jiaweiyang 发表于 2012-9-5 20:35:25

有效的沟通管理 (转帖)




有效的沟通管理----

松下幸之助有句名言:“企业管理过去是沟通,现在是沟通,未来还是沟通。”管理者的真正工作就是沟通。无论何时,企业管理都离不开沟通。从企业管理的角度看确实如此。

那么从项目管理的角度看又如何呢?答案依然,沟通的重要性贯穿着项目的始终。沟通也是PM的重要技能,PM的大多数时间(90%左右)都用在与干系人的沟通上,通过沟通来影响别人,推动事件前进。因此沟通的效率,事关项目的进度和成本,如何使沟通管理更有效,是摆在每一个PM面前的一个重要课题。

首先,有效地沟通要PM熟悉项目沟通管理的基本原理。按照PMP的观点,沟通管理在项目的不同阶段(启动、规划、执行和监控)分为识别干系人、规划沟通、发布信息、管理干系人期望和报告绩效几个部分。当然这些基本的管理知识要和实际项目相结合,要和中国国情相结合,灵活运用,才能达到应有的效果。

其次,有效地沟通需要PM和团队成员具备一定的专业技能。项目管理在狭义的概念上是针对某一个行业的项目管理,你的行业背景越深,专业性越强,对项目的理解越深刻和清晰,与项目中其他成员沟通时就越顺畅,项目进展就越顺利。比如最近实施的中国联通3G核心网络建设项目,如果项目成员对系统非常熟悉,在开项目会时,大家都用“同一种语言”在对话,没有障碍,心灵相通,一切如高山流水,荡气回肠。

第三,PM需要具备一定的沟通技能。项目经理应该具备外交家的头脑和科学家的思维,前者是指要善于交际和沟通,后者是指对于项目的情况要科学管理,合理安排。中医学讲究望、闻、问、切,同样项目经理也要具备着四项基本技能,在做出决策前要做到“莫让浮云遮望眼”,与项目干系人进行全方位沟通、调研,仔细观察,才能得出正确的结论。其中有两种有效的沟通方法值得借鉴:一个是移情式聆听(Empathic Listening),他是进入有效倾听的第一道门槛,也是关键的一环。移情就是指将你自己置于他人的位置,即“换位思考”或“将心比心”;二是过滤(Filtering)法,意思是大量的信息在上行沟通或下行沟通过程中损失掉了,造成最后的决策失真,其主要决定因素是组织结构中的层次数目,如果部门或公司采用的是扁平化的管理模式,层次少,沟通最为有效。

另外,PM除了具备基本的沟通技能外,还要有明确的沟通思路,确定明确的接口人,尽量减少不必要的沟通渠道。对于重大问题和紧急情况,举行项目会议是一种有效地沟通方式。那么如何才算有效果且有效率的项目会议呢?下面是有效会议的几个特征,值得思考和借鉴。

1.会议的目的必须明确;
2.制定一些会议规则;
3.对会议的议程进行认真准备,分发给相关人员;
4.只邀请相关人员参加会议,而且使每一个参加会议的人都明白自己的责任;
5.按时开始会议;
6.对长度制定时间限制,并遵守它,按时结束;
7.在会议上要坚持事先制定的议程,避免跑题;
8.做好会议记录,并在会后及时整理、总结和分发;
9.会议记录要在会议结束后24小时内分发给相关人员。

在项目管理的过程中,怎样的沟通方式最为有效呢?这点我想仁者见仁,智者见智。在项目管理中我推荐“一页纸项目管理”,它是美国人克拉克.坎贝尔发明的一种项目管理方式。通过一页纸的形式把项目的任务、目标、日期、负责人和风险很直观的展现在大家面前,简洁明快,便于项目内部、客户之间以及领导之间的沟通,使项目容易管理与跟踪,提高了项目的管理效率和沟通效率。

事事皆项目,为了实现有效地沟通管理,再次推荐《一页纸项目管理》,用在项目管理,用在部门管理,用在公司管理,用在日常生活中。





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