项目管理的基本概念与应用 ( 一 )(COME FROM HRCLUB)

成成

项目管理的基本概念与应用 ( 一 )

何谓项目管理 ( project management )？根据Bee ( 1997 ) 提供的定义，项目管理须具备四项特质，分别为：目标清晰及可界定、涉及一连串的相关活动、特定的完成期限，以及具有特色非惯常之例行活动。

踏入21世纪，各行各业所面对的经济变动加速，产品及服务周期急剧缩短，加上竞争激烈，很多企业对其营运本身都不敢掉以轻心，更将营运过程各自成立为一项目，为求顺利完成整个项目，便任命一位主管出任项目经理，专责统筹项目自始至终的各样安排，以求贯彻始终。

项目管理的范围

另一方面，不少企业发觉除日常运作外，更要因应一些特殊的情况或突发需要，成立针对性的专项任务，如将营运方法电脑化、开发新产品及服务、搬迁厂房或写字楼等。由於这些专项任务均要分阶段在限期内办妥，而每个阶段都牵涉不同人手及部门，并要跟外界如供应商等联络，所以也需要有项目经理由始至终负责统筹管理，项目管理之应用遂日见普及。

项目管理基本四步骤

如要把项目顺利办妥，项目经理便要采取以下四个基本步骤：

1. 积极筹备

首先要做好资料搜集，如详细与项目委派人沟通，探讨有关推行项目的目的、应涵盖的范畴、期望项目可为企业带来的效益，以及推行项目期间可运用的人力、物力及资源等。同时亦要与受影响的部门沟通，查察对推行项目的反应，谘询有关人士的意见及翻阅同类计画的纪录等。 充分的搜集资料，一方面有助项目经理将项目完成时可能出现的情况描绘出来，即所谓「愿景」。愿景愈清晰，项目经理便愈能策画出项目的路向和明确地订定项目的目标。另一方面，若项目经理能查探相关部门和有关人士的反应和意见，则更有助掌握日后推行项目时将会遇到的助力及障碍，及早作出相应的部署，收事半功倍之效。

2. 详细策画

有了愿景便要详细策画工作蓝图，包括任务清单及工作程序表。项目经理可先把整个项目按阶段分析所需工序，如搬迁写字楼可分成「估计所需面积」、「物色地点」、「编排部门位置」及「搬迁行动」等，跟着便要招揽适当人手成为项目成员，负责各工序和考虑相关的局限条件，例如时限或可应用金额等。

项目经理应多与项目成员共商策画事宜，一同制订工作目标、拟定任务清单和工作程序表等，这样才可一方面增进整体共识，另一方面各成员因有份参与制订工作目标，凝聚归属感，日后必加倍努力以赴，大大提升任务之成效。

3. 推行计画

经过详细策画，项目成员都各自清楚本身担当的任务，项目经理在推行计画上便要考虑风险管理和监控工作。风险是指一旦出现不可预料的事故会导致项目未能如期完成的问题，例如搬迁写字楼计算所需面积失准，或搬迁过程遇上台风等，项目经理要衡量风险的发生机会率和一旦发生可引致的后果，有助防患於未然和事先做好应变工夫。 在监控工作上，项目经理要经常跟进项目进展的实际情况。若进度与策画所订的工作目标相差太远，或不幸出现风险式的问题，项目经理便要作出补救或应变措施，例如加班赶工、增调资源或外判工序等，务求令项目的进度纳入正轨，如期完成。

4. 项目总结

当完成整个项目的工作，项目经理便要将完工的成果移交到有关部门跟进。例如做产品设计的，便将新产品的规格交生产部进行生产；同时亦应进行检讨，向项目委派人汇报及记录存案，将推行项目实际所投入的人力、物力及得出的成效，与原先所订的目标作一比较，交代 中成败得失的原因，并提供资料，方便日后作同类型项目时参考之用。

成成

项目管理的基本概念与应用 ( 二 ) 团队的成长

　　 上期我们介绍了与项目管理有关的四个基本步骤，包括积极筹备、详细策画、推行计画和项目总结；今期我们会探讨项目团队成长的几种模式。

项目管理的成功关键，可说建基於项目经理能否将一群来自不同部门的项目成员，组成为一支群策群力的团队，而从开始物色及召集人手，至演变成整体合作无间则可分为四个进阶模式。

组合期

团队刚刚拉集成军，项目成员对项目的目的、自己要担当的任务、应涵盖的范畴、本身应发挥的功能及与其他成员的配合等等都不甚了了。项目经理在这个阶段便要做足沟通工夫，帮助各成员认清方向，解释项目可为企业带来的效益，争取各成员的信任，建立团队的处事规则，营造团队应有的凝聚力。

摸索期

当项目成员了解项目的方向及目的後，项目经理便要演绎自己筹画的工作蓝图，跟各成员探讨各项任务的可行性，由於大家各有观点，处事手法不同或各有难处，所以冲突在所难免。项目经理不妨以身作则，开心见诚地将自己的意见表白，鼓励各项目成员坦白相处，一齐共商解决问题的方案。若要作出取舍，便应说出理由和可导致的後果。

项目经理在这阶段最重要的是积极带动整体整合，以便适当地分配工作岗位，时间上如何能互相配合，尝试订定一个既符合项目的相关局限条件，同时又取得各成员都可接受的项目进度时间表。

共识期

经过一段整合期，项目成员间均清楚自己的岗位和责任，开始各司其职，整体工作渐具队型。项目经理在这阶段要肩负统筹的工作，密切知会成员有关项目的进度，及表扬出色的表现，有助彼此间建立互信及良好的工作关系。

发挥期

当项目成员积累合作的工作经验，有了默契，知道如何互补长短的时候，便可发挥一加一大於二的工作成效。项目经理在这阶段可加强联络工夫，为成员穿针引线，从旁协助激励。另外，也不妨在恰当时段加强工作挑战性，令成员更加投入。

成成

项目管理的基本概念与应用 ( 三 ) 团队的五个作用

　　 伴随着项目的积极筹备、周详策画和顺利推行，一个成功的项目管理背后，不能没有一支有效和分工得宜的团队作出适当的配合，以期达致更佳的成效。

项目管理的理想运作是集成员的努力，互相辅助和激励，做到一加一大於二的成效。所以项目经理应鼓励成员不分彼此，踊跃提供意见，队员有人支持便能引起共鸣，有人批评便可促成审视所提意见优劣的机会。

有效团队应齐备的角色

除了鼓励交流意见外，还要兼顾推行实务，安排人选综观全局，维系团队内部及对外的关系。在团队合作中，项目经理不一定要事事作主，而是带动和调配各人扮演不同角色，发挥协调、思考、批判、凝聚和实干等五个作用。

要项目成员扮演不同角色，发挥五个作用的目的是：

1. 协调：确保工作目标清晰，各人均有份参与及承担责任。
2. 批判：对无效益之举，提出质询及带头探索改善。
3. 实干：提醒各成员要面对现实，完成手上的工作。
4. 思考：提出新颖意见，将他人的意见加以发挥。
5. 凝聚：营造和谐的工作关系，纾缓紧张工作气氛。

项目管理常用工具

工欲善其事，必先利其器。项目经理在详细策画工作蓝图和监控项目进展上，可以借助下列工具，以促进成效：

1. 任务清单 ( checklist )

当将整个项目按阶段分析工序时，项目经理可制作一张任务清单，记下每个工作内容、承上接下连贯的步骤、所需时间、可应用资源、局限条件及负责人等。这有助减少遗漏及明确地将任务分派给各项目成员。

2. 工作程序表 ( flowchart )

工作程序表是将一连串订定的任务，依先后次序排列，并在每个任务上注明负责人、开始及完成的时间。工作程序表可显示须完成工作的先后次序，令各工序间的相互关系一目了然。项目经理可利用工作程序表，将项目进展的实际情况和计画作出比较，从而对工作任务的进度作出调节及控制。项目经理亦可应用电脑软件，如Microsoft Project绘制工作程序表，方便定期更新资料，及作为与各项目成员沟通之用。

blacksoul

顶一下，表示我看过了。。。。呵呵~~~very good 可是没有记住，等下次再来看好了。大家不要使他被淹没阿~~~

woody

太好了！
还有没有其它的？

fine

研究中！

用Microsoft Project和Excel画工作程序表 ( flowchart )是我的难点，因为很少做过的原因吧！希望以后多向成成学习！

[此贴子已经被作者于2003-8-16 18:33:23编辑过]

AndyLeau

打印出来，学习中

joypeace

非常感谢成成提供的学习资料，
系统学习中……
进入PMC，进入知识乐园!