统并计划后记录入项目清单，然后把项目清单里面的行动转化到下一步行动里面
   b.委托他人处理
     把需要委托他的行动放入到委托他人清单里面
（3）组织（即延期处理的下一步行动）
    由于下一步行动可能受到时间或场合以及其他因素的影响，所以对于受到时间或场合影响的行动，我们将通过以下的方法进行组织，以提高我们处理行动的能力。
    1.对于受到时间因素影响的（比如需要在某个日期或者某个时间段需要行动的）我会将这些行动放入到日历表，不过GTD的作者对于日历上的行动十分重视，也就是说，只要是放入到日历上的，都是必须要完成的，在实践中一下几种情况都要放入到日历表上
    a.在将来某一时间段里需要完成的
      比如说我们约定女友或男友在8：00见面，然后约会时间为9：00，那么这一个小时就记录到日历上
    b.在将来某一日期需要完成的
      比如说我们答应了朋友在将来的2月19号汇款给他，但没有说具体的时间段，我们就记录到日历上
    c.在将来的某一日期需要获得的咨询
      比如说，在将来的某一日期，我的朋友A生日，那么我会把她的生日记录到日历上并设置提前提醒，以便自己到时安排给她庆祝生日。
    2.对于不受到时间限制，但受到场合的影响的，我们可以通过场合清单来完成。根据实践的经验，目前自己的场合清单有以下几种：
     a.打电话/传真/短信
      对于行动需要电话这个工具的，我都放入到这个清单里面。
     b.与他人沟通
      对于需要面对面进行交流的，我都放入到这个清单
     c.电脑前完成
      对于需要电脑这个工具才能完成行动的，我都放入到这个清单。
     d.规划及思考
      对于需要规划及思考的行动，就放入到这个行动清单
     e.阅读/书写
      比如说文章的阅读或者书写毛笔字等我都放入到这个清单
（4）回顾
     经过了收集、加工处理、组织三个流程后，我们在行动前需要对各种清单及日历表进行回顾，我通常会在每天早上进行回顾，以下是我的实践情况：
     a.对下一步行动清单、日历表、项目清单、将来某时/也许清单进行回顾
     b.回顾之后，对于各个清单里面的行动进行以下的考虑：
       现在的场合对不对，能否完成清单上的内容
       现在的时间段是否适合完成行动
       现在的精力能否完成
     c.在清单上挑选重要的行动进行标识
（5）行动
    经过了回顾之后，我们首先按照预先安排好的下一步行动进行行动（一次完成一个下一步行动）
（6）检查/更新
     在行动完成任务后，我们必须对已经完成的任务进行一个检查，并对头脑出现的杂事/杂念进行一个循环的个更新，而这个流程通常我会按照GTD系统的前4个流程在下午5点多或者晚上的时候进行更新处理。
    最后，GTD的6个流程基本原型就基本完成，虽然这个系统能够帮助我们有效率的解决大量的杂事/杂念，但是却不能带领我们向着自己的梦想前进，而六个高度的检查及更新能够帮助我们向着自己梦想前进，由于这个是进阶的阶段，我将在下一篇中进行介绍。
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明天继续发3和4篇

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流程不错的说