【推荐】小雷的时间管理笔记本第三代——闲云野鹤的时间管理法

bressli

帖子发了五遍，都是代码形式，郁闷，只好把自己的读后感写前面了，推荐的正文写后面了，反着来一遍了[em69]

 

介帖子是从其他地方阅读到的，其中有经典的两句话：

 

“重要的是，先把时间管理的背后的原理摸透了，再去研究方式方法”

“如果你不规划你的时间，那你的时间就会被人规划。”

 

帖子作者的时间管理状态太让人羡慕了，也是自己学习成长的目标状态，当自己总在繁忙的时候，最害怕别人说的一句话“你最努力了，其他人都在悠闲的玩”，实在是让人汗颜不止啊！[em66]

 

闲话不多说，上正文先，欢迎家人们一起讨论！

[此贴子已经被作者于2010-3-23 8:20:46编辑过]

bressli

小雷的时间管理笔记本第三代——闲云野鹤的时间管理法 
 

回顾小雷的时间管理笔记本，每半年到一年进步一代，现在已经第三代了。
 
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第一代，第二代，是做加法，由简到繁。到第三代，则是在做减法，由繁到简。
第三代笔记本，加上了小雷自己个人的情况，不知道还是否能适用大家，因为时间管理笔记本这件事情，的的确确，是要根据个人的情况，适合自己，用得顺手是最好的，不过背后的原理，我相信能给大家带来一些启发。
最近都在研究如何使生活变得更加简单、丰盛而有效，看了这方面很多有趣的书，都融合进来了。
推荐其中一本是《超级整理术》，还有《餐巾纸的背后》，慢慢有时间给大家分享读书心得。
 
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第三代的核心原理是——聚焦核心
我称之为“闲云野鹤”的时间管理法，或是“行云流水”的时间管理法，将GTD和第四代时间管理法结合，加上自己的实践经验。

应用的结果就是，最近刚在you12期里写，
以前上班族的梦想就是：
“钱多事少离家近，位高权重责任轻，睡觉睡到自然醒……”
不知不觉，小雷已经达到了。
把事情规划好，安排好，部署好，有前瞻性的做好准备，把事情授权出去，有人帮做，把握重点，把握核心就好了。
生活变得很轻松，工作变得很轻松，生活变得很开心，很多时间发呆，看书，看风景，写博客……
但是，看到我的操作，你会吓一跳，这么简单。可能还会困惑，这个，跟四代时间管理，有什么区别么，
呵呵，因为我看到很多人光用四代，却还是陷入时间泥潭中，不能达到“闲云野鹤”的状态，
我想，这当中最大的区别，就是“知其所以然”，而不是“知其然”了。
 
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那么，具体要怎么做呢？
先来说说如何聚焦核心，把握核心吧。
首先，做好定位与规划。
明年一年，你打算做什么？是否很清晰的知道，自己真正想做的事情是什么呢。这个，要跟自己的定位，和目标高度相关。
然后，落实到规划的不同之处在于：
写下明年要做的事情，不要超过三到五件事！！！
为什么呢，
因为其实，一年能做好一件非常非常重要的事情，就是非常了不起的成就。
要知道，你可以用小雷的年度规划圈，想想各自方向要做什么，但是，归根到底，落实到行动，做好最重要的1-3件事情，就是聚焦。
聚焦能让你发挥出最大的能量。
比如，小雷明年，只做2件事情：
1、研发项目（秘密武器：）） 1-6月
2、落实另一个项目（非常好玩）1-12月
然后，会根据项目管理，写出整个项目的进程安排。
这是规划的部分。
第二，做好计划
然后，就做月计划。
同样的道理，月计划，最多最多不超过5-7项。
小雷的1月份计划，只有3件事情：
1、好玩的项目的策划案及会议  1月大约中旬
2、秘密武器第一部分              1月
3、年度大型年度的筹备           1月上中旬
其他是学习的目标什么的，以及习惯养成。

一个月的安排，可以划分区域，例如，小雷的12月，划分成为4块，每个时间段都会有工作的重心：

【附图】image.jpg ：

 

月计划，也可以分主题和重心进行，3-4个主题基本就可以解决问题，然后在主题下面，再写出要做的事情安排。
第三，每周工作计划
每周的工作计划，则要写得稍微细一些了。
不过，我一般建议，不要超过15项，除非你真是大忙人呀。一般人，能集中精力做7-10项，就不错。我们每周批复同志们的工作计划，都是大约7项左右，他们都已经觉得忙得不行啦。具体可以参考小雷的另一篇文章，一纸管理法。
第四，每日计划
小雷的每日计划，可以写到10-15项之多，基本都是杂事，把每天要做的事情列出来，一般用本子或便签纸，小雷喜欢用可以即用即撕的便签；一般是早上做计划，或晚上睡觉前。
在GTD，这叫清空杂事。
这一步，可以有效地减轻你的压力。
列出每天要做的事情，只需要选出哪些事情是有时间限制的，优先在时间限制之前做，其他的，并不需要去排时间，什么时候想做什么都可以；
有时候，要给自己做一个限制，比如，在10点的时候，不管我在做什么，我今天安排要出门或休息，就休息。
 
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很多人发现自己处于救火状态，是因为
1、没有前瞻性，没有提前部署和准备，没有把工作做在前面。
2、没有授权，没有团队，什么事情都是自己做。
这个很重要。我经常劝我的朋友们，部署、部署、部署，把规划、计划做好，把团队安排好，什么事情都会很顺利，可是很多朋友说，不行啊，这个不行，那个不行，总有很多原因和借口。
答案是，马静有句经典的时间管理名言：
如果你不规划你的时间，那你的时间就会被人规划。
这就是为什么小雷可以躺着睡觉，而很多人却辛苦到不行的原因。
 
__________
以小雷为例，每周只需要去公司1-2个半天，其他时间在家里办公，如果安排了约会，那么就会沿用原来的月日程表，直接在月日历当中标注约会安排就可以了。
如果你很清晰你要做的事情，心中一盘棋，知道每一个重点是什么，知道每一个步骤是什么，知道每一个时间的关键点是什么，
你就会很清晰自己的时间管理，
那么你的时间就会变得行云流水，而你也能够变得闲云野鹤了。
 
——————
规划、心得、总结和创意，其实是非常重要的事情，所以，小雷只用一个完全空白的本子来做，
因为是空白的，可以随意把自己的想法写出来。
大部分时候，小雷会用一页纸，写一个主题，
然后，围绕这个主题，写出自己的想法和列点。
很多时候，是用图画的方式将自己的想法画出，因为用图画，可以简单、突出重点、画出联系的把自己的想法表达。
 
——————
所以，如果是工具，真的已经简化到 —— 一个本子+一本便签，就是全部的闲云野鹤时间管理法。
但是，做出成绩后，存档和保留自己的成果，总结自己的心得，真是很重要。存档根据自己的需要就可以了。
总结的话，可以介绍一个简单的月总结和月计划法：
月总结
1、用三个形容词形容这个月的感受
2、将这个月你认为最重要的5项工作列出（这个月做了很多事情，现在想想，什么事情是最重要的）
3、如果浓缩成为一个关键词或关键事项，你认为你上个月做了什么？
 
月计划
1、下个月要做的重要事项是什么4-7项
2、下个月要做的事情，时间应该怎么分配，先后顺序应该怎么分配？
 
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该帖转自(小雷的博客 )，因内容实用，借花献佛家人们同赏。

[此贴子已经被作者于2010-3-24 11:15:37编辑过]

jywdfy

坐沙发了？顶！

学到的东西有时候没能身体力行。有什么建议吗？

daibj

看不大懂，可能要结合前面的东西一起来学习的吧。

bressli

QUOTE:

 

以下是引用daibj在2010-3-23 12:41:47的发言：
看不大懂，可能要结合前面的东西一起来学习的吧。
 

回顾小雷的时间管理笔记本，每半年到一年进步一代，现在已经第三代了。
当年写出的文章，很多朋友都说很实用，回顾一下：
物尽其用——令笔记本变得强大的使用方式
http://blog.gxsti.net/u/icanchange/blog/post/589b0dfc-9a71-498d-98ab-5800fe79d222
小雷的时间管理笔记本2代
http://blog.gxsti.net/u/icanchange/blog/post/849a1e84-7096-4249-acb7-17b25a4f5634
 

 

我把前面的两篇文章页转载过来了，请见下一楼！

[此贴子已经被作者于2010-3-24 11:18:11编辑过]

bressli

物尽其用——令笔记本变得强大的使用方式

 

 

好记性不如烂笔头

 

好记性不如烂笔头，确实是这样的，如果你要去超市买超过7样东西，尤其包括要帮家里人买的时候，基本会忘记一点东西。工作上的事情也是一样，基本如果每天的工作超过7件事情，如果不记录下来，就会忘记点什么。
很多朋友其实有用笔记本记录和规划自己工作的习惯了，每天列出要做的事情，然后做完一件划掉一件，有时也会做一些标记，标示这件事情的重要性和紧急程度。但这样的做法其实并没有充分的用好笔记本这个有用的工具~

我的一位导师吕先生将他经过多年的摸索和实践的宝贵的笔记本使用方法教给我，我将它记录下来共享给大家，原来笔记本用好了，可以发挥这么强大的作用噢！
吕先生经过多年的摸索，将笔记本这一套工具系统化，使其能最大作用的发挥效能，如果说我们日常的使用笔记本的方法是平面的，那么吕先生使用笔记本的方法就是立体的、多层次的。

 

最初，吕先生的笔记本只有两面——正面和反面，只有记录的功能。记录日常的流程、谈话、思维等等内容，不能进行工作的规划和管理，慢慢的笔记本不能满足需要了，于是经过摸索，演变成今天的样子。稍微花点时间介绍一下，现在的笔记本吕先生是建议用A5大小的笔记本，中间有分页的活页标签，就是这种可以在标签上注明分类的，如果没有现成

的，可以买会计用的那种贴纸来当活页标签。笔记本是可抽取式活页的，如果中间是金属的比较好，因为抽取的机会比较多，金属的比较结实，有见过我使用笔记本的朋友就会比较清楚了。而因为这个笔记本建议放入最近两周到一个月的内容，其余的内容可以进行档案的分类整理

 

笔记本的目录
笔记本的目录可以根据个人的需要进行选择和调整
管理的安排
1、  授权
2、  事务
3、  培训/辅导
个人的安排
1、  梦想
2、  手记
3、  清单
工作的安排
1、  日志（流水账）
2、  日历（半个月至一个月）
3、  未决（短期内未完成的工作）
4、  沟通（与关键人员沟通的内容）
5、  议程（规划会议的议程）
6、  项目（长期未完成的项目或工作）
7、  常用（其他有必要记录的东西）
8、  草稿（思路的起草）

而这些项目都是相互之间有联动的，并不是简单的记录而已，例如在日志当中规划到会议内容时，可以将日志当中的规划整理到议程中，在沟通当中聊到项目时，可以将沟通的内容规划到项目中。

      以你与某个人的沟通举例，可以使用笔记本做这样的记录：你可以记录在日志当中，也可以记录在沟通当中。如图

 小雷01.jpg ：

       笔记本的符号标示，可以根据个人的兴趣爱好设定

       这样的记录可以使你不至于遗漏事情，而且可以使你在有创意和思路的时候不至于忘记，也不至于打断别人的阐述

       谈完以后的整理工作很重要，不管是整理到议程还是项目等栏目中，都是将你的思路引到执行和继续细化的一个过程

       如果在沟通中对方承诺了你某些事情，你可以在沟通的内容当中贴上颜色鲜艳的条子，注明检查的时间，在下次沟通之前看到这次的沟通记录就可以一目了然，方便追踪，

       如果已经执行完，可以将条子拿走更新

       不管是行政会议、管理会议、销售会议或是运营会议，都可以通过议程管理的方式，在会议前2天把议程拟好，大家看到议程后加入自己希望讨论的内容。如果是非常紧急的事情，在会议前就已经私下进行磨合，预先处理，这样会议的效率可以提高。

       这样的管理方式可以使你的重要紧急的事情越来越少，而处理的重要但不紧急的事情越来越多，使你的工作更有效而游刃有余

       记录完的日志归档备查，可以防止有些人说过的话不记得，赖账，呵呵

       不方便用本子记录的时候，可以借助录音笔或相机记录重点，回头再整理

       你可以在等人的琐碎时间中，随时随地打开笔记本进行工作规划，有效利用时间

有些朋友习惯用电脑比如OUTLOOK等工具来规划时间安排工作，这是习惯问题，不过相信我，笔记本这个工具的强大威力你试过就会明白，它是体系化的而不是平面的。也有朋友说，这个系统好复杂，也有一些人是在被动的使用，那么我想说，是他们还未体味到这个工具的好处，或者是他们的工作未繁忙到需要这么强大的工具，就像农民觉得斧子好用过宝剑一样。

 

笔记本是一个工具，代表你对你的工作的规划和管理的能力。如果你认为你的工作已经井井有条，再多的事情也忙得过来，那么恭喜你，你一定已经有一套很好的办法去规划和管理你的工作和时间了。但是如果你觉得有点混乱，有点晕，有点需要时间管理的方法，那么说明你对自己的工作的规划和管理的能力以及掌控力还不够，如果你觉得这个工具好，你可以试着使用这个工具。

[此贴子已经被作者于2010-3-24 11:44:45编辑过]

bressli

QUOTE:

以下是引用jywdfy在2010-3-23 11:39:26的发言：

坐沙发了？顶！

学到的东西有时候没能身体力行。有什么建议吗？

 

 

可以尝试着学习掌握一种工具，比如文中推荐的OUTLOOK和笔记本，然后将工具使用融入自己的工作习惯，变成习惯，相对而言，容易坚持执行下去！

bressli

小雷的时间管理笔记本2代

 

之前和大家分享了强大立体的笔记本,很多朋友反映非常受用,最近由于阅读了《尽管去做Getting Things Done》（简称GTD）以及《结果第一Readyforanything》这两本书，收益良多，于是把原来的时间管理和自我管理的方式升级，把笔记本升级到第2代，让它更系统、更完整，并能发挥出更强有力的作用和效果。

 

当我去尝试做这些事情的时候，我发现，原来时间管理工具（笔记本）之所以哦，能够发挥出这么强大的效果，是与其背后的深刻内涵分不开的。

 

如果我们仅仅把它看作是一个简单的时间管理工具，用于规划自己的工作，那就太简单了。时间管理的工具和方法，帮助我们形成新的习惯和定势，而新的习惯和定势而背后则代表着我们对人生的深刻思考和我们的选择。

换句话说，你要选择什么样的人生，你就会选择什么样的时间管理方式。

 

所以，在小雷看来，时间管理的核心流，其实应该是这样一幅图：

信念——承诺——行动——结果

 

当我们秉持不同信念时，我们做出了我们的选择，并将其化作承诺。当我们做出承诺时，强大的威力开始显现，于是形成了我们的行动，为达成承诺所做出的行动，之后结果显现，强化并加深了我们的信念，再次循环。

所以时间管理的工具，代表着你对人生的信念。

 

记得当时小雷刚刚实践这套工具的时候，问张老师，你要不要一起来实践？张老师说，你先做做看，我看看效果。结果不到2个月，效果就出来了，非常明显的成长和变化，到现在8个月的时间，熟悉小雷的朋友们都会说，小雷变了，这种变化是深入而且全面的，尤其自己的感受是尤为明显的。所以现在张老师也建立了自己的时间管理笔记本，和小雷一起实践第2代笔记本做自我管理：）

 

通过这套工具，我建立了自己的时间管理体系和系统，并形成了个人良好的时间管理习惯。那么，这么神奇的时间管理工具——笔记本秘密在什么地方呢？下面我给大家介绍一下第二代笔记本有什么不同之处吧：

 

在标签的选择上，经过一段时间的磨合，小雷寻找到并根据自己的需要最终修改了标签，选择了这8个标签作为自己经常使用的标签栏：
1、日历——2个月的日历，以便做工作安排和随时查阅
2、行动——下一步行动清单，每天的、每周的和每月的工作计划和工作规划，将其转化成为立即可以去处理的行动
3、创意——每天古怪的新想法和念头，先记录下来，再将其转化成为行动和成果，这可是小雷成功的源泉噢！
4、等待/未决——目前暂时不需要决定的事情，先记录下来，在将来也许有可能去处理的事情
以上四个是必要的标签，后面的则是根据自己需要来选择的标签了：
5、项目——因为小雷是项目管理的方式在进行工作，所以用项目标签为每一个项目建立档案
6、客户——与客户的深入交谈时记录客户的情况
7、笔记——去哪里听到好的培训或学习到新知识的要点，随时记录下来
8、地图——小雷的工作地图、个人成长地图……等等

哈哈，插一句，小雷是笔记本狂人，到哪里都带个笔记本，结果那天参加活动，一开始就把笔记本拿出来，搞得同座的伙伴们都好紧张，说哎呀，我没带笔记本，呵呵，给大家很大压力。不过其实随身带笔记本有很大好处哦，尤其是你要进老板办公室和会议室的时候，会给你职场形象加很多分。

 

 小雷02.jpg ：

 

 小雷03.jpg ：

 

2代笔记本改变的不仅仅是标签，改变的是你做决定的工作习惯和你的系统。

 

什么叫做系统呢？就是你决策和思考方式的习惯性分类。我们每天要做上千条决策，大家有没有想过，当自己遇到一件事情的时候，是遵循着什么逻辑来判断这件事情的呢？

 

大家不要小看这个问题，因为我接触过很多中高级的管理人员，我发现他们对问题的判断过程有缺失，对事物的看法亦加上了很多的情感因素，因此真的有关键的事情出现的时候，决策的习惯就会决定了这个人和他的企业的命运哦。在美国，有很多人专门研究决策的理论和工具模型，甚至一位世界冠军的棋手还专门写了一本书《走对下一步》来阐述人们决策的思维过程。每一次都能走对下一步谈何容易呢，关键还是要建立起一个决策的习惯，也就是我所说的系统的一部分。

 

2代笔记本的理论来源就是《尽管去做Getting Things Done》这本书，当中给出了一个简单易行的决策系统（如后图），把事情分解为下一步的行动，并建立起“下一步行动清单”，和“未来有可能清单”，把所有的事情都分解掉，这比四代时间管理往前迈的简单的一步，却能卸下我们工作和计划的所有压力，让我们无压的轻松工作。

建立起自己的分类系统，这是时间管理2代笔记本的第一步，之后所有的事情和问题，都依循着这个分类系统来进行决策和判断，进入不同归类。

 

而事情可以在不同归类之间进行转换、分解。这是第一代笔记本就有的功能了。通过这样的方式，使得笔记本的功能变得更立体、全面。规划/计划，是时间管理2代笔记本的第二步。

行动，是时间管理2代笔记本的第三步，依循着“下一步行动清单”，根据自己的时间和情境选择清单上面的事情去做就好了，你会发现很容易完成清单上面的事情，很有成就感，同时很轻松。

 

我的一位朋友问我，她采用3代时间管理方法（轻重缓急），列出工作清单，有3个困惑：
1、经常会有突发事件，比如领导临时交待的任务，打乱原有的计划，有时候每天的日程安排都无法完成一半
2、一直都在做很多琐碎的事情，这些事情占用了太多的时间，重要而不紧急的事情都没有时间去做
3、当决定要去做一些重要而不紧急的事情时，每天把它们列在日程表中，却不得不一直重复往新的日程表上抄，觉得很有压力、很没成就感

答案是，用2代笔记本，这3点困惑全部可以解决。因为2代笔记本只有下一步行动清单，只要在自己设定的时间内完成就好了，任务可以随时调整，而没有压力。

2代笔记本当中的“一周检视”和“一月检视”，以及对不同人生高度的规划，会帮助我们理清我们想要的生活。（见后面的资料“工作流程的5个阶段”）这也是时间管理2代笔记本的第四步——回顾/检视。

而重要不紧急的事情，由于都是大块头的任务，我的经验是把它分解成为一件一件可以轻松达成的下一步行动计划，列入下一步行动清单当中，并在“项目”当中列出项目的全图和进展路线图，跟着行动就可以了。

这位作者用了2本书来介绍这个理论，而网上也有不少网友和老师，写了系列的博文来介绍这个理论的应用，不知道小雷的一篇文章能写出多少精髓，不过这是小雷自己实践和理解后写出来的文字，自己感觉受用，再介绍给大家，在应用的过程中，小雷也积累了很多小秘诀和好方法，如果大家在用的过程中有什么困惑或者想要和小雷探讨、分享的，欢迎随时交流。

 

下面把这2本书的精华作为资料附录放送给大家，有兴趣的朋友建议找一下原书来看看，网上有狠多地方下载，或者直接问小雷要电子版。

小雷关于时间管理的签名：
你的成就来自于你对时间的规划和应用！
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工作流程的5 个阶段
这是一种实现水平控制的指南-----怎样去把握、认识并处理好自己的全部承诺。但在这个流程真正成为人们的习惯之前，它是一种放在你办公桌上非常有效的工具。

1. 收集
 捕捉在你的文件篓、电子邮件、笔记本和语音邮件等中吸引你注意力的任何事物和所有事务，从而使他们从你的短期记忆中脱离出来
 尽量少用收集工具，但也要尽量去满足你的要求
 要通过处理和组织去定期清空他们。
2. 处理
 处理你收集到的项目（确定你收集到的材料）。
 如果你无法处理某个材料，你就可以扔掉它，或留待日后处理，或者将其列为参考文件。
 如果你能处理某个材料，那么你要确定随后采取的具体行动，也就是你的处理（如果不足两分钟）、指派（并查看待处理工作清单）或延迟（列在行动提示清单上或在行动文件夹中）的具体行动。要是某项行动无法封闭这个循环，那么你就要承诺确定为一种项目，同时将其列在项目提示物清单上。
3. 组织
 当你将自己的信息处理到合适的可检索和可检查的类别内时，你要对结果进行分组，四大关键行动类别包括：
 项目（你决心完成的项目）
 日历（具体的某一天或某个时刻计划采取的行动）
 后续行动（要尽早采取的行动）
 等待（其他人应该完成的你所关心的项目与采取的行动）
 添加这些清单的次级类别，如果他能方便使用的话（电话、差事、在家里、在计算机旁等）
 添加影响你更长远目标和价值的清单。
 添加可能达到预期效果的清单（工作说明、事件起因清单或组织图等）
 对于那些无须采取行动但要求进行检索的信息和材料，你要建立一种参考归档系统。
 对于以后可能采取行动的诱因，你要建立一种存储系统（某天/可能清单、日历和难题）
 为所需的项目建立辅助信息文件（可以存储在参考系统或待处理领域）
4. 检查
 每天都要检查日历和行动清单（或者当你可能采取其中某项行动时）
 进行每周一次定期的审查，从而清理、更新、维持和提高你的系统。
 尽量多审查那些目标、价值观和远景规划的长远清单，从而确保项目清单的完整性和新颖性。
5. 行动
 根据你可能采取的行动（背景）、你的时间和精力、以及你的优先事项来选择自己应该采取的行动。
 通过建立独立有效的、随时可供审查的行动提示物系统，相信你对于整个决策行为的直觉，就可以保持自己的灵活性。
 通过坚持不懈、经常性的关注那些优先事项来保证自己最直觉的选择。（“我做X，而不是Y 的实际价值是什么呢？”）每隔适当的时间去重新审视和调整自己的承诺，那些你在自己的生活和工作的各个层面上做出的承诺，例如：
 跑道-----当天的行动（每天）
 一万英尺------当前的项目（每周）
 两万英尺------当前的责任（每月）
 三万英尺------一至两年的目标（每季度）
 四万英尺------三至四年的目标（每年）
 超过五万英尺-----职业、目的和生活方式（一年以上）

 

小雷04.jpg ：

晋洋健柏

麦零零

我觉得我也需要这样的一个计划书