[原创]实施彩蝶ISO文件管理系统后感想

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一、您的企业可以得到什么？

• 为您节约1-2个文员，让他们有更多的时间处理更重要的事务！

• 无纸化作业，即经济又环保，可节约纸张95%以上！

• 文件的管理严密集中、安全可靠，可有效防止企业机密文件外泄！

• 文件的管理全部在网上实现，提高效率70%以上！

• 规范业务的流程、加强企业内部沟通与合作！

　

二、与一线用户的（文件编写者、管理层、文件管理中心、电脑部）的现场交流

文件编写者：

经常编写ISO文件，写完了还要找文件主管或经理、相关的部门讨论，最后找人审批，不同类型的文件还要找不同的人，由于文件的审批流程都不是自动化的，大多采用书面审批，往往递交后还要提醒我的上司审核文件，审核完了，还得递交给更高一层的老板批准，因此难以提高效率；

管理层：

每天要会签、审批公司的SOP文件，有时候我不在办公室，文件就收不到，也批不了，相关的同事工作就停住了，等我回来，要是出差在外，文件审批会拖得更长；
有时候文件管理中心颁布新版文件，提示我交回旧版文件时，发现文件不见了；这是因为纸版的文件多了缺乏必要的管理就容易丢失、和遗忘；

文件管理中心：

我们这里（文件管理中心）是负责全厂的ISO文件的打印、复印、派发、回收、归档、保存、管制等工作，每天厂里产生的文件都非常多而且严格按照“文件控制程序”管理，各部门产生的文件，经过各级审批后都会集中到我们这里，然后由我们将文件进行归档，分类，再根据文件的性质确定分发清单，根据需求将文件复印，通常都会几十份，最后再把这些文件派发到每一个人手中，等待他们签收确认。如果发行的文件是新版，我还要去回收旧版的文件。如果在回收过程中有些部门推说找不到了，则会导致失效文件继续使用的可能性。所以文件中心的工作相当繁琐而且有很多是机械式的重复。

电脑部：

公司要求文件电子化，其实我们已经“电子化”很久了，我们所有的SOP文件都是WORD或是EXCEL文档，都是由各归口管理部门放在自己的文件夹里的，但从极少共享，即使通过内部的OA办公系统发送邮件通知有相关文件颁布，但是时间一长，有关部门没有及时进行保存归类，也忘记了到底是不是最新版本。

　

三、企业ISO文件管理的现状

品质管理已成为企业竞争力的最重要指标，而ISO体系的建立几乎为所有重视品质的企业所认知。建立一套ISO文件管理系统，落实文件审查、核准作业，严格管制文件发行与变更流程，是公司品质控制系统的基础。以往企业都是利用纸张的作业方式来存放、管理、审批、发布公司重要的程序文件及作业指导书等，这种作业方式必然存在许多的缺点：

1．无法有效管制ISO文件的进出
对于发放的文件，公司无法有效控制文件的阅读权限，文管中心也无法确定公司到底有多少复印本在全公司流通。
　

2．版本无法做到一致性
每次发行新修订之文件版本前，无法确定旧版本是否全部回收，可能造成企业内有些人依照新版文件执行，而有些人却依然只看到旧版文件，从而导致作业程序的不协调。
　

3．文件查阅困难
纸上作业，对新手而言，要查询一份文件必须从头一行一行查起，浪费许多时间。而且也无法掌握部门内，哪些文件在哪些人手上，造成重复复印的浪费。
　

4．有效管制机密文件的外漏问题
纸上版本大家都可以复印，无法有效管制机密文件流到竞争对手的手上，对公司造成重大的损失。
　

5．各版本历史文件保留不易
各文件各版本文件，由于数量日益增多，如何有效管理及储存也是一个重要的课题。
　

6．定期整理各版信息非常困难
每隔一段时间，各文件各版之间的差异及变更理由的整理、统合如何有效告知各部门；及统计和整理各部门已对哪些文件进行修订或制定出哪些新文件的工作也相当浪费人力资源。
　

7．申请人无法通盘了解各类文件的审核程序
各类型文件有不同的审批流程及操作权限，从而导致申请人无法及时了解审批状况，并造成审批时间的大量浪费，也无法追踪文件的审批进度。
　

8.文件的安全性无法保障
在传统的文件共享的手段中，用户可以随意修改、打印、删除体系文件，甚至使核心文件资源离开组织，势必将对企业造成巨大冲击。
　

　

四、什么是彩蝶ISO文件管理系统

广州彩蝶软件技术有限公司出品的《彩蝶ISO体系管理系统—质量文件管理》国际语言版，充分贯彻ISO质量体系的管理思想，利用先进的计算机软件技术，有效地控制ISO体系文件的产生、存取、访问、分发以及监控文档的流转过程。
　

1．对文档生命周期的管理 任何一个文档都包括创建、修改、审批、发布和归档的过程。该系统对每个阶段提供了有效的管理手段。
　

2．版本的有效控制 当任何人查看文档时，都可以在指定的地方查到最新的版本，要查找旧的版本可到旧版中心进行授权查找。
　

3．流程跟踪，状态监控 可跟踪到任何一个文档所处的审批状态，对未审批或签收的文档可以邮件、短信息等方式自动催批、催签。
　

4．痕迹保留功能 对文档所进行的修改，可保留修改痕迹，记录修改的人员、时间。
　

5．全文检索 使用者可对文档的标题及文档的具体内容等进行全文的检索，快速找到要查找的文档。
　

6．安全机制 提供多达七级的安全权限控制及12级角色设置，对文档的拷贝、删除、更改、阅读、打印权限进行严格的设置，防止文档的外泄，保证系统的安全性。
　

7．统计分析 对所有的文档可按文档状态、审批人、审批时间及审批频率等来多方位的进行统计。
　

8、短信的应用 支持手机短消息的应用，待审批、待签收、待发布等所有的信息传递可以直接拓展到手机。
　

9、多种语言的自动切换 系统支持中文和英文等多语言的自动切换，可以很好的适应英文\中文\日文平台。
　

10、 模块化管理 与彩蝶ISO质量体系管理的相关模块：管理评审流程、客户反馈以及投诉、纠正和预防措施、等所有模块完全集成。