一个小项目实现大目标的实例

德隆

前年，我在做预算的时候，不得不面对很严峻的现实。由于技术消费支出的变化，在那一年里没有什么大项目可做。
尽管如此，这并不意味着我们不能采取一些必要的变化措施来实现自己的目标。严峻的现实只是要求我们付出艰辛的努力，通过小项目来实现大目标。

每一个小项目都有其自身的价值，都能带来投资回报。这些项目规模虽小，却有自己独立的工期、有严格的项目管理规则、并且能够作为独立项目为客户带来收益，同大项目有着严格的区别。如果不是这样的话，我们做小项目就可能会入不敷出。小项目的价值能够在一年以内的时间里得到实现。

实践中的理论
前年，我们打算在所有分销商店铺内部实现完全的自动化。这样，我们就能够把员工数量减少到最低的限度，每年节省数十万美元的费用。此外，我们打算应用的系统还能够消除工作中的失误现象，这样一来，公司每年要花费的费用就又减少了数千美元。但是，在经过了更深一步的考虑之后，我们发现该系统的安装同样也会带来很多问题，这其中当然包括对员工工作士气的毫无疑问的影响。安装这个系统的成本同样让人望而生畏。

但是，这并不意味着我们的店不需要自动化系统的帮助。我们在整个北京有九个配送中心。这九个店中没有一个的运营效率达到了应有的水平。我们的最终决定是，与其在整个店内部完全安装价格昂贵的自动化系统，不如从小的方面开始着手。在对全部九家店进行了全面彻底的分析之后，我们认为最初的项目应该包括装货方式的改进。每家店装货的方式都各不相同。对于一个新员工来说，要掌握装货的最佳方式需要花费好几个星期的时间。而在不同的商店，这种所谓的最佳方式又不尽相同。这种状况为生产力带来了极大的损失。我们必须要改进装货的方式不可。

我们发现了一种名为Ultimate Load Manager的软件包，它是由Ultimate Distribution Systems制造的。这种软件能够告诉我们的员工应该如何去装货，如何去码货盘。该软件的另外一个好处是我们以前没有预料到的，那就是它能够让司机了解车上装的是什么货物，货物的摆放位置如何。以前，货物的摆放位置每天都在变化，司机对车上货物情况的了解就经常会出现错误。这也影响到了司机的运输效率。

我们还要做出决定，是否一次在全部九家店内应用这种软件。如果我们这样做了，员工就需要加班工作至少两个星期，整个店的运营都要做出调整,IT员工也要遇到很多难题。因此，我们决定把小项目的思想应用到试验当中，每次只在一家商店内应用这种软件。最初的安装用了将近一个星期的时间，并且做了很多的后续工作来确保软件的正确运行。但是，在过去两年的时间里，我们已经为这种软件的安装积累了足够的经验，现在只需要几个小时的时间就足够了。

节约时间和金钱
最初，我们打算用二十万美元的资金来购买软件，完成大的项目。在决定进行小项目、并且进行了一些艰苦的谈判之后，我们节省了七万美元的资金。我们还继续同销售商保持着合作，以进一步改进软件的功能。现在，我们只需要花费几天的时间就能够让一名新员工掌握装货的最佳方式了，这与以往的几个星期相比的确是很大的飞跃。

现在，全部九家店的装货方式已经得到了统一。货运司机的运输效率也有了很大的提高。按照我们的估计，每家店每天每个员工的实际工作时间都减少了一个工时。在过去的一年中，这相当于节省了四十万美元。这还没有包括司机运输效率提高节省的费用以及装货准确性提高而节省下来的重复装货费用。客户满意度的极大提高对于我们业务的开展也是一件大好事。

同样的软件在不同的店铺安装，情况各有不同。尽管对于不同的店来说，投资回报有大有小，但不管怎样，它们所获得的投资回报都已经足以抵得上投资。我们希望能够进一步提高业务运营效率。这些小项目的价值将继续更进一步的呈现在我们的面前