|
|
重庆XXXXXXXXX公司
销售部管理制度
一、本制度的基本目标：
1． 规范员工行为，保证经营计划的顺利执行。
2． 堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，保护公司资产的安全、完整。
3． 确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行。
二、本规范适用于XX公司与销售相关的所有部门与员工。
三、本规范管理的内容主要包括：货币资金、实物资产、采购与验收、销售与收款、费用控制等经济业务（简称经济业务，下同）。
四、各部门可以根据本制度，建立适合本部门业务特点和管理要求的实施细则，并组织实施；部门负责人对本部门管理体制的建立健全及有效实施负责。
五、随着外部环境的变化、公司业务职能的调整和管理要求的提高，本规范应不断修订和完善；各级管理人员及执行人员在监督检查和履行过程中发现的薄弱环节，应当及时报告公司管委会采取措施，加以纠正和完善。凡本规范未涉及到的事项，应当遵循以下基本原则进行处理：
1． 应当符合国家有关法律法规，以及公司的实际情况。
2． 应当约束公司内部所有人员，任何个人都不得拥有超越管理的权力。
3． 应当遵循成本效益原则，以合理的管理成本达到最佳的管理效果。
六、职务控制：
不相容职务相互分离控制：按照不相容职务相分离的原则，合理设置相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制。不相容职务主要包括：授权批准、业务经办、业务记录、财产保管、稽核检查等职务。公司根据具体情况对办理经济业务的人员进行岗位轮换。
授权批准控制：要求明确规定相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容，各级管理人员必须在授权范围内行使职权和承担责任，不得超越权限；经办人员也必须在授权范围内办理业务，对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。
七、销售费管理：
1． 强调预算计划：加强成本费用预算的编制、执行、分析、考核等环节的管理，做好成本费用管理的各项基础工作，明确预算项目，制定成本费用预算标准，及时分析和控制预算差异，采取改进措施，确保预算的执行；
2． 严控预算外支出：必须经适当授权审批程序，方可支出预算外费用。
3． 特殊费用单独审批：突发性或现金红包、礼金、娱乐等特殊费用要填列“特殊费用申请表”，单独审批，堵塞漏洞。
4． 销售部办公费用开支做到厉行节约，需购买办公用品时，事前提出书面申请，经主管同意后方能购买；
5． 差旅费开支实行先由销售经理负责计划，经总经理审批后方能预借。
6． 注重费用效果分析：尽可能量化费用投入效果，分析费用增量与销售增量的比率，评估费用投入实质作用，避免不合理或低效开支。按月提供“费用/销售额目标”比、“费用预算与实际开支表”，加强动态趋势分析和预算执行分析，加强监督作用。
八、内部报告制度：要求建立和完善内部报告制度，全面反映经济活动情况，及时提供业务活动中的重要信息，增强内部管理的时效性和针对性。
销售部内勤应每周向公司提交销售部门的运行报告，报告内容包括：费用、客户资料、业务活动、营销员分布状况等。要求充分利用电子信息技术手段建立管理系统，减少和消除人为操纵因素，确保管理的有效实施，并降低管理成本。
九、按照以下程序办理货币资金支付业务。
1． 支付申请。公司有关部门或个人用款时，应当提前向审批人提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关证明。
2． 支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准。
3． 支付复核。复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付公司是否妥当等。复核无误后，交由出纳人员办理支付手续。
4． 办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。
5． 公司对于重要货币资金支付业务，应当实行集体决策和审批，并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。
十、票据及有关印章的管理
1． 加强相关的票据的管理，明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序，并专设登记簿进行记录，防止空白票据的遗失和被盗用。
2． 加强印鉴的管理，财务（发票）专用章应由专人保管，个人名章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项或开出票据所需的全部印章。
3． 按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务，必须严格履行签字或盖章手续。
十一、销售与收款
1、应当将办理销售、发货、收款三项业务的部门（或岗位）分别设立。
(1) 销售部门（或岗位）主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货款。
(2) 发货部门（或岗位）主要负责审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。
(3) 财会部门（或岗位）主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款回收。
(4) 不得由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。
2、加强对销售业务的管理，遵循规定的销售政策和信用政策。对于超过公司既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售业务，公司应当进行集体决策，防止决策失误而造成严重损失。
3、对销售业务应当建立严格的预算管理制度，制定销售目标，确立销售管理责任制。
4、建立销售定价控制制度，制定价目表、折扣政策、付款政策等并予以执行。
5、按照规定的程序办理销售和发货业务。
(1) 销售洽谈。公司在销售合同订立前，应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。谈判人员最好有两人以上，销售谈判的全过程应有完整的书面记录。
(2) 合同订立。授权人员与客户签订的销售合同应符合《中华人民共和国合同法》的规定。金额重大的销售合同的订立应当征询法律顾问或专家的意见。
(3) 合同审批。建立健全销售合同审批制度，主管领导应对销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格把关。
(4) 组织销售。公司销售部门应按照经批准的销售合同或已收款的销售业务编制销售通知单，通知发货部门、财会部门；由财会部门根据销售发票通知单向客户开出销售发票，编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员应相互分离。
(5) 组织发货。发货部门应当对销售通知单与销售发票相互核对后，严格按照销售通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式组织发货，并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制，确保货物的安全发运。外地营销员通知销售部发货的，为便于备查，各区域均以传真件或其他有效证明为准，物流配送实行专人负责，依据各销售区域提出的数量、规格、时间、交货地点，准确无误地配送。负责物流配送人员，应每月底统计各区域销售情况、货款回收情况，按时上报公司。
十二、销货退回
销货退回。公司的销售退回必须由销售主管报经总经理审批后方可执行。销售退回的货物应由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。质检部门应对客户退回的货物进行检验并出具的检验证明；仓储部门应在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告；财会部门应对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜。
十三、折让与折扣、返利返点等在财务运作方式上的选取，应以合理纳税，不增加交易成本为原则。
十四、销售内勤管理
1． 应当在销售与发货各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的销售登记制度，并加强销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票等文件和凭证的相互核对工作。
2． 销售部门应设置销售台账，及反映各种规格产品等销售的开单、发货、收款情况，销售台帐应当附有客户订单、销售合同、客户签收回执等相关购货单据。
3． 应将销售收入及时入账，不得账外设帐，不得擅自坐支现金；销售人员应当避免接触销售现款。
4． 建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部应当加强应收账款的催收，销售部财务管理人员应当督促销售部门加紧催收。对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。
5． 按客户设置应收账款台帐，及时登记每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况。
6． 业务人员应搜集所有经销商和客户基本资料填立“客户基本资料表”，经审核后交内勤归档，应对长期往来客户建立起完美的客户资料，并对客户的动态资料记录及时更新。
十五、采购管理
1． 确保办理采购与验收业务的不相容岗位相互分离，制约和监督。
2． 应当按照请购、审批、采购、验收等规定的程序办理采购与验收业务，并在采购与验收各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。
3． 应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，除例外紧急需求的特殊采购可先电话请示后补办手续外，均应由公司对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。
4． 应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式，一般采购应采用订单或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买方式；对采购方式的确定、供应商选择、验收程序等采购过程应高度透明。
5． 应取得合法的采购凭据。
十六、管理制度的检查
公司管理委员会应当重视对销售管理的监督检查工作，定期或不定期地进行检查。平时，销售部经理应对本部门的情况经常进行自查。
检查的主要程序：
(一)对管理规范的执行情况进行检查和评价。
1、货币资金业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象。
2、货币资金授权批准制度的执行情况。重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。
3、支付款项印章的保管情况。重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。
4、票据的保管情况。重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞。
5、销售与收款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在销售与收款业务不相容职务混岗的现象。
6、销售与收款业务授权批准制度的执行情况。重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。
7、销售的管理情况。重点检查信用政策、销售政策的执行是否符合规定。
8、收款的管理情况。重点检查公司销售收入是否及时入帐，应入帐款的催收是否有效，坏账核销和应收票据的管理是否符合规定。
9、销售退回的管理情况。重点检查销售退回手续是否齐全、退回货物是否及时入库。
10、采购与验收授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与验收业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。
11、有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。
(二)写出检查报告，对涉及会计工作的各项经济业务、内部机构和岗位在内部控制上存在的缺陷提出改进建议。
(三)对执行管理成效显著的内部机构和人员提出表彰建议，对违反管理的内部机构和人员提出处理意见。
十七、附则
本制度由公司管理机构负责解释。
本制度自发布之日起施行。
重庆XXXXXXXXX公司
2003年 月 日 |
|
收藏
分享
有用
无用