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1、
目的 本办法旨在规范公司会议的管理，确保会议的有效召开，促使公司内部沟通更有效，公司政策更透明，从而提高工作效率，进一步保障公司的健康发展。 2、
适用范围 本办法适用于公司所有部门 3、
定义 公司会议由执委会议与业务沟通会议两类会议组成。 3.1 执委会议 执委会议主要包括： ¨
经营执委会 目的：主要讨论日常业务中的重要问题 会议时间：每周一次3小时（周一9:00-12:00AM） 参会人员：EC成员、副总裁及本次会议有议题的相关部门总监或副总监 会议主持人：总裁 会议记录人：行政部指定人员 ¨
供应链方面事务的执委回顾 目的：主要讨论中、长期业务发展计划及策略方面的重要问题 会议时间：每周一次3小时（周四9:00-12:00 AM） 参会人员：EC成员、副总裁及本次会议有议题的相关部门总监或副总监 会议主持人： 执行副总裁 会议记录人：采购部、TDC指定人员 ¨
人力资源会议 目的：主要讨论人力资源/行政部事务 会议时间：每两周一次3小时（周三14:00-17:00PM） 参会人员：EC成员、副总裁及人力资源/行政部总监，经理或相关人员 会议主持人：人力资源/行政副总裁 会议记录人：人力资源部指定人员 ¨
财务会议 目的：主要讨论财务部事务 会议时间：每两周一次3小时（周三14:00-17:00PM） 参会人员：EC成员、副总裁及财务部总监，经理或相关人员 会议主持人：财务副总裁 会议记录人：财务部指定人员 ¨
销售方面事务的执委回顾 目的：主要讨论市场、销售、服务、市场网络、公共事务 会议时间：每周一次3.5小时（周四13:30-17:00PM） 参会人员：EC成员、副总裁、销售分公司常务副总经理、副总经理及市场、销售、服务、市场网络、公共事务部门的总监、副总监、经理或相关人员 会议主持人： MS&S副总裁 会议记录人：MS&S指定人员 3.2 业务沟通会议 业务沟通会议主要包括： ¨
员工代表大会 目的：公司管理层就公司业务运营状况与员工代表沟通 会议时间：每年两次，原则上年中与年底各一次 参会人员：
EC成员、副总裁、销售分公司常务副总经理、副总经理、员工代表 会议主持人：人力资源/行政副总裁 会议记录人：人力资源部指定人员 ¨
管理层会议 目的：公司执行管理层与销售分公司、各职能部门负责人的业务沟通
会议时间：每季度一次
参会人员：
EC成员、副总裁、销售分公司常务副总经理、副总经理、各部门总监或 副总监 会议主持人：人力资源/行政副总裁 会议记录人：行政部指定人员 ¨
部门级会议 目的：部门内部的业务沟通 会议时间：每季度至少一次 参会人员：部门总监、副总监与部门所有职员，含区长、组长。 会议主持人：部门总监、副总监 会议记录人：部门指定人员 4、
职责 Ø
参会人员： 负责参会前作适当的准备、准时参加会议 Ø
会议主持人：负责会议的召开、结束、议程的控制、负责组织会议讨论，做出相关决定。 Ø
会议记录人：负责会议设备的准备、会议材料的准备，会议内容有系统的记录与保存。 5、
会议规则 5.1 执委会议 Ø
每周定时召开四次执委会议，无论是否有人员缺席，会议准时开始与结束。 Ø
有议题的部门参会人员用投影仪准备会议材料，同时应尽可能减少复印的书面文字材料。（附件1） Ø
授权会议多数人决策。 Ø
会议以中文为主进行，在条件成熟时，采用同声传译，如需日语翻译时，需提前安排。 Ø
为每次会议准备空白的任务列表（附件2），根据会议进行情况填写该列表。会议主持人是列表的管理人，会议记录人是列表的填写人。 Ø
每次会议结束后，由会议记录人将任务列表（附件2）于会后48小时内发送至行政部指定人员保存。 5.2业务沟通会议（员工代表大会、管理层与部门级会议） Ø
无论是否有人员缺席，所有业务沟通会议按计划召开。 Ø
员工代表大会的员工代表由各部门按规定人数推荐产生。 Ø
会议以中文为主进行，在条件成熟时，采用同声传译，如需日语翻译时，需提前安排。 Ø
为每次会议准备空白的会议记录（附件3），根据会议进行情况填写该列表。会议主持人是列表的管理人，会议记录人是列表的填写人与保存人。
6.0 通则
Ø
在开展公司业务日常工作中，以面对面沟通为优先，若以电子邮件沟通原则上同一件事不超过三次邮件，以避免占用公司网络资源。 Ø
行政部经公司执委会授权负责检查督促以上会议的召开。 | 
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