會議記錄中追蹤事項的幾點建議

jimmydeng

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Jimmydeng  2007.7.30

 

一個會議的成功與否,會前的準備,會議中的討論都很重要,但最終的成果可能需要關注會後的追蹤.

在此發表一點自己的看法,希望能拋夠磚引玉,得到各位朋友更多,更好的觀點.

首先,會議記錄應對每一個待追蹤的項目進行編號管理,這樣以便對一定期間的統計分析,得出更多有用的數據.比方說:依據會議的類型來編號,或者依據會議的時間來編號等.

再次,會議的待追蹤事項,最好按照一樣的類別進行分類管理.可以結合前面的編號來進行.

對于每一個待追蹤處理的事項,在會議記錄上一定要能夠體現出此事項的關聯流程來,這樣可以體現出在此事項中,哪個單位是”顧客”,那一個又是”供應商”,對管理者無須使用權力,就可讓顧客自動追蹤廠商來完成.并且以顧客的滿意為結案的依據.可以讓追蹤事項在一定的流程中運行.

當然,每一筆待追蹤處理的事項都要擔當者回復一個明确的完成期限.這一點非常重要.這要求擔當者經過仔細的考慮後來回復這一個日期.會給擔當者一定的壓力.自然會後才能自動自發地去完成此事項.

如果可行的話,應當給出解決此事項的方案及費用的預算.當然這一點要在條件允許的情況下才行.

最後,是要求會議主持,”顧客”及”廠商”共同決定追蹤事項的下一次檢討時間及以後的追蹤計劃.這樣才能确保及時修正過程的偏差.最終達到會議的目標.

雅匪

是，会后的工作追踪非常重要

jimmydeng

如果把會議分成會前準備, 會議中的討論與決議和會議後的記錄與追蹤, 我的理解大概是: 會前準備占30%, 會中討論與決議占40%, 會後的追蹤占30%