[转帖]电子邮件能作为证据吗？

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电子邮件能作为证据吗？
中国劳动争议网律师 陈朝阳


    问题：

    我到公司日期为2003年7月10日，已一个多月了，到现在公司还没有和我签合同。根据我最近的了解，这家公司是不和员工签合同的，尤其是外地员工，而上海的员工也并不是所有的都签，只是签了2-3人。我是一名上海员工，我的工作是做人事的。

    昨天公司领导跟我说让我招一名技术助理，原因是现在的那个技术助理已怀孕，可能不能胜任此工作，准备把她给辞退。我知道这是不符合劳动法的。从这两件事可看出公司根本没有遵守劳动法。

    公司不给我签合同，我就没有保障，而且也不能交纳四金。上次我咨询了83666，那位工作人员和我这样说：如果你现在还想继续做下去，不和公司起冲突，那么先不吭声，但要取到证据能证明你在此公司工作，到你不想做的时候，你可以向有关部门申请仲裁，讨回你应该得到的东西。

    现在我存在的问题就是我找不到有关证据，我们公司即没有考勤卡，也不给工资单。我现在唯一能证明的就是我每天要收到老总（一名德国人）发给我的E-mail，因为我们的办公方式是这样的，如果你有什么工作任务，老总会发给你电子信件。我的工作信箱从我到公司工作起几乎每天都会收到老总的信件。我不知道这个能做为证据吗？能证明我在公司工作过吗？你能帮我想办法吗？谢谢！

                                          baobao

    答复：

    您好！

　　我认为你的提问中有两方面的问题要解决的，即电子邮件能否作为证据和怎样才能证明你在这家公司工作过。我的意见是：

　　随着现代科学技术的发展，人们传递信息的手段多样化、科技化，而电子计算机储存的信息也就成为了能反映客观事实的载体。使之成为一种新型的诉讼证据，这在理论和实践中已为国内外司法界广泛认可和运用。

　　所谓证据，就是能证明一切客观真实情况的事实。诉讼证据，应该具备三个最基本的特征：客观性、关联性、合法性。而真实有效的电子计算机储存的信息是完全可以具备以上特征的，可以成为一种诉讼证据。

　　我国立法上早有突破，并在相关法律上加以规定。比如《民事诉讼法》和《行政诉讼法》就规定了视听资料可以作为证据，在证据理论界的解释是，视听资料就包括录音、录像和电子计算机储存的信息，也有人认为称为音像资料更准确。

　　1999年3月15日通过的《合同法》第十一条更是明确规定：“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”合同法第一次这样明白地把电子数据交换和电子邮件确定为书面形式，即把电子邮件作为合同的组成部分，可以证明合同当事人双方之间的约定和有关事实。

　　从以上的说明可以看出，在理论、立法和司法实践中，电子邮件可以成为证据的地位早已确定。你打算以老总的电子邮件来证明你工作时间，是有法律依据的。

　　同时我们还要看到电子证据有其特殊性：高科技性、易破坏性、技术含量高、易被伪造和篡改，所以，在实际操作中，要使之能顺利地作为证明案件事实的证据还会遇到一定的困难。有时，把这种证据作为间接证据来使用，即还需要其他证据来佐证。

　　另外，一个现实的问题是，在你离职时你不可能把计算机带走，你只能打印出来或通过磁盘复制，这样，你所持的打印文件和磁盘复制文件属于一种复制品，其证明效力是要大打折扣的，因为复制品更容易伪造和篡改，其真实性更值得怀疑。

　　对此，2001年12月6日通过的法释〔2001〕33号《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第二十二条规定：“ 调查人员调查收集计算机数据或者录音、录像等视听资料的，应当要求被调查人提供有关资料的原始载体。提供原始载体确有困难的，可以提供复制件。提供复制件的，调查人员应当在调查笔录中说明其来源和制作经过。 ”第六十九条规定：“下列证据不能单独作为认定案件事实的依据：……（三）存有疑点的视听资料；（四）无法与原件、原物核对的复印件、复制品；……”

　　我们有什么办法使电子邮件既能做为证据使用，又能保证它的证明效力，甚至使之成为一种直接证据呢？答案是肯定的。
　
　　我认为你可以采取如下一些方法来履行你的举证责任：

　　（1）因为电子邮件、EDI（电子数据交换）等数据电文都会自动保存发件人邮件地址，发送时间，发送数据计算机的IP地址。这都是证明事实的有力证据。你可以打印出来，并请相关同事在该文件上签字，甚至盖章。在工作交往中，你并不需要说明你的真正目的，而是利用其他借口就可以获得这种机会，比如你老总下达的指示要实施的，你就可以找相关部门和相关人员，甚至你的主管，借口要他们同意和确认、协助你实施老总的指示而要求他们签名。你再保存这份文件就是一份有利的证据，因为上面有时间、工作内容和无利害关系人的签名确认。

  　（2）你可以在申请劳动仲裁前，向法院申请证据保全，查封、扣押储存资料计算机或存储设备（比如硬盘），法院人员在笔录上注明扣押存储设备的品牌、型号（某些品牌的存储器具有惟一的识别号）。保全电子证据并不是简单对数据进行拷贝、导出就能实现，往往还需要聘请专门人员对数据进行还原处理。

　 （3）对于涉及到他人（包括第三人）的权利及公司隐私权的电子证据、隐藏或加密的电子证据、被破坏的电子证据、扣押存储设备将造成较大损害后果的及危害他们的数据安全的。则可以申请法院在采取保全措施时，由权威技术机关对电子证据以书证或鉴定结论形式提交的。

　 （4）在可能实现的条件下，还可以申请公证，即由公证机关对计算机里储存的信息和原始状态进行记录并进行公证。

　 （5）为了增加电子证据的效力，你还可以在向你老总或同事发送电子邮件的同时，在提供电子邮件的服务器上设置保存一份副本（一般都有这种功能的），这样一旦出现争议，也可以通过相关程序，直接到网络（服务机）上提取证据，这样的证据比存放在网络终端（客户机）上或移动存储设备上的证据相比，其证明效力是大大高于后者的。有些电子邮件还有电子签名。

　 （6）提醒注意一点：即你的电子邮件的签名应显示你身份证上的姓名，而不是你的英文名，否则，到时你还得证明该英文名就是你本人。

　　从以上情况可以看出，利用电子邮件来做为证据使用，虽然法律上认可，实践中也有操作，但其程序复杂，增加了当事人举证的难度。我认为，最好还是有其他证据来证明更好。既然你在该公司工作，应该是有很多机会和条件获得相关证据的，比如任何有你姓名的公司文件，而文件上又有其他同事的签名、或公司盖章；或你以本公司名义与公司以外的单位和人员发生往来的资料，比如通知、合同、参加招聘的通知及资料、传真，等等，不一而足。甚至，你可以借口办理私人事务而办理工作经历公证。如是外来户口，办理的暂住证上载明的服务单位也是一种证明。等等方法，即只要是能证明你工作期间或工资金额的一切资料和事实都可作为证据使用。

　　另外，我还向你说明一下举证责任分配的情况。

　　2001年3月22日通过的法释〔2001〕14号《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十三条规定：“因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。”

　　根据这个规定，证明工作年限的举证责任是单位，即你如果申请劳动仲裁，提出已工作3年，而单位认为不是3年，是2年，则单位需要提出证据证明他的主张，如果双方都没有证据的，则不利后果由单位承担，则裁决工作年限为3年。当然，你也有权利提出你的证据证明是3年。

  　但在单位提出相关证据证明他的主张之后，如你表示反对的，则举证责任转移到你这边，由你提出反证来证明单位的证据的不真实性。因为，有些情况下单位为了胜诉，不惜伪造证据，这种情况下能提供你平时保存的证据，将会大大对你有利。

　　另外是一个专业之外的问题，我的印象中德国人是比较讲诚实和信用的，特别严谨和守规矩，一般不会这样，是不是他们确实不了解中国法律及违反中国法律的后果，或你公司中国主管的一些守旧观念造成了目前这种情况。你是做人事的，如有机会可以坦诚地与公司老总谈一谈你的看法，当然是站在有利于公司利益的角度和人事管理的角度来谈，比如说明如能较规范地遵守中国法律，给予职员公正合理的待遇，这样是更有利于企业吸引人才、留住人才，创造良好的企业文化，促进公司的持续发展的。等等。

　　按我的观点来说，不与职员签定劳动合同，对企业来说是弊大于利，是不可取的做法，签劳动合同可以通过约定来减少企业的成本的支出和人员的规范管理。企业为了减少成本，只能合法合理地规避法律（劳动争议网有很多这样的培训，如合理减少加班工资、合法地减少经济补偿金的支出、采取有利的方案较少成本解除劳动合同等，合法合理地规避法律的前提是不违法，不会承担法律风险）；而不能象这样不签劳动合同类似的直接明显地违反法律的做法，否则，这样带来的法律风险和人事管理成本是很高的，不要捡了芝麻，丢了西瓜。

　　以上意见仅供你参考。

                               你的朋友：陈朝阳律师



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