岗位说明书填写说明
北京正略钧策企业管理咨询有限公司 顾问 姜涛
岗位分析是一个公司管理的基础。为什么说基础呢？原因有三：首先，必须了解一个岗位在公司运行中所起的作用什么，该岗位需要什么样的人才？如何让该岗位的人做到人尽其才，使公司运作起来更加有效、而且顺畅,为公司的发展铺平道路；其次，岗位分析为员工考核、晋升提供了依据；再次，岗位分析是建立、健全企业薪酬制度的重要步骤。梳理岗位的必要性还远不止这些，只有做好了岗位分析工作以后才能为企业的部门职能划分做好充足的准备和铺垫。
清晰了解岗位所承担的职责，确保该岗位人员做正确的事情，降低失误成本“一要做正确的事情，二要正确地做事情”，很明显，事情是否正确具有决定性的作用！而事情错误给企业带来的失误成本远远高于“做错事”造成的失误成本。最大限度地减少因职责模糊而存在的“扯皮”现象，降低运作成本。因此将岗位的职责划分清晰，并且将各任务的来龙去脉呈现出来，特别是众多衔接点的清晰界定！从而最大限度地减少因岗位职责模糊而存在的“扯皮”现象。
可以省却很多无谓的工作，可以提高工作效率，也可以在一定程度上帮助我们划分清楚部门职能及较为清晰地区别部门与部门之间的配合情况，再结合《部门职能履行与配合度分析表》就会将部门职能、职能分解及岗位职责分析清楚，为大家提供可操作的管理。
岗位说明书包括以下的主要内容：
1、 岗位基本信息：岗位名称、工作地点、所属单位及部门。
这里按照事实填写即可。
2、 职位目的：是说明该岗位的作用什么。写清楚该岗位职责的同时还要将本岗位的主要职责及次要职责一并填写清楚。
3、 工作关系一栏中有三项：分别是直接上级、同级、直接下属。如果说职位目的是“职责”的表现的话，那么这里就应该是划定了工作的“权力”范围了，这是一个隶属关系的说明。
直接上级、直接下属：实际上是规定了你的权力范围仅限于此，不得有向他人
汇报、传达指令的直属关系。这是一条纵向的权力注解。
同级：这是在指示本岗位的协作范围、权责范围。这是一条横向的职责范围。
这一横、一纵构成了本岗位的日常工作的活动范围。切忌有任何越俎代庖的现象发生。
4、 主要职责：这是岗位说明书的主体部分。
包括：重要性、应负职责、该职责的服务对象（对内/对外）、关键业绩指标或评
价标准这么几项，接下来就逐一说明一下。
重要性：对应的是应付职责这一栏，应付职责有重要性差别或者应该说做事是分
有序性、时间性（日、周、月、季、年），按照重要的标准我们就把职责
重要的摆在了最上方，视其为头等大事。即：编号1，依次类推，可以将
重要性配合的应付职责按序列写清楚。
应付职责：参见“重要性”一栏说明。
该职责的服务对象（对内/对外）：括号中显示有两个答案可供选择，一为对内、一为对外。有的工作既有对内的成分又兼顾对外的部分，我们该如何选择？首先，这里只能二选一。因为，这里还有“重要性”一栏在横向坐标的开头，按照事情有轻重缓急之分、或者按照二、八原则我们必须看到一件职责的主要服务对象的比重。所以，只能选择对内或者对外。
工作职责主要对内服务我们就视它为对内，相反亦然。关键业绩指标或评价标准：岗位评价有定性、定量之分。定量是比较容易衡量的，难就难在定性上。例如：有效性，如何才叫有效？是70%有效呢还是75%有效？70%又是如何判定出来的？标准是什么？对于这个问题很多管理者都比较头疼。那么，我们就要尽量运用在工作当中积累的经验、判断、常识等度量这部分内容，以求达到公正、公平、合理并且“有效”。
5、 日、周、月、季、年必做事项: 最突出的特点是将工作划分为日必做工作事项、周必做工作事项、月必做工作事项、季必做工作事项、年必做工作事项五部分，我们称它为“日、周、月、季、年工作事项”。这样做的一个突出作用就是将工作完成的时间节点划分详细，规定在一定时间之内必须完成具体的某些工作，这样做可以在很多程度上规避工作拖沓引起的考核无依据、薪酬不合理等并发症的出现。有时间节点、有工作必做项目，即：规定时间之内没有完成就考核你，就扣你的工资，相反就可以晋升、可以拿规定的工资。
请结合您的职位填写，基层员工从上往下依次填写，如果您是领导干部我建议您从下向上填写比较好。原因有二：一、领导干部主抓宏观事项、掌握全局，一定是在未做事之前就要先把计划制订清晰，然后按照计划循序处理，按部就班地部署下属、协调同级进行，从大到小，从宏观再到具体。二、基层员工负责某项具工作，要求对具体工作做到亲力亲为，没有过多涉及全局、计划性工作，一年中每一天都很忙，而每一天几乎都在从事着相同的工作内容，领导干部则正好相反，越到月终岁尾越是忙，这就是典型的“正三角与倒三角”的关系。因此，从实际工作出发，基础员工日、周必做工作事项比月、季、年必做工作事项更多一些。而领导干部月、季、年必做工作事项比日、周必做工作事项多，从上向下
填写就本末倒置了。
日、周、月、季、年必做工作事项包括：重要性、必做工作事项、工作要求、事项标准四项内容。现在就这四项内容逐一注释。
6、重要性（有别于急迫性）：此处的重要性和工作职责对应的重要性是同等意思，依然是对工作事项重要程度的描述，按照重要程度依次从上到下书写即可。
日必做事项：根据工作实际情况，分清每日工作轻重缓急，配合横向“重要性”程度，次序填写日工作事项。
工作要求：这项要求是对前一栏“日必做工作事项”的具体描述，要根据具体负责实务的内容填写，要求具体、全面、合乎逻辑。
如表所示：某企业文化主管----“日必做工作事项”中有一项是：收集处理邮件、稿件信息。如何收集处理呢？工作要求就是：即时处理并且无漏项；收集处理什么样、谁发的邮件、信息呢？工作要求是：掌握各部门动态信息。那么，就在这位文化主管的“工作要求”中填写三项内容：1、信息处理无漏项；2、即时处理信息；3、掌握各部门动态信息。
事项标准：如表所示填写完成这项工作的时间。
1.bmp ：
那么，“主要职责”和“必做工作事项”的关系是什么呢？我们简要地分析一下。“主要职责”中的核心部分“应负职责”实际是“日必做工作事项”的统一概括，而“日必做工作事项”又是将“应负职责”按时间节点进行分别描述。做个比喻：“应负职责”是“名词”，而“日必做工作事项”就好比是对“名词”的解释说明。因为加入了时间概念，所以在“事项标准”里就应该清楚注明完成工作的时间节点，以备考核之用。
2.bmp ：
“主要职责”中的“关键业绩指标或评价标准”与“必做工作事项”中的“工作要求”又有着相辅相成的功用。填写“工作要求”内容时必须结合“关键业绩指标或评价标准”，以求做到互相支持、互相补充、互相完善。
我们仍以某企业文化主管为例说明：对这位主管“关键业绩指标或评价标准”描述为“及时性、准确性有效性”。怎样才叫“及时性”呢？就是“工作要求”中的描述2、即时处理信息；“准确性”是：1、信息无遗漏；“有效性”则是：3、掌握各部门动态信息。
7、 任职要求：此表按实际情况填写即可。
这样填写可以尽可能地做到符合逻辑、相辅相成，形成一份内在联系紧密的岗位说明书。
最后，我们得承认工作分析是一项复杂的系统工程。企业进行工作分析必须统筹规划，分阶段、按步骤地进行。对岗位的特征和要求作出全面深入的考察，充分揭示其主要任务结构和关键影响因素，并在系统分析和归纳总结的基础上，撰写岗位说明书、三级职能分解等人力资源管理工具、规章制度。
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