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一位刚进入某著名大型国企的朋友跟我说：“来这里的第一件事，就是学习PPT（PowerPoint）。别的不敢说，PPT，我现在绝对是大师级的。”他的自夸更多是在自嘲：该学的业务技能没去学，却整天围着再简单不过的基础工具转来转去。 其实，公司重视PPT并没有错，在如今的办公环境中，PPT实在是居家旅行（本地/出差）的必备良药。不过朋友的微词也情有可原，因为这剂良药着实苦了很多人的口，成为工作中挥之不去的重。 第一重，本来三言两语的白话就能解释清楚的东西，却非要规规矩矩地做上几张PPT。本意是想表现得正规化、严谨化，提高受众的关注度和重视度，可上纲上线的结果却是多半流于形式化。沟通的效率，就在几张PPT的来回切换中，繁杂拖沓起来。大好的时光就在“嗯……”、“啊……”之中流逝了。 第二重，本想利用PPT为演说锦上添花，却发现PPT喧宾夺主，抢了演说的风头。蓉达·雅布兰告诫说：“记住，不论是使用低科技的视觉辅助工具，还是高科技的工具，都很容易让听众分心。”分心，会让那些漫不经心或昏昏欲睡的听众，漏掉你真正想要传达的意思。 雅布兰是《三句话征服所有人心》（Winning Presention in a Day）的作者，是著名作家，也是演说名嘴。他对于如何准备演示文稿的建议切中要害——内容至上。即使你巧舌如簧，即使你把PPT做得出神入化，可如果没有实质的内容，就毫无意义。只有内容，才能说服听众赞同、支持你的观点；只有内容，才能让他们迅速行动起来。 雅布兰的对策简单实用：一个引人入胜的开场白，一段以3为上限的主体陈述，再加一个振奋人心的结尾。 开场白要强而有力。每个听众都是根据开场白来判断要不要认真听下去。一个好的开场白，要以一个能吸引注意力的引子开头，比如热点新闻、有趣的故事、不可思议的数据，或是发人深省的问题。然后说明这次演说的缘由，既要和前面的引子联系上，也要和听众联系上，让他们觉得这个话题与己相关。 主体论述要用事实说话。每项论述最好都有例证，但数量不要超过三个。一旦超过三个，听众就很难判断哪些信息重要，哪些信息不重要，容易造成“认知负载”（cognition load）。 结尾则要像体操运动员的落地一样，干脆、稳定。要简要地回顾前面的关键点，还要发出振奋人心的号召，告诉听众希望他们怎么做。如果还能回到开场白中的引子，便可营造出一气呵成的整体感觉。 如果PPT成为工作中不能承受的形式之重，回归吧。只需动嘴的时候，就不要动手；非得用PPT辅助的时候，切记让PPT为内容服务，而不是内容为PPT服务。 FANNY HE为世界经理人网站副编辑 | 
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