与其他发布形式相比，新闻发布会的优点是主题明确、效率高、影响打、成本低。但新闻发布会的策划和举办也不那么简单。如何策划和举办新闻发布会？
1、确定时间。
一般说来，应选择周二至周四上午九点9：30-10：30是比较合适的时间。周一事务最多，没空；周五想着享受周末，不愿工作；下午召开，很可能赶不上当天晚报。因此，都不合适。
此外，要确保新闻发布会当天没有更重大事件，否则，你发出的声音会被重大事件的声音淹没。
2、媒体选择
在选择媒体之前，一定要分析媒体的属性：它的定位、读者群、影响力等。中央级媒体往往是企业最倚重的传播渠道，其次是网络媒体包括门户网站、企业内部网站及博客。需要强调的是。虽然中央媒体最权威，但有的中央媒体通过机关征订发行，不一定能覆盖到普通消费者，企业应根据媒体的功能，合理搭配，满足自己的需要。笔者建议：
（1）选择中央媒体，发挥其权威性；
（2）选择网络媒体，发挥其覆盖面和影响力；
（3）还应考虑“专业对口”的媒体，增加专业性；
（4）与公司长期保持联系的媒体一并邀请。
3、邀请记者
邀请记者很有讲究。电话邀请，不够隆重；发邀请函，可能被文件淹没。笔者建议：
（1）先发邀请函，让新闻发布会显得比较正规，让记者更加体面；
（2）再电话确认，询问信件是否如期送达，对方是否参加。
4、新闻通稿与背景资料
发布会上应提供新闻通稿和背景资料，方便记者报道和扩大报道范围。新闻通稿可以在记者签到时发，记者边听边看。背景资料一般应包含以下内容：
（1）危机事件的要点
（2）公司发展简史
（3）发言人简介
（4）联系方式
5、培训和演练
常态下，新闻发布会之前进行培训与演练；危机状态下，应进行充分的内部沟通，决不可打无准备之仗。如此，才可以检验系统是否存在故障，发言人是否称职，具体过程如下：
（1）模拟提问。设想媒体可能问的问题，员工充当“记者”提问，发言人回答。
（2）自我检查。录下模拟提问过程，让新闻发言人反复观看，发现不足加以改进。
（3）专业培训。常态下，应邀请专家对新闻发言人进行培训。
6、注意事项。
（1）要为记者提供有价值的信息，不要让他们失望。
（2）不要让记者提前采访或提前得到新闻发布会的细节。
（3）邀请函中最好不注明会议联系人的全名和个人电话。
（4）所有公布的材料上应打上公司标志，传播公司形象。
（5）无论是演练还是实际发布会，都要录像，既可以自我检查，也可以提供给媒体。
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