飞鸿谈管理：信息透明和披露是纠错的有效手段

目送飞鸿

    公司策划了一个大型会议，由在外地的分公司承办。为了保证会议效果，分别由公司和分公司十几名员工向自己的业务联系客户发出参会邀请。在此过程中，公司通过与会议主办方的频繁沟通和交流，还在不断地增加和调整会议内容。而每增加一项内容，都会涉及到邀请参会人员的类型及数量增加。现在快到年底，各单位都比较紧张和忙碌。尤其是公司的主要负责人，他们要去外地参会，一般都需要提前做出安排。在这样时间紧的情况下是否能够参会，因为事发突然，当时不能马上答复。所以，大家的主要精力都放在了参会人员的邀请、确定及跟进方面。

    到了离开会还有不到一周时，公司部分高层管理人员赶到分公司，进行会议前期紧张的会务准备和组织工作。飞鸿则在公司继续落实参会客户，并完成一些会议材料的准备。

    此次会议历时一天半，分为五六个不同的环节和阶段。同时又是不同的人在参与，所以会前准备和会议过程都比较复杂。为了避免差错，安排了分公司的三个人分别承担不同的职责。其中一个人负责客户联系情况的信息对接，即所有的客户来否或行程变化等信息统一汇总到他那里。一个人负责所有要接送客户的车辆安排。一个人负责每天公布信息变化情况。

    虽然做了这样的分工，但按照公司的工作习惯，每个人负责的信息都要通过邮件发送给相关人员。即使有时因事情紧急会有短信或电话沟通的情况，之后也要加发邮件进行透明。

    临到开会前一天，各种信息基本明了，最终版本通过邮件发给大家进行确认。把不同阶段参会的客户安排、每个环节的负责人、客户对接人员等信息都详细地列了出来。

    马上要出发赶往分公司所在地的飞鸿把信息仔细地看了一下，竟发现有近十处问题。有的是信息不对、有的是时间安排上有矛盾和冲突的地方、有的是信息变更后没有更新等等。为此他一一标注出来，在给发信人回复的同时，一并抄送给了有关人员。与此同时，他也看到了其他人员对信息纠正和补充的邮件。

    飞鸿晚上赶到分公司所在地。第一阶段的会议内容顺利进行，第二天一天的会议过程也十分顺利。此前信息中指出的所有问题都得到了修正，各方对会议结果都比较满意。

    此次会议，从策划到召开，也就是半个多月的时间。时间如此紧张，又是在总部主导、主办方是政府、会场在外地、要大量邀请全国各地客户参会的情况下召开的。其中的变数之大、过程之复杂、信息之繁杂是前所未有的。能够顺利召开，其原因有以下几点：

    首先是得益于公司长期以来坚持的信息扁平透明的工作方法。十几年来，公司用自己开发的OA办公系统进行管理，很早就实现了无纸化办公。从考勤管理、车辆管理、行政管理到工作沟通，全部是通过该系统完成。尤其是工作沟通，都要求采取邮件的方式，并同时抄送各有关人员，从而保证了信息的扁平透明、快速流动以及准确性。大家在信息对等的情况下工作，可以大大地提高工作效率，有效地降低管理成本。

    其次是扁平透明的工作方法构建了有效的纠错机制。工作中难免会出现偏差，尤其是在时间紧、事情多、头绪杂的情况下就更是如此。要求每个人在这样的情况下都不出错是不现实的。而为保证不出错，在每个环节都进行三番五次地检查也是没有必要的。如果这样做，不仅效率低，还会束缚人的头脑，使其不敢放手工作。为此，构建一套完整有效的纠错机制是十分必要的。这其中，扁平透明就是一个很有效的手段。

    再次是实行信息披露制度十分重要。多年的实践证明，许多复杂的工作，虽然也会进行充分的工作透明。但信息一多，难免会使人淹没其中反而看不清全貌。不知哪个是最终版本，有时令人无所适从。因此，每到关键节点，就应该适时地整理出一个能够反映阶段性成果物的信息，向有关人员披露并求得结果的验证。这是修正错误，统一思想，明确下一步工作目标和方向的重要环节。而许多时候，往往会在这一个环节上被人所忽视，从而导致错误的信息因不能得到及时的纠正使得此前所有工作都前功尽弃。

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在关键节点，应该适时地整理出一个能够反映阶段性成果物的信息，向有关人员披露并求得结果的验证。这是修正错误，统一思想，明确下一步工作目标和方向的重要环节。

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