时间管理101招

rockking 发表于 2007-7-3 09:55:42

无论是在家里还是在工作中，每个人都要在某种程度上支配自己的时间。你做事的先后顺序，对你能从生活中获益多少，有着深远的影响。
一、了解时间 时间是我们最宝贵的资源，通过分析我们时间的使用情况，才有可能掌握适于工作场所内外，最为有效的时间使用方法。 1. 每天要回顾，急事需优先。  2. 对于很棘手的任务，先从小部分入手，立即处理。 3. 考虑一天的日程安排，采用相应的工作方法。  4. 不值得去做的事，派下属代劳。 5. 工作日化整为零，每段30分钟。  6. 重温日程安排，评价工作效率。 7. 安排日程时，留点时间用于思考。  8. 预测工作用时，看看是否准确。 9. 要随时做日程记录，单凭记忆不大可靠。 
二、制订计划 如果你不知道明天的行动方向，你就不能决定今天要干甚么。改进时间支配的任何方法都有赖于对目标的清楚了解。 10. 化长远规划为一周、一日的行动计划。 11. 绘出工作履历表，计划下一步干甚么。 12. 每天早上安排十分钟时间计划一天的安排。 13. 几项任务难分先后顺序，另辟蹊径寻找第二方案。 14. 协调你与上级在工作安排的先后顺序上存在的差异。 15. 要及时发现与同事在工作安排先后上的矛盾。 16. 把日志中的所有工作按重要性分类。 17. 如果你的工作表上全是A类任务，委托别人代办或重新分类。 18. 根据情况的变化和新信息的出现，不断变更工作的优先级。 19. 讨论应该简短，避免没有结论的提问。 20. 每天给自己有段安静的时间。 21. 不要担心电话机没有搁好。 22. 记录你的体力、脑力出现高峰的时间，了解它们能持续多久 23. 留些精力给家庭生活和工作之后的消遣。 24. 建议公司以弹性工作时间运作，以提高工作效率。 25. 挑选一种看起来美观，用起来称心的日志。 26. 你的日志里永远放一枝笔，随时记录信息和日期。 27. 用彩色笔标示出任务的不同重要性。 28. 确定的期限要合乎实际，定期限为的是促进你完成任务而不是要制造紧张。 29. 委托该委托的工作，无论那是你喜欢的还是不喜欢的工作。 30. 工作按时完成后，应该自我奖励。 31. 在日志上制订计划，不要超前一年。 32. 要保证你每天至少办了一件令你愉快的事。 33. 晚上的最后一件事，读一篇你最喜欢的作者的文章。 34. 使用记事本列出自己的弱点，然后计划逐一加以克服。 35. 写字桌上没用的东西清理走，只把现在的工作留在手边。
三、立即做出改变 这里有许多实际的工作可以去做——无论是清理写字桌并使其保持整洁，还是使计算机内的文文件分类清晰，都可以在短期或长期内提高你的工作效率。 36. 留心告示贴式的便条，小心丢失。 37. 每天都要清理干净，不要把脏乱留到明天。 38. 文件里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度。 39. 办公室里放一架钟，你和客人都能看见。 40. 每隔几个月，重新检查档案系统。 41. 建立一种档案系统，它将与你和你的生意一起发展兴隆。 42. 定期查阅你的存盘，把不再需要的文件丢掉。 43. 将较难归类的文件统一放入一档案夹中，贴上“其它”卷标。 44. 只把将来要参考的重要文件存盘。 45. 打给你的电话首先由秘书或同事接听。 46. 拿起电话听筒暗示会议结束。 47. 如果有人跟着你走进办公室，你不要坐下来。 48. 如果门开着，你的座位不要放在别人的视野之中。 49. 把你认为不需要的信息都扔掉。 50. 利用一切机会尽可能站着碰下面──以便能随时离开。 51. 只为那些需要知道的人员复印信息资料。 52. 停止订阅你不再阅读的杂志。 53. 取走你希望保存的报刊，存盘留作参考。 54. 写字桌上只留最重要的读物。 55. 评价每条信息与正在进行的工作的相关性。 56. 在打断别人之前要想到他们的时间与你的时间同样宝贵。 57. 其它的选择行不通时，才考虑召开会议。 58. 不要对同事随意猜测。 59. 在你打电话之前，做一次放松的深呼吸。 60. 打电话时要避免精力分散，集中精力听对方在说些甚么。 61. 你在打电话时，把另一件工作放在手边，以防你要久等。 62. 告诉别人甚么时候可以给你打电话。 63. 为了避免被打断工作，你可以换一条电话线路。 64. 千万不要把要写的材料向后拖－－这样会越积越多。 65. 在你必须阅读的报告上划出关键的句子。 66. 快速阅读报纸的标题。 67. 把重要的参考材料与其它文件分开。 68. 每月一次清理你计算机里的不需要文件。 69. 仔细考虑你的计算机配置。 70. 确保你的电子邮件简短，地址准确。 71. 要鼓励别人表达自己的意见，即使他们的观点与你的相反。 72. 要多听少说，使会议开得简短。 73. 如果日常例会超过了一小时，请同事去“紧急”打断它。 74. 对议程中的每个专题都要分配一定的时间。 75. 鼓励人们只参加会议中与他们有关的部分。 76. 在会议的备忘录上记下会议通过的事项。 77. 旅行之前评估这次旅行是否必要，钱花得是否值得。 78. 如果可能，把你需带的每件东西全都塞进一个小手提箱里。 79. 带点工作在候机楼里做，以防飞机延迟。 80. 按目的地的当地时间拨好手表。 81. 在打电话之前，核查酒店对电话的收费。 82. 核查你的电子装备在国外使用时是否需要适配器。 83. 每年要安排二到三个短的假期，而不是一干到底。 84. 定期留出一点时间来追求业余爱好，和享受休闲放松的乐趣。 85. 志在每天尝试新东西。 
四、支配别人的时间 为了把你的时间安排得尽善尽美，同样你必须要支配好职员、同事和下属的时间。学会授权或委?O他们去替仔办事、分担任务，掌握好同上下级相处的艺术。 86. 要保持很高的期望值，人们会将努力付诸实践。 87. 劝说别人的时候要用事实，而不是用感情。 88. 关心别人想得到甚么。 89. 听到和聆听是不同的，要学会聆听。 90. 当你把任务授权别人去办的时候，确保你把目的说得相当清楚。 91. 留点时间来做你一个人可以做的事。 92. 要有一张核查表，帮助你监察已委托工作的进度。 93. 奖励要慷慨，训斥要适度。 94. 对授权别人的任务要设定明确的，切实可行的完成时间。 95. 不要让同事用不重要的事来分散你的精力。 96. 在同事的办公室里召开会议，这样在你需要的时候则可以离场。 97. 专门留出时间，让你的办公室向全体人员开放。 98. 只有当你有不止一个疑难问题需要讨论的时候，才去请教你的同事。 99. 揣摹老板的工作模式，并试图采纳。 100.询问老板的家庭生活——这将有助于你与他建立好关系。 101.记住时间是最民主的，没人比你的多，也没人比你的少。 转载自：万里机构

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