第一步： 收集 （ STEP 1: COLLECT ）
- 收集（知识获取）是指个人从已有的知识源（包括显性知识和隐性知识）中得到有用知识（包括事实、经验、技巧、规律等），并用各种知识表示方法表示出来的过程。
- PKM2 以拖放的方式采集网页内容，以导入文件的方式采集本地文件内容，以笔记的方式记录思想片断和知识点；采集网页内容时自动获取标题与网址，采集本地文件内容时保持原目录结构批量导入，笔记中可以随意标注插图，图片和文字全部入库，内容采集过程简便快捷。
第二步： 组织 （ STEP 2: ORGANIZE ）
- 获取资料只是知识管理的第一步，而怎样对这些资料和知识进行管理才是最重要的，因此个人知识管理的第二步就是建立自己的知识系统架构，即知识的组织。有系统的知识架构，将有助于将资料的储存与将来的快速撷取；缺乏系统化的分类架构，将造成日后撷取、整合资料与创造知识时大量的时间浪费，达不到通过知识管理提高个人工作效率的目的。
- PKM2 中知识结构由树状目录表示，知识点由列表目录表示；目录树高度为 99 级，宽度无限，目录树中每个文件夹表示一个知识单元，文件夹可以通过拖放重组；列表目录容纳文章数无限制，可单选或多选拖放文章到目录树实现知识点的重新分类；对目录树重组时，当前文件夹、下级各文件夹及各文件夹包含的文章均保持原有关系结构划入新类。
- 随着个人知识的不断积累，个人知识库的内容也不断丰富。要使个人知识库充分发挥效用，必须持续不断对个人知识库进行维护和管理。一般而言，个人知识的更新应主要作好以下工作：增添新的学习资源和知识类别；删除、修改和更新部分资源；进一步完善个人知识管理准则；协作学习以交流和共享知识；在知识管理的实践过程中，逐步完善个人知识结构。
- PKM2 带有一个 HTML 所见即所得编辑器，界面和功能上与 WORD 编辑器相差无几，可以实现对表格、图片、文字、段落等对象的复杂排版。
第四步： 存储 （ STEP 4: STORE ）
- 知识的存储是指将知识存储在载体的过程，知识的存储是为了利用和共享，也是为了发现新知识提供素材。存储知识的工具、载体、空间、方式和方法均以信息技术为依托，并不断更新换代，确保知识的存储更有利于个人知识的交流、利用与创新。
- PKM2 将你从网页上抓取的文字和图片、本地导入的文件或图片等数据集中存储与 PKM2 同级的 PROJECTS 目录下，每个目录都是一个独立的项目（相当于其他同类软件中的书籍）。如果要备份和恢复数据，只需将这些项目文件夹拷出或拷入即可。数据存储采用开放的通用数据格式：HTML 文件和ACCESS 数据库，既保证了存储的快捷性和数据的安全性，又有利于在数据层上进行二次开发和利用。
第五步： 检索 （ STEP 5: RETRIEVE ）
- 结构化存储的直接目的就是为了必要的时候快速地找到所需的知识点，检索的目的是为了利用知识，知识的利用就是知识从理论到实践的转化过程。当个人在工作、学习、生活中面临各种问题时，借助个人掌握的显性或隐性知识，应用到实践中以解决问题，创造个人价值。因此找到有用的知识并加以利用是实现个人知识从个人知识形态本身到个人价值转化的关键。
- PKM2 可对库存资料进行多关键词全文检索，对记录集模糊匹配；可在标题、正文内容、作者等字段中快速定位所需资料；可以整库搜索，也可在指定类别及其下级类别中搜索。检索词以不同背影色高亮反显标示。
第六步： 共享 （ STEP 6: SHARE ）
- 知识共享就是把个人置于由许多学习者构成的知识网络之中（也就是野中所说的 Ba），进行知识交流。其目的在于通过知识的交流扩大知识的利用价值并产生知识的效应。在个人的知识管理中，个人知识共享的愿望并不强烈，这是与组织知识管理最大的区别。但作为知识经济时代的知识工作者，必须认识到知识共享的重要性。一个苹果被别人吃了自己就没有了，但知识与别人分享后还可能增值，知识的不易损耗性是知识共享的理论基础。
- PKM2 设计之初就已将知识共享作为其首要功能，并在设计上完全体现了知识共享的精神。进入 PKM2 的数据可以导出为标准的 XML 数据供其他系统使用，可以导出为 CHM 电子书便于网络传阅，也可以生成 EXE 光盘数据库提供单机查阅，还可以直接发布为 WEB 文章系统，在互联网上与千千万万网民共享。
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