[转帖]做个时间管理的高手

海无边

做个时间管理的高手

　　我的《时间管理》培训通常是用李宗盛的《忙与盲》这首歌来欢迎每一位入场的学员的：

　　曾有一次晚餐和一张床，在什么时间地点和哪个对象，我已经遗忘，我已经遗忘生活是肥皂香水，眼影唇膏。

　　许多的电话在响，许多的事要备忘。许多的门与抽屉，开了又关，关了又开，如此的慌张。

　　我来来往往，我匆匆忙忙，从一个方向到另一个方向。

　　忙忙忙，忙忙忙，忙是为了自己的理想，还是为了不让别人失望？

　　盲盲盲，盲盲盲，盲得已经没有主张，盲得已经失去方向。

　　忙忙忙，盲盲盲，忙得分不清欢喜和忧伤，忙得没有时间痛哭一场！

　　培训一开始，我会问大家：

　　“你忙吗？”

　　“要是忙的话，能有多忙？”

　　“忙得有目的吗？还是瞎忙？”

　　“是忙得心力交瘁，还是忙而快乐着？”

　　当然，我还一定会问：“各位参加时间管理培训的期望是什么？”

　　众说纷纭之后，我会请学员回答以下10个问题：

　　你是否曾：

　　1、在下班回家的路上突然想起今天还有一项工作没有完成？

　　2、给对方打电话，放下电话后突然意识到该说的事没说？

　　3、看到记在某张纸上的电话却不知是谁的，然后恶作剧地把电话打过去，听到对方自报姓名后马上把电话放下？

　　4、认为计划赶不上变化？

　　5、给对方递名片时，突然意识到仅剩的两张名片上还记着别人的联系信息？

　　6、记不清把信息记录在哪里了?

　　7、别人说你的桌子太乱？

　　8、想做一件事，比如健身或谈恋爱、与家人多在一起等，却总没开始或找不到时间做？

　　9、别人答应你一件事，过了期限后你才想起来？

　　10、忘记某个约会后，谎称自己生了病或亲属有病？

　　看你有多少个问题回答为“是”：

　　1、0个：没必要参加培训。

　　2、1-3个：你的时间管理很棒，但还有提高的余地。

　　3、4-7个：日子过得还不错，但你满足吗？

　　4、8-10个：祝贺你！你参加培训是来对了。

　　培训目标：

　　通过本次培训，学员应能够：

　　-说明时间管理的实质意义

　　-明确高效能人士的成功习惯

　　-制定人生7个方面的目标

　　-掌握时间管理的具体方法

　　内容概要：

　　单元一：时间管理的意义——本末兼顾

　　单元二：时间管理的原则——要事第一

　　单元三：时间管理的方法——集中统筹

　　时间管理的意义：本末兼顾

　　时间管理的实质
  

　　很多人都认为，时间管理的意义在于让我们工作得更有效率。这确实是掌握时间管理技能的一大好处。然而，时间管理的本质并不如此。时间管理的根本是人生的自我管理。它应该是每个追求成功的人的必备素质。

　　那么，什么又是真正的成功呢？成功包含“效能”和“效率”两个方面。“效能”是指一个人是否在“做正确的事”，即是否确立了适合他自己的人生目标并为此行动；“效率”是指“正确地做事”，即在实现目标的过程中是否采取了正确的方法并行之有效。因此，时间管理不仅涉及“效率”，更要关注“效能”，才能真正体会到成功所带来的喜悦。“效能”为本，“效率”是末。

　　我相信，我们每个人都会或多或少地在内心深处探寻这样一个难解之谜：人活着到底是为了什么？我的人生价值何在？

　　既然“效能”为本，那么一个自然的问题是：你确立了适合自己的人生目标吗？很多学员正是带着“如何确定人生目标”这样的疑问来参加培训的。我们常常感叹：说起来容易，做起来难！所以，这个世界上成功的人并不多。我们都知道人活着应该有目标，这说起来确实容易；但到底怎样确立目标，什么样的目标才是正确的，这的确是个难题。

　　“你的天赋才能与世界需求交叉的地方，那就是你的使命所在。”亚里士多德其实很早就为我们指点了迷津。而遗憾的是，现实中人们所追求的，往往不是内心呼唤的自我，而是攀比与虚荣。这样得来的结果，只能是暂时的满足，更多的却是失落。你认识到自己真正的才能了吗？你知道这些才能如何满足世界的需求吗？你若想成功，就从回答这一问题开始吧，否则你很难体会到生命的意义。

　　当你找到了这个问题的答案，你就开始有了目标——人生效能的起点。人生不是单一的色彩，而是万花筒。要实现目标，需要关照人生的各个方面，这就是你的——人生之轮。

　　《高效能人士的7个习惯》的作者史蒂芬·柯维在研究并采访过大量的成功人士之后得出：真正成功的人注重人生各个方面的修炼。

　　练习：

　　-请为自己目前人生的7个方面从最满意到最不满意排序。

　　-你希望在哪些方面寻求大的发展？

　　-你为这几方面树立了目标吗？

　　你对人生7个方面的关照程度，将决定你人生效能的高低。

　　高效能(成功)人士的8个习惯

　　1、积极主动

　　2、以终为始

　　3、要事第一

　　4、双赢思维

　　5、知彼解己

　　6、统合综效

　　7、不断更新

　　8、找到心声

　　这8个习惯是史蒂芬·柯维博士在他两部经典著作《高效能人士的7个习惯》和《第8个习惯》中总结并倡导的。习惯1、2、3帮助你实现个人成功。习惯4、5、6和8帮助你实现人际关系和团队的成功。习惯7帮助你保持恒久的成功。这两本书值得我们每个人反复咀嚼、消化，从而化为行动。要想突破时间管理能力的瓶颈，这两本书是必读的。

　　8个习惯都与时间管理密切相关：

　　-习惯1和8要求树立正确的人生态度和时间观念。

　　-习惯2要求行动前要有目标，保证做正确的事。

　　-习惯3要求实现目标要有计划，保证正确地做事。

　　-习惯4、5、6说明与他人合作会更有效率。

　　-习惯7说明仅事业成功不代表人生的成功，时间管理要关照人生的各个方面。

　　8个习惯的养成，将会大大提升人生效能。“效能”提升之后，“效率”自然就成了你的关注点。

　　个人效率的11个方面

　　个人效率自我检测。请为自己的各项打分。如倾向左边的描述，分数应为1-5；如倾向右边的描述，分数应为6-10。

　　11项当中你分数偏低的项目，就是你时间管理“效率”方面需要提高的重点。

　　工作效率与个人效率。对于我们多数人来说，除了睡觉，生活的大部分时间都在工作中度过。一个人对工作的态度从很大程度上能反映其人生效能的高低。工作效率则往往代表了个人的生活效率。

　　影响一个人工作效率的原因主要有以下方面：

　　一、自身因素：如缺乏计划，时间观念不强，追求完美，不愿委托或授权等。

　　二、组织因素：如绩效管理等制度不健全，沟通不畅，文山会海等。

　　三、环境因素：如突发事件多，应酬多，同事时间观念不强等。

　　四、技术因素：如缺乏科学的时间管理方法和有效的时间管理工具等。

[此贴子已经被作者于2007-10-19 19:04:00编辑过]

海无边

　　问题：影响你工作效率的因素是哪些？

　　你能改变组织和环境吗？

　　你一定能改变的是：你的自身因素以及找到适合自己的时间管理方法和工具。时间管理培训能够帮助你的也正是自身和技术两方面的因素。学习时间管理的意义。一、明确成功(效能)的真正含义。二、采取正确、有效率的方法和工具去实现成功。

　　时间管理的原则：要事第一

　　时间管理的一个经典游戏

　　桌上放有两个大小相同的类似水盆的容器和六七块大小不一的石头。其中一个容器中盛有一大半的细沙，另一个容器是空的。现在让你把所有石头和所有细沙都放到那个空的容器中，但条件是细沙和石头都不能冒过容器的上端平面，你会怎么做？

　　有的人会先把细沙全倒入空容器中，然后费了九牛二虎之力也无法将所有石头都塞进细沙，从而达到规定的条件。

　　可如果你先把所有的石头都放进空容器中，然后再倒入细沙，你会发现在摇一摇、抹一抹之后，轻而易举地就完成了任务。

　　在这个游戏中，容器象征着什么？细沙象征着什么？石头象征着什么？这个游戏又说明了什么？

　　容器象征着我们每个人有限的时间，不管是一天也好，或是一生也罢。细沙象征着那些每天纠缠着我们的似乎永远也忙不完的紧急的琐事。石头象征着关乎人生效能的大事。这个游戏说明，倘若我们总先忙琐事，那么很难成就大事。而如果我们能做到要事第一，那么处理起琐事来也会游刃有余。

　　事务四分类

　　事务依重要性与紧急性可分为四类：

　　我们每个人对这四类事务都会有自己的判断。但不管怎样，我们在现实中却常常落入这样的俗套：首先处理那些紧急的事务，即首先关注细沙；等有了时间才想到那些石头，即重要的事务。重要性与目标有关，凡有价值，有利于实现目标的就是要事，而紧急之事往往对别人而非对自己重要。紧急且重要的事务：一定要减少当我们过多地或被迫处理紧急之事时，那些重要而非紧急的事务迟早会变得紧迫，使我们陷入“救火队员”的模式之中，似乎永无宁日，也体会不到游刃有余的境界。

　　显而易见，要想减少这类事务的比例，平时你必须首先关注重要但不紧急的事务。

　　紧急但不重要的事务：可以委托授权

　　我们为什么会感到忙而无功，原因往往在于我们把大量的时间都花在了这类事务上面。

　　主管临时派的某些活就可能属于这一类事务，对于主管来说重要，对于你只是紧急。这里帮助你实现人际关系和团队成功的高效能人士习惯4、5、6和8就会发挥作用了。倘若你的人际关系很差，或委托授权的能力欠缺，那你只能独自忍受这类事务。如果人缘好，就可以找人帮你来处理这类事务。

　　当然，委托或授权不是倒垃圾，不能让对方感到你是把自己不爱干的事推给他。高明的委托或授权，是让你拥有更多的时间关注重要但不紧急的事，而又让被委托或被授权方感到你对他的重视和承担该项工作的价值，因为紧急之事往往对别人而非对自己重要。

　　如果你需要提高委托和授权的能力，建议你参加这方面的培训。

　　不紧急也不重要的事务：尽力去放弃

　　这类事务往往与你难于戒掉的习惯相关，譬如有求必应、沉迷于网游、泡吧等等。我们常说积习难改，改变习惯真得就那么难吗？

　　行为学的研究表明，如果坚持21天，你就很可能改变或养成一个新的习惯。当然，这21天，你需要经历如下过程。

　　1-15天：感到别扭

　　15-18天：可以自觉地去做了

　　18-20天：感觉做起来舒服

　　21天：变得自动了！

　　曾经有一位女学员听到这“21天”的说法后，按捺不住内心的激动，同我们分享她的经历。她说自己是个特别好吃的人，所以过去总觉得用一双筷子吃不过瘾。她有一天立下志愿，吃东西时能做到“双筷齐下”，所以她开始练习用左手吃饭。开始两周真的很别扭，但过了两周后就开始有些习惯了，到了第三周，即差不多21天时，真的变得熟练自如了！现在只要一个人吃饭，她就能左右开弓！

　　习惯不一定难改，难的是坚持！

　　重要但不紧急的事务：需要我们最为重视！

　　这类事务就是你人生中的大石头！人生之轮中的7个方面都属于这类事务。你每天的生活，都应围绕它们来展开。这样一来，你生活和工作行事的优先顺序是不是就出来了呢？

　　时间管理的方法：集中统筹

　　目前常用的时间管理手段

　　-以富兰克林-柯维公司开发的效率手册为代表的纸质工具

　　-以Outlook和Lotus Notes为代表的电子工具

　　尽管电子工具是办公现代化的体现，但它时常并不像纸质工具那么方便。这里介绍的纸质工具(即下面要讲的“效能效率年册”)，将以上两类代表性工具的精华浓缩其中。熟练运用这套工具，会大大彰显你的职业化水准。

　　以终为始，我们来这样做计划：

　　Goal by Year，每年设定目标

　　Review by Month (atleastQuarter),每月(至少每季度)反思回顾

　　Plan by Week，每周制定计划

　　Live by Day！过好每一天！

　　首先从目标开始。每年都要把你最重要的人生目标放在首位(GoalbyYear)。放下眼前的事，屏息静气凝神你的激情所在，这是世界最需要你为之奋斗的。柯维在其《第8个习惯》一书中写道:“一个人的使命或生活中的角色通常是发现出来的，而不是发明出来的。”譬如我自己，生活的经历让我发现“影响他人”是我的一大天赋才能，因此，培训便成为了我人生的一项使命。当然，我还有许多其他与“影响他人的才能”相关的梦想，这都是我的激情所在，那么我的人生目标便会围绕这一主题展开。我2006年与此相关的最重要目标包括：让柯达公司各部门从我的咨询和培训工作中获得更大的收益；通过为公司内部杂志《SMILE》每期撰稿把积极的影响带给更多的员工；让家庭实现崭新的过渡(儿子离开幼儿园要上小学，新居交房还需要装修)。

　　最重要的目标是你无论如何都要去拚力实现的。同时，你也不要忽视人生的其他方面。这就是说，一旦确定好最重要的目标，还需对人生的其他方面作出计划和安排。譬如，我2006年的最重要目标主要与事业和家庭有关，我就会考虑在精神追求、身体健康、知识教育、经济条件和社交生活方面需要做些什么。

　　确立了目标，就要用行动将目标落实到每周的生活和工作中(Plan by Week)。行动切忌闷头前行，不驻足反思。每个月，至少每个季度都应该对行动进行总结。这样，你才能真正领略到时下流行的一个说法：“活在当下”(Live by Day)的真谛！

　　每年年终，你是否能像孙悦唱得那样“这一年总得说来高兴的事挺多。身体不错，工作不错，心情也不错”？回首刚刚过去的2006年，我的心情还真不错！最重要的目标完成得不错，人生的其他方面也不错。每周都有计划，每个月都有反思，每天过得也都挺充实快乐。新的一年，我的使命还在延续，我的激情仍在燃烧，人生之轮依旧是指引我前进的方向盘。我相信，到了2007年底，我还会像那首歌唱的那样“家人不错，朋友不错，自己也不错”！

海无边

　　与时间管理工具相关的最重要的5个概念

　　以下5个概念可以涵盖人生中所有要做的事。效能效率年册帮助你管理这5个概念，也就是你要做的所有的事，从而将你的计划真正落实。这5个概念是：约见、活动、未来活动、对别人的承诺、别人给你的承诺。

　　约见：日期已经确定，有明确的开始时间，一般也有结束时间，如会议、约见、培训、接机等。

　　活动：日期也已经确定，但没有规定开始时间，优先度可由自己确定，如写报告、电话通知、发邮件等。

　　未来活动：未确定名确日期的一般为一周以后的约见或活动，如你今年年假何时休，怎么休还有待安排，这就算未来的活动。

　　对别人的承诺：不一定有开始时间，但成果交付有时间期限。如项目经理承担的工作。

　　别人的承诺：别人向你交付的成果有时间期限。

　　有人可能会问，人的死亡属于什么？正常来说，死亡应该是未来的活动。但如果一个人想自杀，并且确定好了日期和时间，就成了约见。上学也属于约见。开学有日期，放假也有日期；上学有时间，放学也有时间；入学有期限，毕业也有期限。

　　做梦是未来的活动；你想今晚做梦，那是活动；你想一睡着就做梦，那是约见。

　　人生中几乎所有的事都可以被这5个概念所涵盖。

　　时间管理体系的两个层面

　　-时间安排：每项工作活动发生的时间和所需要的时间。

　　-信息管理：与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处。

　　时间管理体系是帮助你规划、记忆活动和时间安排及有关信息的一套固定系统，应包括：

　　时间安排工具：日历，每日时间表，每日活动表，甘特图(项目管理工具)等。

　　信息管理工具：电脑硬盘档案，软盘、光盘档案，纸文件档案，电话、会见记录单等。

　　时间管理的具体方法

　　一、每年制定目标。

　　工具：人生之轮

　　二、每周制定计划。

　　工具：周计划

　　三、未来活动安排。

　　工具：日历(大概估计日期，填写在估计日期的月份)

　　四、约见、会议安排。

　　工具：日历

　　五、每天的安排。

　　工具：“每日安排表”(见附录一)。这一工具的特点：a)可以用A4纸自己拷贝；b)自己填写日期，灵活、经济；c)管理时间的维度全面周到，且一目了然。

　　-在每日下班前计划第二天的工作

　　-首先将日历中的约见、会议填入时间表(参考附录2)

　　-将活动按优先性分成A、B、C、D类

　　A类：紧急且重要

　　B类：重要但不紧急

　　C类：紧急但不重要

　　D类：不重要也不紧急

　　-估计每类活动应花的时间(参考附录3)：

　　工作不是干了算，而是应该算了干！

　　对事讲效率，对人讲效果：谈事可以将时间卡得死一点，当涉及情感，人员发展等问题时，留的时间余地就要大一些。

　　-将活动穿插到约会的间隙内(附录2)

　　-第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整

　　-每天的工作安排应该：首先处理A、B类，然后是C类，努力完成D类，避免拖延

　　六、别人的承诺。

　　工具：每日安排表中“别人的承诺”部分。

　　譬如，当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时，你就可以直接填写一张该日期的每日安排表，并将责任人和要交付的任务记录在“应交付的工作”一栏中。到了该日期，这一记录就会给你提醒，从而省去你用脑子记忆的负担。

　　七、对别人的承诺。

　　工具：可能运用到以上所有工具。

　　因为你给别人的承诺，如项目管理，可能会包括约见，活动，未来活动和别人的承诺。

　　八、每个月，至少每季度要做反思回顾。

　　工具：成绩总结表。

　　九、集中统筹，将以上所有工具集中在一册中，形成自己的人生。

　　运用时间管理工具的好处

　　-工具帮你记忆，从而减轻心理、思想和头脑负担。好记性不如烂笔头！

　　-帮你轻松有序地完成任务，实现人生的各项目标。

　　怎样应对打扰

　　打扰的来源有5P：

　　一、People人：同事、上级。永远不要把客户当成是打扰，而是机会！

　　二、Phone电话。

　　三、Paper公文:信件、与自己无关的E-mail、文件、没用的名片等。

　　四、Personal自我打扰：开小差、与别人聊天、打私人电话等。

　　五、Peripheralvision视力所及的环境干扰：太漂亮或太乱的办公室、办公桌周围堆放的杂物等。

　　应对打扰的方式：

　　一、拒绝：不要有求必应，而要学会善意地拒绝。

　　二、推迟：帮助对方认清主次，适当推迟。

　　三、减少：为对方限时。

　　四、阻止：规定不受打扰的时间和情况。

　　要想避免打扰且不得罪人,就必须实践高效能人士的习惯4、5、6。

　　怎样应对人的打扰：

　　一、“谁”经常打扰？同他们沟通，说明自己的工作方式；同他们一起探讨如何做好时间管理。

　　二、经常因为“何事”打扰？如果无书面说明，制作出来，简明易懂；再因此受到打扰，先让对方自己阅读说明，不明白再来找你。

　　怎样应对电话打扰：

　　一、尽量设置留言电话。

　　二、不要一有电话就接，每天要有至少1小时的时间连续专注于重要但非紧急的工作。

　　三、可以留出一段时间回复电话。

　　怎样应对公文打扰：

　　一、公文的分类。活动性公文：需要你采取应对行动的公文。信息性公文：已处理完需要存档的公文。

　　问题：办公桌上的客户名片是什么公文？

　　答案：你如果需要这张名片马上与该客户联系，则此时该名片为活动性公文。联系过后，该名片就成了信息性公文。

　　二、电子邮件应按事务4分类的优先顺序处理。

　　三、办公桌上只留活动性公文，给信息性公文存档。

　　四、存档的原则。一般需要存档的文件是公司所有文件的10%；根据公司要求该存档的存档；无章可循的分批归档：过一段时间(一般为一个月)决定是否需存档；能用电子版存档，就不要用纸文档；需要经常用的文件，最好有纸文档；对存档的文件可注明销毁日期。

　　怎样应对自我打扰：

　　一、增强时间观念，应用时间管理方法管理好自己的时间。

　　二、当然，适当的“自我”打扰也是休息的一种方式，但千万不要因此而打扰了别人。

　　怎样应对周围环境的打扰：

　　一、改善时间管理的第一项切实工作是整理你的办公桌。这像你的办公桌吗？

　　＊活动性公文是否放在“来件篮”和“发件篮”中？

　　＊电脑屏幕周围还贴有用于提醒的黄签纸(即时贴)吗？

　　＊信息性公文是否还在桌面上？

　　＊哪些信息性文件需存档？哪些需扔掉？

　　＊哪些需保留一段时间再决定是否存档？有地方保留这些文件吗？

　　＊名片是否分类易找？

　　＊办公室、桌面是否成了“周围环境”干扰？

　　二、职业化的办公桌干净整洁，一般具备以下核心物品就够了：电话、电脑、常用文具、活动性文件(来件篮、发件篮)、“效能效率年册”。问题：

　　1)回顾你的“人生之轮”需要发展的方面。你如何针对这些方面采取行动？

　　2)回顾“个人效率的11个方面”中你的薄弱环节，现在准备如何提高？

　　3)你在时间管理上还有哪些独到的经验值得今后借鉴？

（作者：张延龙　来源：培训）

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