PMC—海月晴空(第二组)学习小组W34

成成

组长：Alice2008 组员：Janice9008、A622、破勺、iso、vviiqq、h13333009、WISDOM 组名：PMC-海月晴空团队 来源：晴朗的夜空下，一轮明月升起，海风从窗外吹来，遥望窗外点点船只，起航的帆船慢慢的驶向彼岸.......轻轻的敲着键盘，放下疲惫了一天的心，轻松到栖息谷来，与各位网上栖息谷家人交流知识，分享快乐......... 口号：互动沟通，活力无限 项目：旅游项目 项目描述：由于大家（组员：Janice9008、A622、破勺、iso、RLIUBIN、qq007，Alice2008、）的良好表现，公司决定奖励大家一个休闲的假期出游（时间为1周），旅游可以报销的资金为5万（多出部分自理），度假的地方可以自己选择，现在我们的旅程将要开始，请大家以此为项目，充分发挥自己的驴行经验，结合学习提纲思考相关的事情。如旅行前、旅行中、驴行后的相关项目....... 等待大家的发挥了！ 本周计划： 1）完成我们海月晴空组的LOGO设计（ALICE2008负责协调） 2）旅游项目的启动和实施（因为这是自助游，暂时由RLIUBIN负责前期准备工作，即出行前的地点选取，安排，要确保我们大家玩得开心！） 请参考：http://www.21manager.com/dispbbs.asp?boardid=51&id=15648&star=1 3）请其他组员积极参与讨论，谢谢支持！ 4）........ 海月晴空小组第一次会议提要 会议时间：8月6号晚上8：00－9：00 邀请出席：海月晴空小组全体成员，成成，其他组员也可以旁听 会议方式：MSN 会议主持：ALICE2008 (后备主持：rliubin，因为楼下的交换机好像有些问题，有时会出现掉网的情况，如果我没有准时出现在MSN上，请rliubin按时开始。) 会议记录保存：破勺、Janice9008（请两位将MSN的谈话内容信息保存成一个文件，会后E-MAIL给主持，以便整理相关的内容！为什么要2个人保存记录呢？——因为要是电脑出毛病，这就有些麻烦了。呵呵！多谢协助！） 会议内容整理：主持（ALICE2008） 暂定内容如下： a) 自我介绍（工作行业，兴趣爱好.......） b) 团队项目的开展和实施（讨论LOGO的确定，项目的学习和启动） c) 项目过程中遇到的困惑 d) 你所期待组织讨论的自由话题 e) 项目管理过程中的实战经验心得 f) 其它.... 海月晴空小组会务组织形式建议 （初步拟定的方案，请各位组员补充） 我一直相信“实践中学习”是最好的学习方式，所以给予实践机会也是最好的培训机会。我建议海月晴空小组采用如下沟通方式：轮值主持会议制度，让大家都有锻炼的机会，同时保持大家的良好沟通，讨论学习的情况，及时处理面临的问题。 会议周期：每周召开一次全体成员会议，原则上要求每个成员都参加讨论，会议的讨论时间为一个小时。 会议的组织形式：采用轮值制度，本次会议的主持指定下一次会议的主持人。循环一次后，再按此轮值下去。 主持的任务： 每周的主持，提前一天将会议纲要拟定，并发给大家。 主持可以指定相关的会务协作人员。 会议的内容整理和心得有此次会议主持搞定，并将会议内容总结放到网上！ 组员的任务： 参考会议提纲，拟定初步的想法或建议 协助主持的工作。 缺席组员： 可以登陆网站，看本周的会议总结。并补充发言！ …………. 欢迎大家补充！ ALICE2008 20030805

[此贴子已经被作者于2003-8-24 21:47:52编辑过]

破勺

ALICE2008：
        你怎么了？为什么不发言？大家沉默了几天了，我们的船修好了吗？
期待ing

成成

ALICE病了，因为旅游项目太牵扯精力，她就装病了，出身未捷身先病，我们的风险不小哦

rliubin

希望ALICE一切都好，我出差上海4天，25号回归，向头请假

iso

Alice2008
我们都很关心你的

alice2008

以下是引用成成在2003-8-21 14:13:00的发言：
ALICE病了，因为旅游项目太牵扯精力，她就装病了，出身未捷身先病，我们的风险不小哦

大头，你冤枉我，5555

alice2008

这周我们的项目基本上在原地踏步，项目没有推进。相信大家都挺着急的，我也一样，尽管这几天感冒，身心疲惫。想想前面没有完善的工作，本周末群策群力，共同讨论完成。稍后我会将相关的内容发个大家。

alice2008

关于项目上面的失误或经验，我总结几点和大家共享。（无论是成功的经验，还是失败的教训，我都要总结一下。）
     经验之一：风险意识；
     对于没有完成的项目，都存在风险。尽管风险不可避免，但是可以遇见，并采取预防措施，将风险降到最低。本周的会议就是一个例子，ROB该打PP，J为了开会还专门将耳机等东西带回来了，还没有吃饭呢！俺也没有休息就爬上来了，胡涂管家和大头都早早登陆了。因为大家都关心这个项目，希望能够顺利推动项目的进展。以后我们的小组开会沟通时间请务必准时参加，尤其是主持人（如果可能有意外情况，请指定一个后备），这样即使有事，项目也能照常进行，当然能提前通知到各位是最好的。
     本周工作的搁浅，是因为我没有授权让我的伙伴来推进项目，使大家都处于观望状态，是我考虑不周的地方。
     这些失误，可以通过完善海月晴空项目组的组织机制和各项章程来避免。随后将讨论，并形成小组的组织制度。

[此贴子已经被作者于2003-8-22 20:40:53编辑过]

alice2008

经验之二：
   当项目出现风险时，应该怎么办？？........
   思考总结中........
   
   关于我们的项目，如果是一个休闲观光性的旅游项目，作为学习PMBOK的项目，有些东西的学习可能会不好开展，为降低我们项目的风险，建议是否更改一下项目？

alice2008

经验之三：关于会议的主持

对于主持会议，想必大家已经有相当的经验。这是在项目沟通必不可少的东东。下面我提供一份参考文件，愿能为大家提供帮助。请参考————

《怎样召开及主持会议》
                                             
会议要三要：
1、        时间要短
2、        要有结论（不能“会而不议、议而不决、决而不行、行而不彻底”）
3、        要多数人满意
一、前言:
开会的目的：
1、        提供信息：[举例]总经理参加欧洲展览会，回国向各经理报告情况
2、        收集资讯：如总经理开会征询大家对加薪的意见
3、        解决问题
4、        推销观念：大家不能接受，用孔雀开屏的方式、用SWOT分析的方式，让底下的人能够接受。如推销新制度。
5、        培育人才：（会议是培育人才最便捷的一条道路）如王永庆午餐报告，报告好马上升。有的公司推行一 日总经理制，在总经理室的旁边有一个座位，由一级主管轮流来当，所有要报告、解决是问题都由一日总经理批，再送到真总经理处，进行评价。

无效益的会议是一种浪费；主持人失控的场面是一种领导者不成熟的表现。
任何会议要选一个主席，把他变成老虎型。
部属四种人：
1、老虎型，做事积极、脾气大，顶尖拔萃——需要不怕困难的人推动新项目；
2、孔雀型，能说，善于激励士气；
3、猫头鹰型，非常细致，善于发现问题，如工资、校对；
4、无尾熊型，没有意见做就好，第一线的人就按SOP去做。部属同质性不能太高。
主管五个面：主管要把上述四种全部串联起来，多一个变色龙型，“对人说人话，对鬼说鬼话”。当你软弱无能的时候就老虎发威，展现魄力，当大家干得很好的时候就孔雀型——“干得不错”，当你送报表来的时候就猫头鹰型，“这里错，那里错。”部属谈事情是时候就listen, 无尾熊型。
所以开会的时候最后目标只有一个，开会要成功一定要众智思考,独裁行动。众智思考不能老虎型，否则“强将手下皆弱兵”。会议的决策就是行动的开始，不管会议中有多大的意见，一定要少数服从多数，多数尊重少数，独裁行动。

二、一般企业开不好会议的主要原因何在？   
(一)没有中心议题和会议规范。
先定义（know what），如讨论调整工资的幅度。
会议规范是流程进度和时间的管控。
(二)事先未知会出席人员( 临时通知开会 )。
被咨询的配角会前要知会，开完会议就离开。
(三)出席人员未充份准备相关资料或平日对资料未经整理备用, 变成发言单。
本身要准备database（基础资料），如厂长的基础资料有品质状况、故障率、成本控制，等到有人问到手一翻就有。做顾问的一定有database,提到问题一定马上show出来，这样才专业。
(四)主席缺乏诱导会议氛围之能力 ( 肯定少、批评多 )。
让大家觉得开这个会对他是有帮助的，引起兴趣。[跳蚤爬行训练]
(五)参加人员怕发言或发言未做纪录。
台湾有一教授说：“我们中国人面对另外一位交谈的时候，先说先死，不说也死。”[提问：开会的时候不让自己死掉的方法]“讲废话不死。”意思是应该有所准备，问清楚开会的主题，做成备忘录。
(六)未掌握每一主题发言时间, 主席未加以控制, 导致冗长发言。
三、怎样开好会议:
必须符合经济性、时效性、绩效性与人性等原则
经济性：考虑开会成本，不必要的人不参加。不发资料的无纸张会议，都用powerpoint show出来。
时效性：准时开会、准时结束。
绩效性：要有效益和效率。会议要有结果，结果要多数人满意。
人性需求名、利、安、情，要尊重人。开会不要做太久等。
(一)事前准备要周详( Plan )
(二)会中讨论要具体( Do )不要超越主题
(三)会后将纪录会签各出席人员并进行跟催至结案( See )
会议结束，行动开始，一定要有人画押。
(四)掌握众智思考,独裁行动的模式
讨论的时候大家都发言，但是当主席总结之后，所有人要全力支持，只有一个意见。
(五)求活泼感、节奏感与弹性感, 以去除僵化气氛
弹性：原则不变，方法无限多。
四、有效主持会议的几个原则：
(一)先开口点题。
主席先讲：“我们这个问题，希望大家多多发言。”
(二)再以妙喻引题。
如调整薪水：水涨船高，当船破了一个洞的时候怎么办？减轻重量，把不重要的丢掉。今后公司要裁员，首先肯定是高阶主管，砍大象的腿比猎杀一群蚂蚁强很多。调整薪水来看我们的获利能力、同业状况、市场状况，希望大家在讨论中注意。
(三)善用他力发言，撷取“众智思考”之智慧。
主席本身有答案和主见，要隐藏起来。
(四)能展现担当、敢于拍板，以独裁行动去除争议话题，以讲究效率。
老虎发威，再孔雀开屏
(五)记住少批评多肯定。
(六)善用听七说三原则，勇于引导、妙喻和总结肯定会议结果。
好的领导是大海，接纳再整合，用海浪推回去。
(七)在会议结束前就会议记录(如附表一)反馈与提醒议决事项、内容及负责人和完成日期。
通报议决结果及执行单位、完成期限。重要的事情重复讲
五、结语:
会议是建立企业共识与部门间充分沟通最便捷的道路, 更是经营管理运作过程最有力的武器之一。

怎样控制会议的气氛：
1、有人发言离题，怎么办？
委婉的切断。多赞扬、少批评。他讲的对你是来说是废话，但对他来讲是很宝贵的话。我们把垃圾倒出去，有很多人在垃圾里面挖宝。
2、与会者交头接耳，怎么办？
“你们两位谈什么？声音大点好不好，让大家分享一下。”
3、与会者发生争执，怎么办？
把问题搁置到后面；会议追求什么是对的，而不是谁对。用SWOT分析拿出来比较。
4、与会者分心（打电话、走动频繁），怎么办？
有的公司挂一幅禁止手机警示牌，急的事情不重要；会场外面有一临时总机小姐，在手机上贴上主人名单，“您好，请问您找***有什么事？”；会场手机响起，暂停会议，休息10分钟。
5、少数人垄断发言，怎么办？
点名发言。
6、主席自己离题，怎么办？
（其他人坐立不安）勇敢的道歉。