别让笔头功夫成为你的短板

cqghy 发表于 2008-7-4 19:34:02

项目经理的文字功底非常重要，推荐下面的文章，给项目经理朋友们。       现在的企业领导者拥有不计其数的沟通渠道：电子邮件、远程电信会议、文字通讯、即时通讯、网站、网络日志（Web Logs）以及卫星通讯，更不用提旧的交流方式了。        然而，新的传播媒介和便捷的交流方式也有缺点，即更容易产生误解。员工可能忽视、误解或者误用你所传达的信息。那些表述不清、不够醒目的信息很可能被淹没在拥挤的公司收件箱里不为人所知。 笔杆子依旧重要      简而言之，现在虽然是数字时代，但书面文字依然是人类基本的交流工具，无论是制定商业计划，撰写电子邮件、报告、业绩评估或者做定位陈述，富有说服力的书面表达技巧依旧是领导者必须掌握的一种核心技能。        虽然很多公司都由公关部或企业宣传部专门负责起草对外宣传的文件，企业领导还是必须依靠自己的"笔杆子"来处理越来越多的日常内部文件。这样一来，组织上下都可能知晓领导的文笔到底如何。        猎头公司光辉国际（Korn Ferry）的某负责人说："越来越多的人有这样的误解，认为多媒体科技的发展使得写作能力不再重要，这完全是错误的。沟通的核心是内容，表达必须紧扣主题、言简意赅。我们在招聘人员时，很注重他们的书写能力，这种能力可以从他们的简历、应聘信或各种有关工作成绩的书写材料中看出。"        杰出的企业领导人深知，虽然演说可以鼓舞士气，但是这种效果却是稍纵即逝的；再好的演说也最多不过是被人们所传诵而已。而不论是为了鼓舞士气、宣布胜利、承认失败，还是激励员工提高效率，书面沟通的影响力却可以历久弥新。 写作方式和风格在变     事实上，企业领导现在花在书面沟通上的时间比以往任何时候都要多。电子邮件已经成为公司进行内外沟通的主要形式。Goizueta商学院对1,200名经理人进行了调查，发现他们当中半数以上的人每天至少花2小时回复电子邮件，有30%的人在家里还要再花至少1小时。        正如eBay公司的前总裁、慈善家斯科尔（Jeff Skoll）所言："有趣的是，在这个电子邮件成为主要沟通形式的时代里，人们比以前写得更多了。现在，人们在电脑前花费如此多的时间用于书面交流，然而书面交流的艺术却同时在走向衰落。"        当然，我们不仅仅只有电子邮件这一种沟通方式。电脑技术不错的企业领导者可能会设立个人的评论网站或者网络日志，也就是人们经常说的"博客"。在美国，网络日志的数目达一百万之多，而且还在不断增加之中。另外，曾经只是青少年在聊天室才使用的即时通讯，如今也迅速在企业中找到了自己的用武之地，成为业务工具。一年前，Forrester调查公司估计，即时通讯在企业的普及率是45%，现在这个数字一定更高了。IBM和微软两家公司都在采用并积极推动这种科技的发展，所以即时通讯势将普及。        商业写作的风格也在改变。电子邮件以及其他电子沟通方式的兴起，正好与企业领导寻求沟通的直接化与针对性的需要不谋而合。管理结构的扁平化意味着企业领导不能再凭借等级权力来推行自己的意志，不能再经常依靠硬性指令来安排员工的工作，而必须改而采用说服和鼓励的方式。这就需要更复杂的交流技巧，即以一对一的方式，动之以情，晓之以理。某项针对企业领导所做的调查显示，那些引起员工注意的信息都非常具有针对性，简单明了，能够激发人的情感共鸣，并且发信人是他们所信任或尊敬的。 一流领导有一流笔头     某网络公司的CEO奈特说："杰出的企业领袖以及渴望成为杰出企业领袖的人都能够成功地传达重要信息。他们在传达信息时表现出不凡的书面表达能力。他们在字里行间有力地阐明了令公司蒸蒸日上所必需的价值观、业务核心以及策略，总结并强化了通过各种方式传达的所有信息。"        通用电气的韦尔奇（Jack Welch）习惯给从兼职人员到高级管理层的各级员工手写字条。有些员工甚至把这些字条装进像框，作为领导关怀的明证。        伯克希尔－哈撒韦公司（Berkshire Hathaway）的CEO巴菲特（Warren Buffett）是酷爱以书信方式交流的另一个代表人物。他每年都会给公司股东写一封信，引来所有媒体的高度关注，《财富》杂志会摘要刊登，全球的股票分析师也会对其做一番详细研究。巴菲特的这封信可能左右市场并创造财富。        但绝不是只有老一辈的企业领袖才懂得书面文字的力量。斯科尔坚信是书面的东西奠定了eBay文化的基础。在eBay刚成立时，很多员工---如客户服务部的员工---都分散在全球各地，与他们的沟通总是通过电子邮件来进行。斯科尔说："如果组织的主要沟通形式是书面的，那你会如何搭建组织的结构、打造组织的文化呢？我认为答案是：在撰写任何文件时，你都必须考虑周全且表述清楚。公司创始人奥米迪亚（Pierre Omidyar）和我在撰写书面材料时都花了很多精力，以求清楚地表达我们的意图。" 蹩脚文字随处可见     虽然企业领导可能也意识到了认真书写的重要性，但是由于时间的压力，他们的文字质量常常不尽人意。乱用术语、表达含混不清、标点错误、句法或语法错误在商业书信中屡见不鲜。        咨询师兼作家希尔（Sam Hill）曾在大学教授商业写作，他倒不认为商业书信的文法质量是越来越糟："我认为是一直就很糟。只不过有了像电子邮件和演示文稿软件PowerPoint等工具的'帮助'，这些文法不通的商界人士才能将未经修改、错漏百出的文档发出去，从而使这个问题为更多人所知。"        电子邮件没能改善这种状况。与其他沟通方式相比，这种媒介虽然更大程度地提高了企业领导者写作能力的重要性，但是通过它所传递的信息往往是文法不通、错误百出。可能你收件箱内一半的邮件都是如此。        原因是多方面的。电子邮件本身就比书信更口语化，所以作者对于其内容结构及用词都不太注意。而且要处理完收件箱里塞得满满的邮件很花时间，所以企业领导者往往是能简就简。        即时通讯的兴起预示着问题将变得更糟糕。它省去了书信的草拟和修改过程，而这个过程正是写好书信的重要环节。连同文字通讯一起，即时通讯是口语化交流方式高速发展的极端代表。        Goizueta商学院写作中心的瓦伦丁（Deborah Valentine）指出："在聊天室和通过即时通讯交流时，我们大多数人都不太注意语法和拼写，因为这种交流方式的即时性使得交流者没有时间注意语法格式。" 回归传统文法     虽然人们常常违反写作常规，但这种违例是否真的会影响交流？这种新的写作方式是否真的很糟糕？        Attitude公司的总裁帕特里克（John Patrick）认为，对企业领导者而言，出色的写作技巧在未来的重要性将一如既往。但是他坚持认为，人们不应该把书写文法不通的责任推给媒介："电子邮件只是一种书写形式。就像用笔在纸上写字一样，有些人写得好，有些人则差些。书写得当的电子邮件作用不小，而且还有很多优点，比如可以被任意排序、存档、检索等等。"        写作文法似乎又重新得到人们的重视。Goizueta商学院针对企业领导者做了一个调查，发现60%的企业领导者都倾向于使用标准的商业书写格式。瓦伦丁认为，这是因为传统的语法和标点体系已经发展了多个世纪，它们可以帮助读者更好地理解文章的意思。"将文章分段是为了让读者获取视觉上的休息；标点可以引导读者在适当的地方放慢阅读速度或停止阅读。"        瓦伦丁认为电子邮件和即时通讯的快捷化特性不适合企业领导层次上的沟通。原因有三。其一，不是每个受众都知道缩写词的意思，你在写邮件时节省的时间很可能又要花费在对这些词的解释上。聪明的企业领导在写邮件时都会考虑到收件人的需要。        其二，词义表达的准确很重要，如果一味图快，可能表达不清。巴菲特认为，如果他理解不了某人的意思，他就认为此人在有意愚弄他。        最后一个原因是，某些草率的邮件可能会令公司付出沉重的代价，美林证券公司（Merrill Lynch）最近就有这样的教训。公司的一些分析师在电子邮件里不经意地贬低了他们在公开场合力捧的一些股票。这些邮件曝光后，美林处境不妙，不得不进行改革以避免再发生分析师和投资者的利益冲突，并接受了一亿美元的罚款。 写作培训磨练文笔     文法不精的企业领导者可以很容易地找到提高写作能力的帮手。商业写作培训的兴起证明企业领导者越来越意识到书面表达能力的重要性。越来越多的企业领导者和咨询师向沟通专家们，包括记者求教。网络公司CEO奈特说："我参加了一个写作学习班，它对我的确有所帮助。我在撰写所有的文章时，脑子里都有一个信念：在交流重大问题时，一流的表达将有助于提高业绩，从而造就出色的企业和领导人。"        不论什么文章，如果需要写得措辞得当，随时都可以求助于众多的写作教练、写作班或职业代笔人。        卡尼（Lynn Kearney）从事沟通和组织方面的咨询工作长达二十多年。他说："我们的客户---科技和财务服务公司的高级领导人们，都深知在组织内外的沟通中，清晰、富有说服力的书面表达能力越来越重要。互联网上电子信息传播的爆炸式发展在给各个公司提供无穷商机的同时，也给它们带来大量需要消化的信息。我们现在经常接到直接来自企业高级领导的电话，明确要求我们为他们提供量身定做的服务：除了教他们如何撰写商业信函的内容之外，还要求提供如何包装业务策略的指导，以抓住读者的眼球。鉴于各公司争取客户的竞争日益激烈，企业领导者必须提高商业信函的写作质量，以建立和维护客户关系。"        虽然多数企业领导者都能分清美文与败笔之作的差异，但他们往往认为拙劣的商业信函---包括他们自己所写出来的---在现代商业活动中是不可避免的。然而，要提高写作质量，其实很容易，也不费时间，这与人们通常想象的相反。在某媒体培训机构工作的格里芬（Gerry Griffin）说："出色的写作主要源自于一种思维状态。当我想起好坏作品的基本特征时，写作能力便在无形之中提高了。我不认为好作品都是自然而成的，我开始更认真地思考写作技巧，考虑我作品的受众等等。"        具备写作意识对于提高你的写作质量影响深远，它甚至还可能影响到你的职业发展。        咨询师希尔说："出色的写作能力可能是你在公司里突出自己的捷径。当年我在博思艾伦公司时，我们一帮同事都是年少气胜、进取心极强，但我凭借自己出色的表达能力脱颖而出。我经常在家暗自花上几个小时来草拟和修改报告，直到它逻辑通顺，文法得当。第二天下午，我再漫不经心地将报告放在公司合伙人的桌上，尽量让他觉得这份报告是我刚刚才赶出来的，以期望给他留下聪敏过人的印象。这个'伎俩'看来成功了：我后来也成为了公司的合伙人。"看来，出色的写作能力作用不可不谓巨大！

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