[原创]又开会了

商振发表于 2004-11-29 09:15:58

又开会了


 “今天的会议议题是员工的精神离职问题.大家都知道,目前我们公司遇到些困难.在经营\管理等问题面前,我们有部分员工已经开始出现了精神离职现象,有的已经开始为自己找退路,有的在敷衍了事.针对这些情况大家有什么看法?”郭总开始了会议的讨论.


 “这种现象是有的,比如业务员,现在有的就根本不出去跑业务了.”销售经理讲.”对,最近员工的迟到早退现象比较严重,这也说明了员工已经没有把心思放在工作上了.”人事经理说.


 ……………………


 大家七嘴八舌的讨论了近1个小时,最后得出一个结论:员工目前的精神离职现象比较严重,必须要采取一些措施了.


 我看大家还要继续此讨论路线,这样下去永远也不能解决问题,于是我说道:”我说两句,关于精神离职现象,现在已经很明显了.因此,现在就已经不是改革不改革的问题了,而应当是如何改革的问题了.因此,我觉得我们是不是谈谈如何改变这种局面?”


 “商老师,说的不错.现在我们就不要再谈该改革了,我们应该谈谈该如何改革.大家有什么看法?”郭总说.


 “我觉得要加大管理力度.””我觉得要召开一次员工大会,对员工进行一下这方面的教育.””我觉得…………”.


 群众的力量是无穷的,更何况这些都应该算是公司里的精英了.在接下来近1个半小时的讨论过程中,大家提出了非常多的宝贵的,有建设意义的思路和方法模式.


 散会后,我找到了郭总.准备和他谈谈会议效率的问题.


 “首先,我们来看一下在这个总计两个半小时的会议过程中,我们至少浪费了1个小时的时间.仅以时间计算,我们的会议效率还达不到80%.为什么要这样讲呢?因为我们花费了一个小时的时间,得出了我们今天的会议主题是必要的.这就好象我们得出了”兔子要吃草,老虎要吃肉”一样,对于我们的问题解决是没有意义的.会议的召开,肯定都是有相关的议题的,因此任何关于议题意义的讨论,都可以看做是浪费时间.这种讨论是降低会议效率的一个主要原因.会议的召开主要为了解决问题,或者讲目的性是非常强的.因此,会议的重点就应当是如何解决问题.因此,关于意义\现象的论述都将是没有任何实际意义的.因为我们不是在召开表彰大会.”


 “另外,在会议中虽然大家讨论非常热烈,也提出了很多有价值的建议.但是却没有形成一个问题的解决方案.我们在衡量会议效率的时候,最主要的一个衡量标准就是会议成果.但在我们今天的会议上,由于并没有形成最终的解决方案,这样我们和没有开会一样,因为我们同样不知道我们该做些什么.中国有句俗话:”编筐窝篓全在收口”,很显然缺乏最终的解决方案,我们没有为这个会议很好的收尾.”


 “当然,也许一次会议不能就得出一个完善的解决方案.但我们至少需要去确定一个专门的负责人.比如今天的精神离职问题,我们可以交给人事部门,让其对这个负责.在企业中,是讲究追求结果的.而结果的达成就必须要有人对这个结果实现负责.否则就会出现大家都有责任,大家也都没有责任的局面.这就会出现大家之间相互推卸责任,为自己的工作寻找借口的理由,因为公司并没有说这个事情由谁来负责.”


 “没有最终的解决方案,没有最终的负责人.那么这个事情就会不了了之.开过会了,讨论过了,但这不等于问题就解决了.人都是有知行间隙的,说过了,不等于做过了;想到了,不等于能做到.因此,仅仅是开会是不可能解决问题,要解决问题,主要还要靠会议后的执行,而会议只不过是得出了应该做什么和怎么做,但这不代表已经做过了.这就像下雨要打伞,大家都知道,但如果仅仅知道要这样做,但下雨了不打伞出去依然会成为落汤鸡.”


 “由此可见,我们目前的会议效率是相对比较低的.因此我们需要改变我们进行会议的方式,以提高我们的会议效率.”


 “通过上次的交流,我们已经减少了会议的次数,这是提高会议效率的一个步骤.接下来我们需要对会议的进行进行一些改变.首先我们需要开始我们的会议参与人员进行选择.一个会议的议题是什么?这个会议所涉及到的部门和人员,我们会让他们来进行会议参与,而其他人就没有必要非要参加了.其次我们需要对会议进行规律化.也就是说,我们要在会议开始之前,让会议参与人员,对会议的方式\议题\流程\目标都有非常清楚的概念.这样他们才会在会前有针对性的准备,提升会议内容质量,而且也可以使得会议可以按照一个目标走下去,不至于由于缺乏准备或跑题而影响会议效率.”


 “另外,我们还需要完善我们的会议记录制度\负责人制度\会议时间表制度.现代企业是以一种契约化为基础的管理模式,因此,任何事情都不能仅仅停留在说,我们还要形成文字.而且会议记录不仅仅会形成一种契约依据,以避免相关人员进行责任推卸,而且也会使得会后大家对会议的相关未尽事宜进行思考.负责人制度,我在上面已经提到过了.时间表制度,包含两方面:会议进程以及结果实现进程.会议进程是指会议在流程控制方面的时间进度.一个议题在何时间开始在何时间结束,都应该是清楚明确的,而不应当是跟着感觉走,开到哪算哪.而结果实现进程,是指会议议题形成最终解决方案以后,对这个方案的执行的控制\反馈各环节的时间表,这样我们才能够保证会议决议的快速准确实施,如果有什么新的变化我们也好及时调整.”


 没有了”大会中会小会,会会有我”,也没有了”你说我说大家说,说了也白说”.会议效率的提高,还会很远吗?
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