[原创]浅谈会议策划
<p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 24pt; LINE-HEIGHT: 150%; mso-char-indent-count: 2.0;"><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: ""; mso-hansi-font-family: "";">每个在企业高管位置上的人，每年都会不可避免的要涉及到会议策划：年终销售会议，专场招商会议，新产品推广会议，专业学术讨论会议等等，所有这些会议，要想达到会议的目的，完美实现即定目标，就必须认真策划。本人在合资企业工作过五年，从最基本的业务员到企业中高层管理，一步步走过来，深受当时的营销总监身体力行的影响，从旁观会议策划到亲自策划组织会议，经历过不少的成与败，这些为本人以后走出那家企业，自己承担起策划会议帮助很大。在此总结了一些会议策划的见解，希望和家人中的高管共勉，也希望能对家园里那些心存高远抱负的中层管理及普通员工有所帮助，早日实现心中梦想！</span><span lang="EN-US" style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%;"><p></p></span></p><p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 24pt; LINE-HEIGHT: 150%; mso-char-indent-count: 2.0;"><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: ""; mso-hansi-font-family: "";">首先，会议策划要明确目的，即本次会议的宗旨是什么？要达到什么目的？关于这一点，在策划前要多和董事会以及总裁沟通，确定好主题和宗旨，写下目标和预期目的。</span><span lang="EN-US" style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%;"><p></p></span></p><p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 24pt; LINE-HEIGHT: 150%; mso-char-indent-count: 2.0;"><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: ""; mso-hansi-font-family: "";">其次，确定参会人员。本次会议的主要参会人员有哪些？哪位政府领导会到场？新闻媒体人员有多少？怎么安排接送？座位怎么安排合理？会议食宿要有专人负责，一定要放权给这个人，由他自己去安排房间和定餐，尽量做到多安排些房间和餐桌，避免到时候不够造成场面混乱。这个人最好是公司科级以上干部，有一定的威信和管理能力。会议室确定和会场布置一般交公司企划部负责就可以，列好横幅，条幅，气球数量，内容等，会场主席台座位，会场座位数量，投影仪最好准备两台，以防不测，麦克风要完好正常等，限定时间完成。</span><span lang="EN-US" style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%;"><p></p></span></p><p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 24pt; LINE-HEIGHT: 150%; mso-char-indent-count: 2.0;"><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: ""; mso-hansi-font-family: "";">第三，会议通知及接待。确定好会议通知名单，指定专人按时通知到位，确认到会人员数量，有问题及时调整。确认内容一般分到会人员数量，参会交通工具，到站时间等。大型会议一般在三个月前就开始策划，会议通知第一阶段大概是距离会议开始一个月前就要通知确认。第二阶段大约在距离会议开始半个月前通知，最终确认必须在会议开始前一周确认！接待人员一般分接站员，前台接待，签到及发放礼品，房间牌等。根据确认的参会人名单，到站地点，时间，要和储运部协调好车辆和司机，避免参会人员在机场，车站滞留带来负面影响。</span><span lang="EN-US" style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%;"><p></p></span></p><p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 24pt; LINE-HEIGHT: 150%; mso-char-indent-count: 2.0;"><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: ""; mso-hansi-font-family: "";">第四，会前会。会前会是成功组织策划一场会议的关键，所有相关人员都要把各自的会议准备情况在每次会前会真实汇报上来，以便及时修正，确保各项工作进度与大会总进度一致。</span><span lang="EN-US" style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%;"><p></p></span></p><p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 24pt; LINE-HEIGHT: 150%; mso-char-indent-count: 2.0;"><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: ""; mso-hansi-font-family: "";">第五，与公司董事会保持充分沟通和高度一致。确定董事会主要参会人员的讲话顺序，讲话内容，演讲时间等，这可以保证会议准确按会议议程进行，提高会议的严肃性和企业形象。</span><span lang="EN-US" style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%;"><p></p></span></p><p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 24pt; LINE-HEIGHT: 150%; mso-char-indent-count: 2.0;"><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: ""; mso-hansi-font-family: "";">第六，做好会议期间的一些小细节。会议期间的茶点，水果，要保证及时到位，新鲜可口。会议期间，参会人员的房间安排送上免费的水果花篮，重要人物还要安排鲜花摆放。会议致谢函，由公司董事会主要人物亲笔签名的大会致谢函，主要是问候和感谢参会人员到会，致谢函避免搀杂广告，色调要和公司企业形象一致，最好有公司统一的标志。会议期间重点拜访，安排好董事会主要人物与参会主要人物的回后夜间拜访，确认好双方的时间安排，主要突出对参会人员的重视与慰问，时间不宜太久，十五分钟到三十分钟即可，避免打扰到参会人员。</span><span lang="EN-US" style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%;"><p></p></span></p><p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 24pt; LINE-HEIGHT: 150%; mso-char-indent-count: 2.0;"><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: ""; mso-hansi-font-family: "";">第七，做好会议费用预算。预算要做到基本准确，当然，尽量要有一项不可预见费用安排，以防会议期间有突发事件造成超预算而不好向董事会交代。</span><span lang="EN-US" style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%;"><p></p></span></p><p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 24pt; LINE-HEIGHT: 150%; mso-char-indent-count: 2.0;"><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: ""; mso-hansi-font-family: "";">第八，做好会后拜访，确认工作。安排专人负责会后的电话拜访，上门拜访以及会议效果确认工作。</span><span lang="EN-US" style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%;"><p></p></span></p><p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 24pt; LINE-HEIGHT: 150%; mso-char-indent-count: 2.0;"><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: ""; mso-hansi-font-family: "";">第九，会议总结。评估会议效果，总结成功经验和不足之处，形成文字性的东西存档。</span><span lang="EN-US" style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%;"><p></p></span></p><p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 24pt; LINE-HEIGHT: 150%; mso-char-indent-count: 2.0;"><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: ""; mso-hansi-font-family: "";">今天想到这个主题，写的匆忙，还望家人们谅解。如果这些东西能对家人在工作中有所帮助和启发，那这块</span><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%;"><font face=""></font></span><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: ""; mso-hansi-font-family: "";">“砖”抛的还算值得。真心希望能得到家人的补充，指点和意见，让我们做的更好！</span></p><p class="MsoNormal" style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 24pt; LINE-HEIGHT: 150%; mso-char-indent-count: 2.0;"><span style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 宋体; mso-ascii-font-family: ""; mso-hansi-font-family: "";"> 2007年3月2日于广西南宁</span><span lang="EN-US" style="FONT-SIZE: 12pt; LINE-HEIGHT: 150%;"><p></p></span></p> <p>经验之谈，谢谢楼主！</p><p>在下亟待学习会议策划技术，不知楼主是否有相关书籍推荐呢？期待您有后续的文章！</p> <div class="msgheader">QUOTE:</div><div class="msgborder"><b>以下是引用<i>~寻梦不归~</i>在2007-3-2 14:28:49的发言：</b><br/><p>经验之谈，谢谢楼主！</p><p>在下亟待学习会议策划技术，不知楼主是否有相关书籍推荐呢？期待您有后续的文章！</p></div><p></p>会议策划是一个实践性很强的项目,而且每种会议主题不同，内容和相关宣传,人员安排也不尽相同,特别是会议期间可能的突发事件也有很大的不可预见性.象有些产品的学术推广会和新产品上市推广会议,一般在会议最后都会安排旅游项目,那么就要调查好旅游地点,结合参会人员的年龄结构选择合适的旅游项目,准备些常用的药品,雨伞,矿泉水等事项,还有些会议需要安排答谢晚会,那么就涉及到主持人的人选,剧团的选择,演员的提前预定行程及抽奖活动,以期会议在真正的高潮中结束. <p>一个好的会议策划和成功的会议是会带来很大的经济效益和社会效益,感谢楼主的分享,这方面的知识对我个人也很有帮助.好象专门介绍会议策划的书籍在书店里不多见吧?没留意到.</p><p>楼主能否将一些会议方面的东西发到我的信箱里<a href="mailto:hubeiwentao@163.com">hubeiwentao@163.com</a></p><p>我有意向今年去一家不错的制药企业做企业策划,如果能得到您的帮助,将不胜感激!</p> <p>谢谢！感觉会议策划一定要全面周到，做好每个细节！也许有时做到99%就等于0了</p><p>谢谢您的指导！努力学习ing</p> <p>正好想了解会议的东西,感谢楼主!</p><p>写的很好,有这些基本就可以操作会议策划了,关键是执行过程中还要根据实际情况做调整,细节的处理很关键.</p> <p>写的很好，基本可以做成sop了。</p><p>补充一些：最好在策划时候有一个明确的进度表，同时保证会以准备人员之间定期碰面，保证突发信息的准确传递。</p><p>还有不可预测的费用一定要准备，不论多么精湛的策划都不能代替事实，一旦出现突发事件而没有准备那就惨了</p> <div class="msgheader">QUOTE:</div><div class="msgborder"><b>以下是引用<i>文涛在线</i>在2007-3-2 16:15:22的发言：</b><br/><p>一个好的会议策划和成功的会议是会带来很大的经济效益和社会效益,感谢楼主的分享,这方面的知识对我个人也很有帮助.好象专门介绍会议策划的书籍在书店里不多见吧?没留意到.</p><p>楼主能否将一些会议方面的东西发到我的信箱里<a href="mailto:hubeiwentao@163.com">hubeiwentao@163.com</a></p><p>我有意向今年去一家不错的制药企业做企业策划,如果能得到您的帮助,将不胜感激!</p></div><p></p>呵呵,会议方面书籍在书店还真的少见.我把一些会议营销的资料还有一个我策划的会议案发到你信箱里了,注意查收,并希望提出宝贵意见,共勉! <div class="msgheader">QUOTE:</div><div class="msgborder"><b>以下是引用<i>xiaojy</i>在2007-3-3 15:10:46的发言：</b><br/><p>写的很好，基本可以做成sop了。</p><p>补充一些：最好在策划时候有一个明确的进度表，同时保证会以准备人员之间定期碰面，保证突发信息的准确传递。</p><p>还有不可预测的费用一定要准备，不论多么精湛的策划都不能代替事实，一旦出现突发事件而没有准备那就惨了</p></div><p>感谢这位家人的补充,我们知道,无论是什么重要会议,组织或策划者都必须认真对待会前会,利用会前会和与会人员沟通,修正,补充是保证会议按进度进展的有力保证.想必这位家人对会议有一定的操作能力,希望有机会切磋:)</p> <p>请问楼主能否也发一份资料给我吗？谢谢啦！</p><p><a href="mailto:stoneliang@163.com">stoneliang@163.com</a> </p>