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心行

采购合同管理标准

1 范围

本标准适用于各类生产类物资采购、设备采购和外协加工的合同管理。

2 规范性引述文件

深XXX字【2012】0？号文件，关于贯彻并试行采购合同管理标准的决定。

3 术语和定义

（无）

4 职责权限

采购合同管理的职责权限如下：

---采购外协部，负责采购合同的拟定、签订和合同执行的跟踪收尾工作；

--- 价格评审科，负责采购合同的评审、盖章和合同存档工作；

--- 财务部，负责采购合同的货款支付工作。

5 工作程序

5.1 合同起草

5.1.1根据采购物资的类型制定采购合同标准范本，包括“战略采购框架协议”（见附录C中C.1）、“设备采购合同”（见附录C中C.2）和“物料采购合同”（见附录C中C.3）。

5.1.2 采购人员根据采购物资的类型，选择对应的采购合同标准范本进行修行。

5.1.3 采购合同的标准内容包含以下关键要素：

--- 合同总则，包括合同当事人所代表的单位名称、联系方式、单位地址等信息；

---  合同货物，包括货物的名称、规格、数量，交货日期、方式及地点；

---  合同金额和支付方式，包括合同总金额，运输费、税费承担和货款支付方式；

---  包装方式，包括包装条款和包装标志；

---  随单附件，包括设备备件清单、技术文件清单、产品合格证等；

---  验收标准，包括技术标准、质量标准和验收的标准和方法；

--- 生效变更，包括合同生效的条件和变更的流程；

---  违约责任和补偿条款，包括质量不合格和交货期延误造成的损失承担办法；

--- 合同纠纷处理，包括发生纠纷合同处理方法和流程。

5.1.4 采购人员在起草合同时，可根据合同的复杂程度，对5.1.3条款的规定进行适当精简，但必须确保合同内容的充分性和有效性。

5.2 合同评审

5.2.1 采购人员起草好合同后，交价格评审科评审人员进行合同评审。复杂合同应附“合同评审表”（将合同中的关键要素在表中进行体现），需要前期价格评审确认的采购物资应附“采购价格评审单”。

5.2.2 价格评审科根据“采购合同评审标准”对采购合同的各项要素进行评审，并填写评审意见。

5.2.3 合同评审通过不过时，价格评审员要注明原因，并返回采购部经办人员。

5.2.4 合同评审超出评审范围或特殊情况时，由价格评审科申请上级主管批准。

5.2.5 合同评审通过后，由价格评审科加盖“采购合同专用章”和骑缝章。

5.3 合同签订

5.3.1 采购经办人员负责与供应商签订采购合同。与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。《订货单》可在采购合同附件内体现。

5.3.2 公司与供应商签订的采购合同必须采用书面形式由供需方签字盖章方能有效。

5.3.3 合同签订方式可以为传真和函件形式。对于金额在5万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

5.3.4 采购签订后，采购经办人员将合同复印留底，合同原件移交价格评审科进行存档。

5.4 合同执行与控制

5.4.1 合同签订后即具有了法律约束力，采购部经办人应及时向供应商发送“订货单”或“外协计划单”，使供应商及时准备公司所需的物资。

5.4.2 采购部经本人员应配合品质部部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

5.4.3 采购部应建立“采购合同履约台账”（见附录B中表B.3），对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

5.4.4 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。

5.5 合同的修改与终止

5.5.1 在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。

5.5.2在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格上涨，供应商无法按合同规定的价格交货）采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

5.5.3 在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进

行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。

5.5.4 有下列情形之一者，视为合同终止。

--- 因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

--- 因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

--- 出现违背合同条款的状况。

--- 逾期没有履行合同约定的。

--- 发生符合合同条款中合约解除的事项。

5.5.5 采购合同发生修改或终止的，采购部经办人员必须填写“合同变更申请单”根据5.2和5.3条款进行操作，价格评审科评审通过后方能与供应商签订。

5.5.6 采购合同的款项支付参照“采购资金管理标准”的工作流程进行操作。

5.6 合同纠纷的处理

当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。

--- 与供应商协商解决。

--- 由仲裁机构进行仲裁。

--- 通过法律途径解决。

5.7 合同档案管理

5.7.1 采购合同档案原件由价格评审科统一进行编号存档。

5.7.2 采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。

--- 泄露合同内容。

--- 私自更改合同内容。

--- 丢失合同。

--- 在合同签订做资料保管中损害公司利益。

lpzl25

不知道怎么称呼，想跟你交流沟通下咯。