如何实现跨部门沟通
<table class="MsoNormalTable" cellspacing="0" cellpadding="0" width="479" border="0" style="BACKGROUND: white; WIDTH: 359.25pt; mso－cellspacing: 0cm; mso－padding－alt: 1.5pt 1.5pt 1.5pt 1.5pt;"><tbody><tr style="mso－yfti－irow: 0; mso－yfti－firstrow: yes;"><td width="443" colspan="3" style="BORDER－RIGHT: #ece9d8; PADDING－RIGHT: 1.5pt; BORDER－TOP: #ece9d8; PADDING－LEFT: 1.5pt; PADDING－BOTTOM: 1.5pt; BORDER－LEFT: #ece9d8; WIDTH: 332.25pt; PADDING－TOP: 1.5pt; BORDER－BOTTOM: #ece9d8; BACKGROUND－COLOR: transparent;"><p class="MsoNormal" align="left" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT－ALIGN: left;"><span class="atitle1"><strong><font face="宋体">如何实现跨部门沟通</font></strong></span></p><p class="MsoNormal" align="left" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT－ALIGN: left;"><span class="atitle1"></span> </p><p class="MsoNormal" align="left" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT－ALIGN: left;"><span class="atitle1"><a href="mailto:hymanwan@126.com">hymanwan@126.com</a></span></p><p class="MsoNormal" align="left" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT－ALIGN: left;"><span class="atitle1"></span><span lang="EN－US" style="FONT－SIZE: 9pt;"><font face="Times New Roman"> </font></span><span lang="EN－US" style="FONT－SIZE: 9pt; FONT－FAMILY: 宋体;"><p></p></span></p></td><td colspan="2" style="BORDER－RIGHT: #ece9d8; PADDING－RIGHT: 1.5pt; BORDER－TOP: #ece9d8; PADDING－LEFT: 1.5pt; PADDING－BOTTOM: 1.5pt; BORDER－LEFT: #ece9d8; PADDING－TOP: 1.5pt; BORDER－BOTTOM: #ece9d8; BACKGROUND－COLOR: transparent;"><p class="MsoNormal" align="right" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT－ALIGN: right;"><span lang="EN－US" style="FONT－SIZE: 9pt; FONT－FAMILY: 宋体;"><p> </p></span></p></td></tr><tr style="mso－yfti－irow: 1;"><td colspan="5" style="BORDER－RIGHT: #ece9d8; PADDING－RIGHT: 1.5pt; BORDER－TOP: #ece9d8; PADDING－LEFT: 1.5pt; PADDING－BOTTOM: 1.5pt; BORDER－LEFT: #ece9d8; PADDING－TOP: 1.5pt; BORDER－BOTTOM: #ece9d8; BACKGROUND－COLOR: transparent;"><p><font face="宋体" size="2">在公司里，跨部门沟通是很重要的，员工和中级主管花在内部沟通的时间大约占其工作时间的<span lang="EN－US">40％－50％</span>，而对于高层主管，这个比率会更高。如何提高公司内部沟通的有效性以改善运营效率呢？ </font></p><p><font size="2"><font face="宋体">一、不妨轮换岗位<span lang="EN－US"> </span></font></font></p><p><font size="2"><font face="宋体"><span lang="EN－US">80/20</span>规律告诉我们，公司内部<span lang="EN－US">80</span>％的信息交流与沟通发生在<span lang="EN－US">20</span>％的人员之间，各部门的主管和秘书就是公司内部沟通的<span lang="EN－US">“</span>关键少数<span lang="EN－US">”</span>。所以，应该鼓励岗位轮换，请业务背景的人员担当人力资源、培训、行政、商务管理等支持部门的主管。比如，<span lang="EN－US">IBM</span>、<span lang="EN－US">HP</span>近几年在中国市场都有类似实践。摩托罗拉与亚信的<span lang="EN－US">CFO</span>对各自市场业务的分析与深度介入，使得这个传统的<span lang="EN－US">“</span>后勤<span lang="EN－US">”</span>部门与核心业务水乳交融，相得益彰，从而在根本上调整了他们的团队判断问题的角度及行为方式。这样一来，<span lang="EN－US">“</span>后勤<span lang="EN－US">”</span>部门就能够更多地从市场、从竞争的视角去满足核心业务的需求了。<span lang="EN－US"> </span></font></font></p><p><font size="2"><font face="宋体">秘书的换岗也是重要的。组织的“冰山原理”形象地描述了各职能部门的划分－－正式组织、公司制度、计划策划的制定等－－如同冰山一角，是显性的；而公司里还存在许多非正式组织，如打球、健身、购物、聚会等小团体，由此而存在的信息交流是十分复杂的，是隐性的，还有员工士气、满意度等，都在“海平面以下。各部门的秘书往往是公司里最为活跃的非正式组织的关键节点，他们是内部沟通的<span lang="EN－US">HUB(</span>网络中心<span lang="EN－US">)</span>。笔者曾访问过一家公司，公司老总说：<span lang="EN－US">“</span>我们对关键业务及支持部门的秘书实行换岗。其好处是秘书深入了解熟悉了一个部门业务运作及人事后，再到另一个部门为原来的部门提供服务和交流就容易的多了。<span lang="EN－US">”</span>从整体上说，全公司通过他们而进行的内部沟通的摩擦大大降低了，而大约有<span lang="EN－US">70</span>％的日常内部沟通是经由他们来协调的。<span lang="EN－US"> </span></font></font></p><p><font size="2"><font face="宋体">当然，由此带来的代价是，在换岗的头<span lang="EN－US">2</span>到<span lang="EN－US">3</span>个月处于低效率磨合期，主管们或者秘书需要一些快速上岗训练、技能培训和强化辅导，以便将此阶段缩减到<span lang="EN－US">1</span>个月左右。另外，换岗的时机也很关键，应尽可能避开年末预算、计划等阶段。同时，在小规模公司内部不宜如此操作。<span lang="EN－US"> </span></font></font></p><p><font size="2"><font face="宋体">二、提高沟通技能<span lang="EN－US"> </span></font></font></p><p><font size="2"><font face="宋体">第二层次的解决途径是提高沟通技能，包括有效倾听及保持沟通的简洁准确性。公司内部沟通中，大家往往急于表达而疏于倾听。通过多次团队的现场演练、游戏等，笔者观察到，在交流中，如果双方或至少一方多一些专注倾听，适时复述、提问以确认关键信息，并予以适当的反馈，那么沟通的有效性（即准确、省时、较少冲突）就大大提高了。这一点在组织内部可以通过团队指令训练、引导、鼓励来实施。<span lang="EN－US"> </span></font></font></p><p><font size="2"><font face="宋体">跨部门沟通必须保持简洁性。简单的是美好的。宝洁公司的“<span lang="EN－US">1</span>页备忘录<span lang="EN－US">”</span>一直都备受推崇。备忘录这一古老简便的交流方式至今仍为许多公司沿用，而宝洁公司的主管认为，多于<span lang="EN－US">1</span>页的备忘录是无益而有害的。一家系统集成公司的老总说，他的公司曾经一直为各种会议所困扰，于是效仿了宝洁公司的做法，明确规定每次内部会议必须在<span lang="EN－US">50</span>分钟内结束。我们不禁要问，用简单量化的方式去处理复杂的商业和管理问题，奏效吗？如果<span lang="EN－US">50</span>分钟之内没有谈完，问题没有解决，怎么办？那位老总反问：<span lang="EN－US">“</span>你认为再<span lang="EN－US">50</span>分钟就有多好的解决方案吗？<span lang="EN－US">”</span>笔者哑然。谁能抗拒简单的魅力哪！<span lang="EN－US"> </span></font></font></p><p> </p></td></tr><tr style="mso－yfti－irow: 2; mso－row－margin－left: 2.25pt;"><td width="3" style="BORDER－RIGHT: #ece9d8; PADDING－RIGHT: 0cm; BORDER－TOP: #ece9d8; PADDING－LEFT: 0cm; PADDING－BOTTOM: 0cm; BORDER－LEFT: #ece9d8; PADDING－TOP: 0cm; BORDER－BOTTOM: #ece9d8; BACKGROUND－COLOR: transparent; mso－cell－special: placeholder;"><p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt;"><font face="Times New Roman"> </font></p></td><td width="432" style="BORDER－RIGHT: #ece9d8; PADDING－RIGHT: 1.5pt; BORDER－TOP: #ece9d8; PADDING－LEFT: 1.5pt; PADDING－BOTTOM: 1.5pt; BORDER－LEFT: #ece9d8; WIDTH: 324pt; PADDING－TOP: 1.5pt; BORDER－BOTTOM: #ece9d8; BACKGROUND－COLOR: transparent;"><p class="MsoNormal" align="left" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT－ALIGN: left;"><span lang="EN－US" style="FONT－SIZE: 9pt;"><font face="Times New Roman"> </font></span><span lang="EN－US" style="FONT－SIZE: 9pt; FONT－FAMILY: 宋体;"><p></p></span></p></td><td colspan="2" style="BORDER－RIGHT: #ece9d8; PADDING－RIGHT: 1.5pt; BORDER－TOP: #ece9d8; PADDING－LEFT: 1.5pt; PADDING－BOTTOM: 1.5pt; BORDER－LEFT: #ece9d8; PADDING－TOP: 1.5pt; BORDER－BOTTOM: #ece9d8; BACKGROUND－COLOR: transparent;"><p class="MsoNormal" align="right" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT－ALIGN: right;"><span lang="EN－US" style="FONT－SIZE: 9pt; FONT－FAMILY: 宋体;"><p> </p></span></p></td></tr><tr style="mso－yfti－irow: 3; mso－row－margin－left: 2.25pt; mso－yfti－lastrow: yes;"><td width="3" style="BORDER－RIGHT: #ece9d8; PADDING－RIGHT: 0cm; BORDER－TOP: #ece9d8; PADDING－LEFT: 0cm; PADDING－BOTTOM: 0cm; BORDER－LEFT: #ece9d8; PADDING－TOP: 0cm; BORDER－BOTTOM: #ece9d8; BACKGROUND－COLOR: transparent; mso－cell－special: placeholder;"><p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt;"><font face="Times New Roman"> </font></p></td><td colspan="3" style="BORDER－RIGHT: #ece9d8; PADDING－RIGHT: 1.5pt; BORDER－TOP: #ece9d8; PADDING－LEFT: 1.5pt; PADDING－BOTTOM: 1.5pt; BORDER－LEFT: #ece9d8; PADDING－TOP: 1.5pt; BORDER－BOTTOM: #ece9d8; BACKGROUND－COLOR: transparent;"><p><font face="宋体" size="2">三、倡导沟通文化 </font></p><p><font size="2"><font face="宋体">沟通的有效性与企业文化直接相连。没有主管认为持续改革内部沟通不重要，关键在于实际执行。主管人不仅是探路者、指引者和影响者，更重要的是行为者。如果主管人员从不在电梯或走廊与同事们轻松交谈，当他在员工大会上发表演讲后能听到员工们的热烈反响吗？要想改善内部沟通，需要检视一下，公司主管们都能像<span lang="EN－US">Intel</span>公司的安迪<span lang="EN－US">·</span>格鲁夫那样踏进员工餐厅随机地与员工一起就餐吗？行动的力量是对裱在会议室的<span lang="EN－US">“</span>公司远景、价值观和理念<span lang="EN－US">”</span>的最好说明。<span lang="EN－US"> </span></font></font></p><p><font size="2"><font face="宋体">我们有理由相信，不同的管理团队造就不同的公司。对这一点，业内一位职业经理人颇有体会，他说：“你期待员工如何表现，你就要如何表现；你倡导双向沟通、倾听对方，平息部门间冲突，减少内部协调成本，你就要亲历亲为地做给大家看。你认为素质、技能提高和不断学习重要，你就和他们一起去听课，把你读过的好书与他们分享，简单地说，就是去弄，去做，去干。”<span lang="EN－US"> </span></font></font></p><p><font size="2"><font face="宋体">四、调整组织机构<span lang="EN－US"> </span></font></font></p><p><font size="2"><font face="宋体">必要时调整组织机构，有助于改善内部沟通。组织机构的调整与重组，首先是辅助公司更重要的战略的实施或核心能力的充实；<span lang="EN－US"> </span></font></font></p><p><font size="2"><font face="宋体">例如，一家<span lang="EN－US">60</span>多人的网络公司，一开始设计人员隶属于业务部，当有另外两个小组开发新业务时（可能成长为业务<span lang="EN－US">2</span>部、<span lang="EN－US">3</span>部），他们与设计人员之间有频繁的共同，一时间，<span lang="EN－US">“</span>设计人员<span lang="EN－US">”</span>成为三个部门竞相争夺的资源，冲突不断，效率递减。这时，就要讲<span lang="EN－US">“</span>设计<span lang="EN－US">”</span>职能独立出来，成立与业务部平行的部门，以利于他们规划和开展工作。<span lang="EN－US"> </span></font></font></p><p><font size="2"><font face="宋体">对于快速成长阶段的公司，以及并购了其他公司或部门的公司主管，能够由预见地改善组织结构，是降低内部沟通协调成本的事半功倍之举。<span lang="EN－US"> </span></font></font></p><p><font face="宋体" size="2"></font> </p></td></tr></tbody></table> 个人认为，跨部门的沟通有效很重要一点是部门领导本身具有极强的沟通能力，虽然很多时候参与沟通的是基层员工，但上行下效的影响非常重要，何况很多企业提倡的是多汇报，领导能够掌握及时有效的信息才能给予下属提供足够的资源和帮助，下属才能将一些例外事件转化为程序性处理。 LZ说的东西理论性太强了,沟通从心开始,我是从事人力资源管理工作的,我负责的具体工作需要和各部门进行许多的接触,也就是沟通的机会很多,其实你从他们的角度来考虑你要沟通的问题就OK了,日常的事务性的东西很容易沟通的,要是例外情况你还是要请示部门负责人的,但是你只要用"心"去做,大家互相理解,问题很容易解决的,任何问题都有一个比较好的解决办法,出了问题自己不要先推卸责任,与人沟通来解决就可以了(注:沟通的目的就是为了解决问题) <p>比较认可楼上的意见，</p><p>再补充一点个人心得：我们做HR的人本身就是要给人一种温和，亲近的感觉，尊重他人。工作中不要带任何情绪和个人偏见，注重换位思考，倾听。脸上常带微笑，尽可能记住别人的名字.....人际关系搞好了，跨部门沟通就方便多了，当然沟通的艺术也很重要（什么时间、什么地点、什么方式、什么语气....）</p>
页:
[1]