[转帖]大中型企业档案知识资源管理实操步骤

jimmydeng

http://manage.org.cn　2007-8-21 15:22:04 作者：邓文彪　来源：本站原创

[目标]： 　　实施最终目标： 　　实现档案工作与企业核心价值链的融合，使档案知识资源成为企业利润的核心来源； 　　实现企业档案管理模式创新，在IT网络条件下，使全体员工参与和应用； 　　实现企业生命力(企业知识的稳固与创新力)持续与增强； 　　实现对企业经营管理战略的支撑服务； 　　实施实际目标： 　　档案知识资源支持决策管理，确保领导决策水平； 　　档案知识资源支持岗位学习，确保员工岗位技能； 　　档案知识资源支持岗位工作，确保工作质量水平； 　　档案知识资源的数字化规范，确保档案工作效率； 　　实际表现结果： 　　(1)档案管理知识资源化、信息化 　　这表明，把档案(包括数据型、信息型、知识型档案)按照知识资源管理的要求进行资源化、信息化，真正成为企业经营工作的重要资源； 　　(2)档案知识资源及时支持领导决策 　　这表明，把知识资源与领导决策工作结合起来，让知识资源在领导进行决策时很容易获取，很及时提供； 　　(3)档案知识资源及时支持员工学习 　　这表明，把知识资源与员工的入职学习、岗位学习、深入学习结合起来，提供随时随地地学习的渠道与空间； 　　(4)档案知识资源及时支持员工工作 　　这表明，把知识资源与员工的实际工作结合起来，让知识资源在工作的不同环节、不同程序上很容易获取，很及时提供。同时，也让实际工作的成果和经验及时转换成知识资源； 　　(5)档案知识资源产生于员工工作实践 　　这表明，档案工作不再是档案专门管理人员的事情，而更多的是企业员工参与，一方面应用档案知识资源，另一方面也让自己实际工作的成果和经验及时转换成知识资源； 　　(6)档案知识资源管理IT网络平台化 　　这表明，档案知识资源管理依托IT网络，用平台来实现，一方面把平台引进到领导决策、员工学习和员工工作中；另一方面，资源库管理人员通过库管理系统规划建立库分类、知识地图，规范档案知识资源标准，并制定和设立安全访问权限； 　　(7)档案知识资源管理制度化 　　这表明，知识资源管理的有效实施要有制度、机制加以保障，否则就会流于形式，导致失败。

jimmydeng

　　[步骤]：

　　第一步：转变和建立档案知识资源管理的理念或思想

　　通过培训，让企业的经营管理者和档案管理者理解认识和理解档案知识资源管理的重要性、必要性和实现的目标、路线和方法，并配合战略规划制定所必要的调研；

　　第二步：档案知识资源管理内容界定

　　档案知识资源有三部分,知识、信息和数据。这三部分现在存在于实体资料和各职能与业务信息系统中。到底哪些该归为档案，纳入档案管理中心知识资源管理的范畴，这是需要界定的。并不是所有的信息和数据都要归挡。

　　第三步：档案知识资源内容管理模式确定

　　档案知识资源如何产生和获取？如何规范和处理？如何判别和审查？如何传递和挖掘？如何访问和应用？如何沉淀和淘汰？这些问题的解决实际就是确定档案管理中心知识资源管理的模式。没有这个模式，档案知识资源管理中心的IT系统就无从规划和实现。

　　第四步：档案数据信息挖掘需求调查分析与设计

　　针对档案知识资源的三大类型,知识、信息和数据。如何从数据统计出信息？如何从信息推论出知识？而这些统计和推论的方法又如何自定义？ 这就是档案数据和信息挖掘。这些问题的解决实际是首先要了解相关需求人员对数据和信息所含意义的理解和要求，再设计出合理的统计和推理算法，以便从大量的 档案数据和信息中挖掘出更有价值的信息和知识。

　　第五步：档案管理职能战略规划及推进方案设计

　　职能战略定位于服务于企业经营发展战略。在职能战略定位的基础上，研究档案管理职能战略的阶段目标、阶段战略分解、阶段战略措施、战略推进方案和战略调整办法。

　　第六步：档案知识资源(数据\信息\知识)元数据及应用规范标准体系规划设计

　　对于档案知识资源，所有产生它们、传递它们、处理它们、和表现它们，都是基于这些档案知识资源具有元数据及应用规范和标准来实现的。档 案知识资源(数据\信息\知识)应用规范标准体系规划设计就是建立元数据及应用规范和标准，并要求各个环节（本身IT系统存储、传输、处理、显示，与其它 IT系统的接口）都要遵循这些元数据及应用规范和标准。否则就无法运行任何管理。

　　第七步：档案知识资源管理系统功能和性能体系规划设计

　　在档案知识资源内容管理及管理模式研究确定的基础上，在档案知识资源具体应用需求基础上，开展档案知识资源管理系统的具体功能和性能，为档案知识资源管理中心建立实现IT系统平台打下基础。

　　第八步：档案知识资源管理IT系统实现平台建设实施

　　按照各管理应用功能模块关系，架构和选择IT实现的平台体系，以及软件编程实现各应用功能。通过这一步，真正把档案知识资源管理落到实处，有了档案知识资源管理系统实际的表现形式；

　　第九步：档案知识资源管理组织及工作模式体系规划建设

　　在档案（知识资源）管理IT系统能有效运行的基础上，在档案管理职能战略的指导下，如何分解IT系统与管理人员的工作范围？如何理清 IT系统与管理人员的工作关系？如何构建高效率、低成本运作的档案管理中心组织岗位结构？如何明确组织和岗位职责？如何明确岗位工作事务及工作过程？这就 是档案管理中心组织及工作模式体系规划设计要解决的问题。原则上有一点：能够交给IT系统处理的工作，一定要用IT系统，不要用人。

　　第十步：档案知识资源管理流程体系规划建设

　　在档案（知识资源）管理IT系统能有效运行的基础上，也在档案管理中心组织结构的基础上，再结合公司的管理组织架构，针对各部门的和各 类不同的档案知识资源，体系化地设计档案管理流程解决档案知识资源格式规范化问题、分类和内容增长规划问题、档案催办督办问题、入系统审查审批问题、安全 访问授权问题、工作系统应用链接设置问题、备份和淘汰处理问题。

　　第十一步：档案知识资源管理制度体系规划建设

　　为了档案知识资源管理的概念、方法、组织、过程在法理上固化，也为了激励员工积极参与、激励档案管理人员高效服务，就有必要建立档案知 识资源管理的制度体系。要保证制度体系的合理性和权威性，我们将依据资源之间的实际关系、资源操作与人的关系、资源变动的事实和数据，科学地规划设计组织 制度、安全制度、规范制度、激励制度等，并以此构成体系。

　　作者：邓文彪博士(dengwb@winknow.com)

　　（IBMCKP全球授权讲师，深圳纬能管理系统发展有限公司首席知识管理专家）