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打造完美的个人管理系统(七)-周计划

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发表于 2011-4-15 10:50:15 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 朴人 于 2011-4-18 07:11 编辑

材料定义:任何进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情;所有你尚未推理出理想的解决方法和下一步具体行动的事情。


摘自GTD
周计划是个人管理系统中极为重要的一部分,拿足球的术语来说,可以称得上是“前腰”,直接决定着“前锋”的输出成果。我分别从重要性、计划构成以及具体做法三方面介绍一下周计划。
1、重要性
我们有梦想、有年计划、有月计划,但都不如周计划离落实层面这么近,它是连接月计划和每日日程的纽带,是反省和总结的加速器,是旋转的螺旋上的每一圈螺纹。因为贴近每日日程,对每天的事件记录、得失总结都保持着新鲜的记忆和深刻的体会,所以很方便对事件进行总结。
它除了具有规划性外(规划一周之内的生活和工作),还具有调节器的作用。由于不可预见的因素,每日计划不是每天都能完成的,这就需要在每个星期内进行调节,以免使自己压力过大。
2、计划构成
我的每周计划是一张A5的活页纸,正面是本周的计划安排,分别有日历项、内容项、总结项、提醒项、评定项等几部分构成;背面空白,记录将来也许清单和偶发的灵感。我的每周计划安排吸取了要事第一、GTD、李践的行动日志等书籍的精华,成为记事本系统中的重要部分。
原来自己用B5活页纸的时候是这样设计自己的系统的:因为B5的本子比较大,不易携带,我经常随身携带两张活页纸,一张是周计划,把它纵向横向分别对折分成四部分,在背面分别记录将来也许、灵感涂鸦、业务疑问、读书清单等内容,外出的时候对折起来装在口袋里;另一个是每日日程,记录每天的日程,记满了就归档进活页本中。这两张随身携带的纸构成了我的个人管理系统,有一段时间还为自己的这份“创举”而得意。但有一次投标时整理资料,把两张纸混在桌子上,找不到了,我一下子失去了方向,不知道自己该干些什么了,跟丢了魂似的,想一想,两张纸虽易于携带,但毕竟不保险,还是本子牢靠,随换成了A5的活页本。一开始记录周计划的时候,感觉页面有点小,记录的内容多了放不下,后来慢慢习惯了,一张纸,足够规划每周的安排了,记不下,你就精简,留主要的事情,或发挥提醒的功能,这也从另一方面锻炼了自己要事第一的思维。
3、具体做法
正面
首先是日历项,我是从万年历的页面上复制的,包括农历公历以及节气和具体节假日,显示的内容都比较好,唯一不好的是万年历中的星期是从星期日开始到星期六结束的,跟自己的行为习惯不一样,我不知道星期按那么排列有什么科学的说法,让我复制起来比较麻烦。日历项有两个作用:一是将来某个确定日期事件的提醒,比如某人生日,某天需要干什么事;二是简单记事,在某一天的日期上记录一些事情。从这里可以看到切实的每一天,我们的生命就是由这每一天构成的,所以更应该好好度过。
个人使命:在前面的个人使命宣言中已经有所叙述,记录在这里,浓缩成六个字“健诚果、思谦奉”,用红色显示,时刻提醒自己。
角色内容:来源于要事第一中的规划,我们不单单是一个下属,还是一个丈夫和父亲,以及其它人的朋友,牢记自己的不同角色,演好自己,在六个方面构筑生活和工作的平衡。
在这一部分中,会对各方面的内容做规划,这是在周日晚上或周一早上需要做的事,学习和健康一点也不比工作不重要,所以要好好规划好。因为工作是主体,事务的主要部分,所以留的空白地方比较大,也可以根据自己的需要调整行间距。
性质更新:内容右面窄小的一列显示的是性质和更新,有两个作用,一个是分类任务的级别,可以用ABC显示,A类事项排在首位;一个是对任务做标记,完成的打勾,看着所有的任务都完成了,有一种成就感。
协作增效和核查:这是最右边的一列,源自于要事第一。协作增效指的是几件事一起做,有感于那个案例:我们又想锻炼身体,又想增进和家人的感情,那何不和家人一起锻炼身体呢?生活中有很多可以用协作增效来处理麻烦事件的案例。核查就是对任务的完成进行检查,备注说明一下完成的任务,有什么得失,重要时间记录一下。下面一个空格还有通讯录、未完事项等的字,这是提醒自己要及时更新这些事件,特别是通讯录,每周都可能有新认识的人,要记着更新;个人管理系统要定时备份,数据丢了可就麻烦大了。
评定:这是在下一周记录前对上一周的总结,来源于李践的行动日志,感觉得这几个方面很有用,每周完成后都要审视一下,目标完成情况、未完成原因、创新与突破以及改进对策四个方面,以便于总结和进步。
页脚:在周计划的页脚处还写着一些字,来源于GTD,分别是“下一步行动”和“2分钟原则”,提醒自己在做事之前要考虑好下一步行动,能做的小事尽快完成,后面还有一些具体任务类别的标识,比如O代表办公室,H代表家庭等等。
每周计划要跟每日日程保持高度的关联性,做每日计划之前都要看一下每周计划。
背面
原来用B5活页本做每周计划的时候,用的是带有格的活页纸,现在用A5的活页时,我直接把它换成空白的了。一个是正面打印方便,一个是背面空白,便于灵感和规划。
背面主要是为了记录一些零散的事件,我一般把这些事件分为以下几类。
将来也许事件:表示这些事情是未来日子里需要做的,但不确定是哪一天,不是特别着急的事情,但又怕遗忘,随手要记下来。
读书清单:看到哪个网友推荐一本新书了或从某一本书中看到相关的书籍了,把它记下来,闲时从网上统一订购。
灵感涂鸦:偶尔迸发的灵感和对生活的感悟要随手记下来,字不必写的很工整,只要方便、随意,自已能认清就行了。
主题相关:主要记录某一周某一特定主题需要记录的内容,比如一段时间我在弄物资管理软件,就会把碰到的疑问以及需要改的程序都记录在一起。
至于记什么东西,完全可以根据你的需要,只要方便就行,一般我的做法是把纸对折后把一张纸分成四部分来记。
背面的记录只是凌乱的原始数据,需要空闲下来时整理,但一些需要做的事情需要做好标记。比如将来也许清单中的事件,我会再纵向把纸折一下,在中间留一窄列,用于标记任务的完成,做完的事情打勾,没做完的事情用横向箭头,把它移到下个星期的周计划背面,在下个星期的将来也许清单这类事情的左边用横向箭头标注,是上个星期转来的,已经拖延了,提醒自己是不是要优先处理。具体的做法,完全可以根据自己的需要和习惯,我在前面也说过,要充分利用自己的习惯,特别是有些标记和符号的含义,我们有些人可能用这些方法标记都有十几年了,没必要舍弃,直接保留下来,更有助于你的记事本功能的发挥。
后面附周计划的照片和电子表格。

发表于 2011-4-19 12:52:30 | 显示全部楼层
很好~~~来学习了~~谢谢分享~~
发表于 2011-4-27 12:25:22 | 显示全部楼层
非常不错!!学习了!
发表于 2011-5-18 08:19:05 | 显示全部楼层
很好
发表于 2011-5-18 13:30:09 | 显示全部楼层
好的计划是成功的一半,努力!
发表于 2017-10-10 13:36:34 | 显示全部楼层
拿来看看啊~

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